Conforme um negócio cresce, a quantidade de documentação segue também em crescimento. Quando falamos de uma microempresa, a gestão de documentos manual e física pode ser suficiente. Mas, quando é necessário lidar com mais funcionários, obrigações e, conforme há mais clientes na carteira, é insustentável.
Por isso a gestão de documento digitalizada é o caminho para maioria das empresas que precisam controlar os processos e evitar problemas futuros. Entre os problemas estão o Fisco, multas trabalhistas e contábeis entre outras questões administrativas necessárias para manter o funcionamento de uma empresa.
Neste conteúdo vamos falar o que é e como implantar uma gestão de documentos eficiente, escolhendo o software ideal para seu negócio.
O que é gestão de documentos?
Administrar documentos implica em gerenciar todo o conjunto de documentos produzidos durante as atividades empresariais. Esse processo começa desde a criação ou recebimento dos documentos e prossegue com a catalogação, organização, armazenamento, controle e, por fim, o descarte adequado (em caso de documentos físicos).
A gestão documental engloba uma variedade de documentos que podem pertencer a diferentes categorias. Isso significa que os documentos estão presentes em todos os setores, desempenhando diversas funções e com destinos variados.
Em todos os casos é importante estar atento e garantir que nada seja negligenciado.
Veja alguns exemplos de documentos comuns do dia a dia de empresas:
- Documentos contratuais, tanto de clientes quanto de fornecedores, parceiros e colaboradores;
- Documentos contábeis e financeiros;
- Relatórios, como atas de reuniões;
- Memoriais descritivos de processos de produção, internos ou externos;
- Projetos e planejamentos;
- Acervos históricos;
- Protocolos;
- Manuais técnicos, entre outros.
Sistema de gestão de documentos da TOTVS
O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) oferecido pela TOTVS representa uma das soluções ideias para modernizar a gestão documental em sua empresa. Com ela, é possível organizar, disponibilizar e manter seus arquivos sempre atualizados, garantindo uma gestão documental eficaz 24h por dia.
O GED da TOTVS é capaz de automatizar completamente o armazenamento de documentos, registrando todo o seu ciclo de vida e centralizando tudo em um único local seguro e organizado. Isso significa maior controle e segurança dos processos, sem perder informações importantes do seu negócio.
Para saber mais, confira nosso vídeo completo sobre a gestão de arquivos do Fluig.
Benefícios da gestão de documentos (GED)
Com o GED da TOTVS, existente no Meu Fluig, você obtém controle total sobre suas informações, desde o setor administrativo até documentos contratuais e fiscais. É uma ferramenta que contribui para a que os processos documentais críticos de seu negócio funcionem corretamente.
Além disso, ele reduz a necessidade de espaço físico e arquivamento manual, aumentando a segurança dados e promovendo uma abordagem mais colaborativa nos processos empresariais. isso acontece porque, quando uma ferramenta digital é utilizada, diferentes usuários possuem permissão de acessar e gerir os documentos.
As vantagens são diversas, tais como:
- Acesso móvel;
- Implementação de taxonomia e folksonomia;
- Recursos avançados de busca;
- Controle de aprovação de documentos;
- Visualização simplificada de documentos;
- Controle total do ciclo de vida.
Alguns outros benefícios são a extração uma lista mestra, trazendo detalhes de documentos e pastas, assim como a criação de alçadas de aprovação antes de publicar um documento. Outro diferencial é o histórico de alterações que a ferramenta permite, assim todos sabem as revisões que foram feitas.
Agora, vamos especificar 3 grandes benefícios nos próximos tópicos.
Padronização e otimização de processos
A padronização é um dos pilares fundamentais da gestão de documentos. Pense o seguinte, sem uniformidade nos recursos e na implementação de processos específicos, é difícil para qualquer área progredir dentro da empresa.
Por conta disso, é essencial padronizar a nomenclatura, as categorias e a localização (seja física ou digital) dos documentos durante o procedimento de gestão
Ao fazer esses passos, simplifica tanto o armazenamento quanto o acesso às informações da sua empresa, sendo um grande benefício.
Economia de custos
Manter uma abordagem manual não apenas resulta em arquivos volumosos e desordenados, mas também introduz burocracias que podem obstruir o fluxo de processos da empresa. Ao adotar a gestão digital de documentos, os gestores conseguem evitar custos elevados necessários na realidade manual.
São reduções associados à manutenção de arquivos físicos, reduzir despesas com material de escritório e simplificar o acesso às informações para os colaboradores, já que digitalmente funciona em um único lugar.
Mais segurança e controle de dados
Na administração de documentos eletrônicos, é frequente que os gestores recorram a soluções baseadas na nuvem. Ao armazenar os documentos na nuvem, é possível realizar backups regularmente e prevenir danos às informações corporativas.
A segurança é ainda mais fortalecida através da criptografia dos dados, uma tecnologia que proporciona uma camada adicional de proteção aos arquivos.
Contar com um especialista em gestão eletrônica de documentos ou outro profissional responsável por essa atividade significa ter alguém que oferece um maior controle sobre o armazenamento, fluxo, versionamento e compartilhamento de informações.
Qual a diferença entre GED e ECM?
O ECM (Enterprise Content Management) é geralmente visto como uma solução mais avançada em comparação com o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Em alguns casos o GED será suficiente, em casos mais complexos, o ECM será escolhido. Ambas as soluções existem no Fluig.
Em resumo, o ECM vai além do simples gerenciamento de documentos digitais, abrangendo todo o ciclo de vida das informações não estruturadas de uma empresa, desde sua criação até sua distribuição.
Essa abordagem mais ampla significa que o ECM não se limita apenas à gestão administrativa de documentos, mas também se estende a outras atividades, como criação de sites internos para melhorar a comunicação interna de uma empresa.
Assim, enquanto o GED se concentra principalmente na organização e armazenamento de documentos eletrônicos, o ECM oferece mais recursos e funcionalidades para gerenciar efetivamente o conteúdo corporativo em sua totalidade.
3 desafios de implantar a gestão de documentos
Realizar um gerenciamento eletrônico de documentos não é uma tarefa simples, especialmente porque muitas empresas tendem a subestimar a importância de organizar sua documentação.
Abaixo estão destacados os principais desafios enfrentados, se esta é a realidade da sua empresa, tente se atentar a essas questões e resolvê-las antes de escolher um software de gestão:
| Desafios | O que fazer |
|---|---|
| Escassez de espaço físico / Digitalizar documentos físicos | Quando toda a documentação da empresa é em formato físico, a gestão de documentos enfrenta o desafio da falta de espaço disponível para pastas, caixas e arquivos. Com a geração constante de novos documentos, o volume de papel sob a responsabilidade do departamento pessoal aumenta, resultando em uma demanda crescente por espaço físico. Em algumas situações, pode ser necessário expandir as instalações da empresa, alugar espaço adicional ou até mesmo contratar serviços terceirizados para armazenar documentos menos utilizados no dia a dia. No caso de mudar para a gestão eletrônica, digitalizar essa quantidade de informação pode ser bastante cansativo e estressante. |
| Questões de Segurança | A segurança dos dados da empresa é outro grande desafio, especialmente no contexto da gestão de arquivos convencional, onde a proteção dos dados confidenciais é essencial. Medidas como o uso de arquivos com trancas, cofres e salas com controle de acesso são empregadas para proteger essas informações. No entanto, é fundamental uma supervisão ativa para evitar o acesso não autorizado a documentos sensíveis, especialmente à luz das regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que impõem multas significativas por violações de privacidade. |
| Extravio ou Perda de documentos | O extravio ou perda de documentos geralmente ocorre quando não existem processos e padrões de gestão bem definidos. A ausência de regras claras e de um sistema adequado pode levar a atrasos na devolução de documentos, devoluções incorretas ou até mesmo à perda dos documentos entre outras informações impressas. Quando a empresa e o departamento pessoal negligenciam a gestão de documentos, cada informação é armazenada em locais diversos, aumentando as chances de confusão e perda. |
Instale um sistema de gestão de documentos agora
Interessado pelos benefícios e vantagens que o gerenciamento de documentos? Melhore a rotina de toda sua empresa implementando uma ferramenta de GED da TOTVS que processa as etapas do início ao fim.
Para sua correta configuração e implantação, não deixe de ter auxílio de empresas especializadas na ferramenta e conte com uma consultoria Fluig, o software que conta com um GED e Assinatura Eletrônica completa.