A cultura de compra mudou nos últimos 10 anos de forma drástica, trazendo novos hábitos para os consumidores e novas demandas para as empresas do ramo do comércio. Nesta realidade, empresas sem um Order Management System robusto tende a ficar cada dia mais para trás.
A ascensão da internet permitiu crescimento exponencial de lojas virtuais de todos os tipos de produtos – de roupas a jogos digitais. A crise de saúde pública, com a chegada da Covid-19 apenas acelerou ainda mais os hábitos de compra online e a necessidade de uma gestão de pedidos mais bem-informada à satisfação do cliente.
Atualmente é inegável que consumidor busca por uma compra sem ruídos, quanto mais fácil, melhor. Isso significa ter disponibilidade de diversos canais de vendas, uma experiência de compra positiva e transparente, para que ele saiba todos os processos até a entrega do produto.
Tudo isso é possível através de um Order Management System (OMS ou Sistema de Gerenciamento de Pedidos).
Com esse contexto, empresas que mantém uma gestão de pedidos e canais descentralizada terá problemas. Por exemplo, se um cliente fizer uma compra online, mas deseja retirar o produto direto na loja, o produto certo precisa estar no local certo e no dia em que será feita a coleta. Uma gestão descentralizada não conseguiria lidar com processos em locais tão diferentes.
Ou seja, a missão dos varejistas deve ser minimizar obstáculos e tornar a experiência de compra mais dinâmica possível. Com isso em mente, preparamos este guia completo sobre o que é OMS, quais a principais funcionalidades deste sistema e como aproveitar todo seu potencial na sua empresa.
Continue a leitura!
O que é Order Management System (OMS)?
O OMS (Order Management System) é um sistema que ajuda a gerenciar os processos que envolvem o setor do comércio. Assim, dá uma visão geral de todo o estoque e reservas, orienta os fluxos de transporte e, por fim, gerencia as devoluções, em caso de necessidade.
Em termos mais simples, Order Management System é o ciclo do começo ao fim do processo de compra de um consumidor, ou seja, a gestão de pedidos.
Essa gestão é simplesmente o processo de rastrear e executar eficientemente os pedidos dos consumidores. Isso inclui o ciclo de pessoas, processos e fornecedores que estão envolvidos para criar uma experiência positiva para o consumidor.
Por esse motivo, a atuação do OMS começa quando a empresa recebe um pedido – ou uma ordem de compra. Assim, o sistema gerencia as etapas seguintes, como a separação, embalagem, estoque e envio do pedido.
Sistema de gerenciamento de pedidos da TOTVS
A gestão de pedidos pode ser um desafio a parte para empresas que possuem dificuldade de organizar os pedidos de compra e venda. É comum que os processos de loja online e física estejam descentralizadas – por uma série de razões que faziam sentido há pouco tempo – mas hoje essa realidade pode ser um grande problema.
Por isso, as empresas buscam um gerenciador de pedidos e de distribuição de produtos que integre dados de todas as frentes atendidas, facilitando a tomada de decisão e atendimento ao cliente.
É dessa forma que o sistema proporciona melhor qualidade ao planejamento logístico, permitindo otimizar recursos e reduzir custos operacionais. E a melhor resposta a esse desafio é o TOTVS OMS.
A solução atende uma série de setores, que precisam cada vez mais se adaptar à nova cultura do consumo das gerações recentes. São eles:
- Atacado;
- Distribuição;
- Varejo;
- Manufatura;
- Serviços;
- Logística.
Principais funcionalidades do OMS TOTVS
Atualmente há diversos sistemas de gerenciamento de ordens no mercado, principalmente porque a demanda por aprimorar os processos logísticos aumentou. Com isso, pode ser um desafio escolher a ferramenta ideal para seu negócio e que funcionará para todas as necessidades.
Analise as prioridades do setor com toda a equipe e faça uma hierarquia do que é urgente e do que não é. Assim você poderá determinar qual OMS é mais adequado para sua empresa.
Essa decisão pode levar algum tempo, mas é fundamental para que a escolha esteja adequada às entregas e atividades dos profissionais da área. Estes passos primários ajudarão na implantação final do sistema escolhido.
Para te ajudar nesta decisão, vamos te mostrar as principais funcionalidades do OMS TOTVS.
Pedidos de Venda
O início do processo de gestão de vendas no TOTVS OMS começa com o processamento dos pedidos. Para chegar neles, acesse o sistema e selecione no TOTVS Backoffice – Linha Protheus, os pedidos com os quais deseja trabalhar.
Em seguida, organize a carga de acordo com os veículos disponíveis.
Análise Comercial, Financeiro e de Estoque
Com o TOTVS OMS você analisa as condições para o atendimento dos pedidos. Assim, o sistema automaticamente impede a montagem de carga de qualquer pedido que tenha pendências nos módulos Comercial, Financeiro ou de Estoque do TOTVS Backoffice – Linha Protheus.
Isso previne problemas futuros na operação, liberando somente os pedidos que estão totalmente alinhados com as regras de negócio da sua empresa.
Integração com o TOTVS Roteirização e Entregas
Sua empresa ganha eficiência logística ao otimizar suas rotas de entrega com o TOTVS OMS. A integração com o TOTVS Roteirização e Entregas automatiza seus roteiros de entrega, baseando-se nos destinos de viagem e nos horários previstos de entrega.
Além disso, é possível configurar várias restrições de transporte, como a incompatibilidade de produtos no mesmo caminhão e restrições de circulação de veículos em determinados locais ou horários.
Para facilitar ainda mais o processo, o sistema permite configurar horários de funcionamento do local de origem e entrega, primeira e última paradas obrigatórias, restrições de paradas exclusivas. Ainda há opções secundárias que permitem ao sistema entregar um roteiro otimizado para seu negócio.
Montagem de Carga
Após a preparação do roteiro de viagem, seja manualmente ou através da integração com o TOTVS Roteirização e Entregas, chega-se à funcionalidade de montagem da carga. Nesta etapa, você seleciona quais cargas serão embarcadas em cada veículo.
O TOTVS Order Management System oferece a flexibilidade de selecionar os pedidos/documentos a serem entregues por rota, região ou tipo de produto. Assim, você pode montar as cargas de acordo com as informações dos pedidos.
Caso exceda a capacidade do veículo, o sistema emite um alerta para que você faça ajustes na montagem e evite problemas durante a operação.
Separação e Conferência
O TOTVS OMS também auxilia você na sua logística interna, realizando a separação e conferência. Segue algumas atividades facilitadas por meio desta funcionalidade:
- Mapa de Separação de Carga: O TOTVS OMS simplifica a logística interna ao gerar um mapa de separação da carga com base nos pedidos selecionados. Esse mapa guia a equipe de picking durante a separação dos produtos no armazém.
- Integração com o TOTVS WMS: Se você possui o TOTVS WMS – Linha Protheus, a orientação é automaticamente transferida para a geração de um mapa mais abrangente no outro sistema. Esse mapa mostra detalhes de localização e endereço de armazenagem, proporcionando maior eficiência.
- Conferência Pré-Embarque: Além disso, o TOTVS Order Managemet System oferece a funcionalidade de conferência dos dados do pedido de venda ou dos documentos fiscais de venda antes do embarque. Isso ajuda a evitar falhas durante a operação, garantindo maior precisão e confiabilidade.
Expedição
Esta ferramenta automatiza o processo de faturamento para o TOTVS Backoffice – Linha Protheus. Dessa forma sua empresa mantém a conformidade legal, gerando os documentos fiscais e os romaneios de embarque para cada pedido de venda que será enviado no caminhão.
Isso garante que toda a sua carga seja expedida de maneira precisa, evitando problemas com fiscalização durante o trajeto.
Prestação de Contas
Com o sistema você consegue finalizar o processo de distribuição dos produtos, incluindo a prestação de contas dos pedidos da carga. Veja mais detalhes na lista a seguir:
- Prestação de Contas Automatizada: simplifica a finalização do processo de distribuição ao registrar os dados da prestação de contas no retorno do veículo. Isso inclui conferências de retorno e possíveis entradas de devolução de produtos.
- Integração com o Backoffice: os dados são automaticamente gerados e integrados ao Backoffice, para facilitar os pagamentos ao Contas a Receber, a emissão de documentos fiscais de devolução, entre outros procedimentos.
- Integração com o TOTVS Logística: os dados da prestação de contas podem ser integrados ao TOTVS Logística TMS ou ao TOTVS Logística Frete Embarcador. Isso permite o controle eficiente dos custos de transporte, tanto para frota própria quanto para veículos fretados.
Alguns processos logísticos possíveis com uso do Order Management System
Os Sistemas de Gerenciamento de Pedidos (OMS) são ferramentas essenciais para otimizar os processos de distribuição em uma realidade em que a jornada do consumidor mudou tanto. Dessa forma, o OMS oferece diversas vantagens que impulsionam o crescimento das empresas, facilitando processos e satisfazendo os clientes – sejam B2B ou B2C.
Vejamos alguns processos possibilitados pelo uso do Order Management System (OMS):
- Atendimento Multicanal e Centralizado: atende às necessidades dos clientes em vários canais, reduzindo o tempo de treinamento da equipe e centralizando informações para evitar erros.
- Eliminação de Processos Manuais: elimina tarefas manuais, aumentando a eficiência operacional e minimizando erros.
- Previsão e Gestão de Estoque: prevê e gerencia o estoque para evitar excessos ou faltas de produtos, adaptando-se a flutuações inesperadas de demanda.
- Integração de Sistemas Empresariais: integra todos os sistemas da empresa, como ERP, depósitos e atendimento ao cliente, para uma gestão unificada e eficiente.
- Gestão de Pedidos Internacionais: recebe pedidos de vários países/regiões em diferentes moedas, facilitando a expansão para novos mercados globais.
- Otimização e Automatização do Processamento de Pedidos: agiliza o processamento de pedidos, aumentando a velocidade e a precisão das operações.
- Mitigação de Interrupções de Processos: minimiza interrupções nas operações, garantindo a continuidade dos processos mesmo em situações adversas.
- Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Pedidos: gerencia todas as etapas do ciclo de vida dos pedidos, desde o recebimento até a entrega final.
- Adaptação a Modelos de Negócios em Constante Mudança: flexibilidade para se adaptar a modelos de negócios em evolução, fornecendo escalabilidade para o crescimento da empresa.
Principais benefícios ao implantar OMS TOTVS
Garantir que os clientes possam fazer pedidos de forma segura, através de um processo de pagamento confiável, são aspectos essenciais do comércio eletrônico.
Um sistema de gestão de pedidos eficiente e rápido, que permita às empresas venderem em múltiplos canais e gerar automaticamente ordens de venda, é fundamental para qualquer estratégia de marketing e vendas.
O sistema adequado de gestão de pedidos pode proporcionar uma experiência de compra satisfatória, gerindo todos os pedidos e otimizando os fluxos de trabalho. O Order Management System da TOTVS ainda centraliza todas estas informações em apenas um software, o que traz uma visão mais ampla sobre os processos logísticos.
Mas ainda há casos de empresas e negócios que já possuem o OMS TOTVS, no entanto, ainda não o configurou em sua totalidade.
E eu que já possuo o Order Management System e quero otimizá-lo?
Uma plataforma logística adequada faz toda a diferença no desempenho do time, afinal, o processo logístico de um e-commerce, marketplace ou loja física é mais complexo do que se imagina. Requer atenção dos gestores e uma estratégia eficaz para melhorar a produtividade da empresa.
A estratégia mais comum para quem já possui o OMS – a ferramenta da TOTVS segue da mesma forma – é rever os processos internos e entender os principais gargalos dos processos. Melhorar o que já possui é um dos caminhos mais eficientes para trazer mais produtividade e menos estresse para a rotina de trabalho.
Pensando nisso, procurar por uma consultoria especializada em produtos TOTVS é uma escolha inteligente para aqueles que precisam de auxílio para lidar com toda a tecnicidade envolvida em um sistema. Conte com os especialistas da CRM Services para tirar todas suas dúvidas e preparar um plano de ação focado na melhoria dos processos logísticos.