Através da solução ECM da TOTVS, os documentos depois de digitalizados são armazenados em um ambiente cloud, dentro do fluig para consulta em qualquer momento e de qualquer dispositivo.

Sabe-se que a realidade de muitas empresas ainda é a de manter grandes ambientes físicos para armazenar milhares de papeis – documentos como contratos, cadastros, históricos de vendas, compras, etc, sejam em pastas, arquivos ou armários.

Esse cenário, bastante comum, gera três grandes dificuldades: o acúmulo de documentos pede espaços cada vez maiores; os históricos podem se perder; e, quando há a necessidade de uma consulta, se não houver um controle muito bem realizado, o processo pode demorar além do desejado.

E os problemas não param por aí. Muitas vezes, os documentos estão espalhados nos departamentos da empresa, ou arquivados digitalmente nos computadores dos funcionários, correndo riscos de extravio e perda definitiva.

Documentos seguros e organizados, disponíveis para todos em cloud com o ECM TOTVS

Para facilitar a gestão de documentos, a TOTVS desenvolveu uma ferramenta de controle baseada em Enterprise Content Management – o TOTVS ECM, que, através da plataforma fluig, torna-se compatível e integrável à qualquer ERP de mercado.

Dentre suas principais funções, a solução controla, organiza e gerencia qualquer documento, como: contratos; relatórios; imagens; gráficos ou vídeos, frequentemente atualizados, com controle de versão e sem duplicidade, com total segurança, acesso e consulta facilitados, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo

Uma vez digitalizados, os documentos são armazenados em um ambiente cloud, dentro do fluig. Para documentos digitais já existentes, a importação para a plataforma pode ser realizada por recursos como drag and drop, API de publicação de documentos e plugin de integração com o Outlook.

Com todos os documentos armazenados na ferramenta, os conteúdos poderão ser consultados a qualquer momento, através de um campo de pesquisa na plataforma, seja por nome ou trecho interno do documento, e ser facilmente encontrado.

Ao gerenciar seus documentos com o TOTVS ECM com o fluig, também é possível registrar últimas versões alteradas ou salvas, controlar, rastrear e limitar acessos, além de visualizar, acessar e editar um documento de forma colaborativa (em conjunto com outras pessoas), através do fluig Viewer, mesmo quando não há conexão de internet.

módulos fluig
O ECM é uma das soluções da ferramenta Fluig.

O fluig também organiza os arquivos digitalizados conforme a taxonomia desejada, permitindo alocar e recuperar dados dentro do sistema de forma lógica, usando a navegação, através de 3 princípios base: 

  • Categorização: base para apresentação sistemática;
  • Cânones: construção das classes; e,
  • Princípios ordenação das classes e elementos. 

Para empresas muito grandes, com grandes volumes de documentos, independente do segmento, a taxonomia é fundamental. Essa função assegura a consistência e cronologia das informações.

Para garantir um desempenho satisfatório de pesquisa e navegação de documentos, é importante manter no máximo 1000 itens em uma pasta, dentro da estrutura. Acima dessa quantidade, a navegação fica inviável e pode se perder.

Outra função do fluig, que facilita a gestão de documentos no TOTVS ECM, é o agrupamento realizado através da habilitação do fluig Connect. Com esse aplicativo é possível acessar documento publicados sem utilizar o portal, gerenciando os conteúdos de forma fácil e ágil.

A solução também foi programada para seguir aos padrões do BPMN – Business Process Management Notation, gerando sinergia na distribuição de conteúdos e processos com Portais Corporativos, apoio à Gestão da Qualidade, redução de custos operacionais, agregando inteligência às informações estratégicas.

Enfim, o TOTVS ECM com o fluig podem gerar inúmeros benefícios para sua empresa, além da gestão de documentos. A CRM Services, consultoria especialista TOTVS é uma das pioneiras no Brasil na implantação das soluções da provedora, incluindo ferramentas como o ECM e a plataforma fluig.

Entre em contato conosco e descubra como essas soluções podem potencializar sua gestão.