O módulo Gestão de Contratos Protheus (SIGAGCT) processa e controla os documentos e processos relacionados aos contratos da empresa com seus parceiros.
A visão de que administrar contratos limita-se apenas ao arquivamento físico do documento, já não pertence mais ao ritmo e nível de detalhes que o mercado exige.
Com o apoio da tecnologia, o processo deixou de ser tão burocrático como antigamente, tornando-se mais simples, ágil, seguro e completo.
Há hoje inúmeras aplicações que prometem otimizar os processos de confecção, controle e armazenamento de contratos, permitindo uma gestão muito mais estratégica dos documentos.
O módulo Gestão de Contratos Protheus (SIGAGCT), por exemplo, apoia a gestão de compras e vendas mantidos entre clientes e fornecedores, subsidiando informações e detalhes importantes para a estratégia de futuras transações.
Sobre o Gestão de Contratos Protheus
Por controlar o processo como um todo, incluindo o detalhamento de produtos, serviços, especificações e condições definidas no documento, o SIGAGCT armazena e fornece informações importantes relacionadas aos valores negociados, cláusulas, objetos, reajustes e índices econômicos, gerando um rico banco de dados.
Outro ponto importante suportado pelo módulo Gestão de Contratos Protheus são as definições de acessos. O sistema oferece o controle de usuários, pastas e acervos, indicando data, hora e documento acessado ou baixado.
Por meio do Controle de Alçadas por níveis de hierarquia é possível também acelerar todo esse processo burocrático de solicitação, coleta de assinaturas, liberação e aprovações, que levariam dias, em poucos minutos.
Com acesso facilitado, cada gestor responsável por tipos diferentes de contratos, terá subsídios suficientes para tomar decisões, renovar, rescindir ou renegociar acordos dentro ou fora de vigência.
Nos casos em que há alterações contratuais ou revisões, a ferramenta mantém uma cópia das informações originais, pra acessos futuros.
Como os arquivos ficam armazenados por tempo indefinido no sistema, sem a necessidade de espaços físicos, servem como base histórica para prevenir problemas jurídicos ou até comerciais.
O sistema, através do módulo de Gestão de contratos do Protheus, também pode ser programado para emitir alertas de proximidade de vencimento de contratos, além de tornar visível os prazos de cada documento.
A ferramenta fornece a ação de Geração de Cronogramas Físicos, facilitando o planejamento físico dos gastos, a automatização da medição do contrato e o controle de desembolso financeiro, baseado na estrutura física do documento.
Por meio da rotina de Controle de Cauções negociadas no contrato, o sistema possibilita o acesso às informações que assegurem o cumprimento das obrigações dos fornecedores ou clientes junto à empresa, o que inclui recebimento, troca, baixa e abatimento de cauções.
Em Controle de Valores e Datas, o software permite analisar e conferir se as datas e valores estão conforme o combinado em contrato, e se não há cobranças ou pagamentos em atraso.
Na rotina de Geração e Controle de Cronogramas Financeiros é possível administrar e acessar dados do montante do contrato dividido em parcelas por período, fornecendo informações ao departamento financeiro, facilitando o planejamento de desembolsos.
O módulo também oferece a gestão de Geração de Cronogramas Contábeis para agilizar a contabilização das despesas ou receitas, permitindo a apropriação contábil de parcelas em períodos diferentes das datas previstas no cronograma financeiro.
Enfim, com apoio do módulo Gestão de Contratos Protheus, é possível planejar as ações da empresa, sabendo exatamente as demandas, prazos, quantidades de pedidos, em que momento entregar, períodos de renovação de acordos, entre outras funções que agilizam e tornam o processo mais eficiente.
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