Após a aquisição, a expectativa com o projeto de implantação de ERP é enorme, porém, essa promessa nem sempre é entregue.

Fracassar em um projeto de implantação de ERP é mais comum do que se imagina. Isso acontece porque implantar um software de gestão empresarial não é algo simples e envolve muitos detalhes, áreas e pessoas.

Para empresas que estão fazendo isso pela primeira vez, o desafio é enorme, mas, até mesmo grandes companhias, bem posicionadas no mercado, enfrentam dificuldades na hora de implantar um ERP, fazendo com que esse seja um assunto que deve ser tratado como prioridade pelos empreendedores.

A maior dificuldade em concluir com sucesso um projeto de implantação de ERP não está nas barreiras técnicas, como limitações e complexidades do sistema, mas sim na forma como o projeto é tratado.

O que normalmente ocorre é que, após a aquisição da solução de gestão, a expectativa (por parte do cliente) do que foi prometido no fechamento do contrato é enorme, porém, quando o projeto de implantação começa, essa promessa nem sempre é entregue.

Muitas vezes, as diversas especificações, processos e rotinas da empresa não são atendidas pelo “padrão” do software, gerando dificuldades na metodologia de implantação da provedora e atrasos na entrega.

Infelizmente, na maioria dos casos, o projeto acaba gerando tantos problemas, que acaba abandonado na metade da implantação.

Para evitar essa situação, mesmo em um projeto de difícil execução, é importante nortear as ações, ou seja, se a finalidade do projeto é ser apenas mais uma inovação tecnológica ou ser algo que envolve mudanças na cultura organizacional e estratégica da empresa.

Algumas dicas podem ser seguidas para evitar que a implantação do software ocorra com falhas ou nem chegue a ser finalizada:

  • Primeiro, a implantação do ERP não deve ser tratada como uma compra de máquina para processamento de dados.

Quando esse é o propósito dado para a compra de um ERP, os gestores não compreendem que o sistema não é como uma máquina – que já chega pronta para ser executada e, por isso, muitos acabam nem se envolvendo na execução do projeto, já que acreditam que não é necessário e uma simples instalação já fará com que o software trabalhe sozinho.

  • O investimento em um software de gestão também não deve ser considerado como apenas mais uma nova tecnologia de informática.

Visto que a primeira consequência disso é que a responsabilidade de seleção e implantação do ERP é dada ao gerente ou supervisor da área de tecnologia da informação ou informática da empresa, um profissional que nem sempre tem a visão de negócio necessária para operar um ERP.

  • Aliado a isso, muitos gestores não envolvem os colaboradores no projeto de implantação de um sistema de gestão e comunicam a instalação da solução apenas como um simples projeto de informática.

Isso faz com que as etapas e cronogramas do projeto considerem apenas a mudança dos processos informais para processos padronizados. Além disso, os funcionários são comunicados já na fase inicial do projeto, sem que exista uma participação ativa daqueles que serão os usuários do sistema.

Sendo assim, passa-se a falsa ideia de que um treinamento operacional permitirá com que esses usuários se adequem ao sistema, o que nem sempre é suficiente.

Na maior parte das vezes, um treinamento não faz com que os funcionários que não estejam habituados à nova tecnologia consigam operar o sistema de forma correta.

Por isso, os gestores devem oferecer não apenas um treinamento para uso da nova ferramenta, mas uma capacitação para que os funcionários consigam operar sozinhos todos os recursos que a plataforma oferece, inclusive a personalização de módulos. 

Outro erro que é muito comum entre empresas e que faz com que projetos de implantação de ERP deem errado é o fato de os gestores não incorporarem as mudanças nos processos que o uso de um ERP demanda.

Em outras palavras, um ERP não consegue operar sozinho suas tarefas se não existir um mapeamento de processos padronizado, ou seja, se as mudanças previstas não estiverem presentes nessa estrutura, a tendência é que o ERP opere de forma errada por conta da má implantação.

Com isso, todos esses cuidados precisam ser levados em consideração ao aderir a um projeto de implantação de ERP.

Uma interrupção nesse projeto ou implantação malfeita podem fazer com que a empresa perca em investimento, em desempenho e em vantagem competitiva no mercado, já que comprometem todos os benefícios que receberiam do sistema caso ele tivesse sido implantado de forma correta.

A CRM Services está há 10 anos no mercado como a maior consultoria em Protheus, RM e Fluig no Brasil, e acumula experiências e melhores práticas para apoiar empresas com dificuldades no processo de implantação.

Consideramos a importância de que empreendedores e gestores interpretem o projeto de implantação de um ERP como uma mudança organizacional e cultural na empresa.

Fornecemos o apoio necessário para efetivar essa transformação aos próprios colaboradores do negócio, para que eles façam parte do projeto e se sintam capazes de conhecer as necessidades da organização, otimizando o uso e extraindo o máximo de performance do ERP.