Após a aquisição de uma licença, a expectativa com o projeto de implantação de ERP é enorme, porém, essa promessa nem sempre é entregue por equipes, pelo suporte direto e por outras prestações de serviço. A verdade é que fracassar em um projeto de implantação de ERP é mais comum do que se imagina.
Isso acontece porque implantar um software de gestão empresarial não é algo simples e envolve muitos detalhes, áreas e pessoas. Para empresas que estão fazendo isso pela primeira vez, o desafio é ainda maior, mesmo em grandes companhias.
A implantação de ERP passa por inúmeras etapas, fazendo com que esse assunto deva ser tratado como prioridade pelos empreendedores e gestores de TI.
Dificuldades na implantação de ERP
A maior dificuldade em concluir com sucesso um projeto de implantação de ERP não está nas barreiras técnicas, como limitações e complexidades do sistema, mas sim na forma como o projeto é tratado.
O que normalmente traz problemas é no momento após a aquisição da solução de gestão. A expectativa (por parte do cliente) do que foi prometido no fechamento do contrato é enorme, porém, quando o projeto de implantação começa, tudo começa a ser diferente.
Muitas vezes, as diversas especificações, processos e rotinas da empresa não são atendidas pelo “padrão” do software, gerando dificuldades na metodologia de implantação da provedora e atrasos na entrega. Na maioria dos casos, o projeto acaba gerando tantos problemas, que acaba abandonado na metade da implantação.
Para evitar essa situação, mesmo em um projeto de difícil execução, é importante nortear as ações, ou seja, se a finalidade do projeto é ser apenas mais uma inovação tecnológica ou ser algo que envolve mudanças na cultura organizacional e estratégica da empresa.
3 dicas para evitar decepções durante a implantação de ERP
Algumas dicas podem ser seguidas para evitar que a implantação do software ocorra com falhas ou nem chegue a ser finalizada.
A implantação de ERP não é como uma compra de máquina
Quando o propósito dado para a compra de um ERP é de máquina de processamento de dados somente, os gestores não compreendem o processo. Ou seja, um ERP não chega pronto para ser executado, como uma máquina.
Por isso, muitos gestores acabam não se envolvendo na execução do projeto, já que acreditam que não é necessário. Dessa forma, uma simples instalação já fará com que o software trabalhe sozinho, o que não acontece.
O investimento em um software de gestão não é apenas mais uma tecnologia de informática
A primeira ação na instalação de ERP é levantar um responsável, que normalmente é um gerente ou supervisor da área de tecnologia da informação. Dessa forma, a implantação de ERP acaba sendo incompleta, pois é um profissional que nem sempre tem a visão de negócio necessária para operar um ERP.
Envolva os colaboradores no projeto de implantação de ERP
A falta de envolvimento dos colaboradores faz com que as etapas e cronogramas do projeto considerem apenas a mudança dos processos informais para processos padronizados. Esse processo não considera melhorias específicas para cada setor.
Além disso, funcionários comunicados já na fase inicial do projeto exclui a possibilidade de uma participação ativa daqueles que serão os usuários do sistema. Sendo assim, passa-se a falsa ideia de que um treinamento operacional permitirá com que esses usuários se adequem ao sistema, o que nem sempre é suficiente.
Um treinamento, na maior parte das vezes, não faz com que os funcionários que não estejam habituados à nova tecnologia consigam operar o sistema de forma correta.
Por isso, os gestores devem oferecer não apenas um treinamento para uso da nova ferramenta, mas uma capacitação completa. A partir disso, os funcionários vão operar sozinhos todos os recursos que a plataforma oferece, inclusive a personalização de módulos.
Outros erros comuns na implantação de ERP
Outro erro que é muito comum entre empresas, o que faz com que projetos de implantação de ERP deem errado: o fato de os gestores não incorporarem as mudanças nos processos que o uso de um ERP demanda.
Em outras palavras, um ERP não consegue operar sozinho se não existir um mapeamento de processos e padronização destes, por isso, e as mudanças previstas não estiverem presentes nessa estrutura, a tendência é que o ERP opere de forma errada. Isto acontece por conta da má implantação, o que acarreta mais custos no futuro para consertar os problemas.
Com isso, todos esses cuidados precisam ser levados em consideração ao aderir a um projeto de implantação de ERP. Uma interrupção nesse projeto ou implantação malfeita podem fazer com que a empresa perca em investimento, em desempenho e em vantagem competitiva no mercado.
Como implantar um ERP
A CRM Services está há 14 anos no mercado, sendo a maior consultoria em Protheus, RM e Fluig no Brasil. Dessa forma, acumula experiências e melhores práticas para apoiar empresas com dificuldades no processo de implantação.
Sabemos da importância da participação de empreendedores e gestores para interpretar os projetos de implantação de um ERP, e vê-los como uma mudança organizacional e cultural na empresa.
Damos o apoio que for necessário para efetivar essa transformação aos próprios colaboradores do negócio. Assim, eles fazem parte do projeto e se sentem capazes de conhecer as necessidades da organização, otimizando o uso.