A Gestão de Projetos pode ser definida como “um conjunto de atividades que tem um ponto inicial e um estado final definido, persegue uma meta definida e usa um conjunto definido de recursos.”
Várias situações se aplicam à definição de projeto e seria praticamente impossível listar todas. Desde a construção de uma garagem até a de uma hidroelétrica, características como controle de prazos, custos e processos, alocação de equipes e recursos, serão comuns em ambos os casos.
Independente de sua magnitude, os projetos têm alguns elementos em comum, que os caracterizam como tal:
- Objetivo: um produto final, mensurável e quantificável, meta a ser atingida.
- Complexidade: na medida em que será necessário administrar uma grande quantidade de tarefas.
- Unicidade: um projeto é único, deferente dos processos, que são atividades idênticas e repetitivas.
- Incerteza: por envolver um planejamento prévio, e estar exposto ao tempo e possíveis imprevistos, um projeto sempre envolve um alto grau de incerteza.
- Natureza temporária: já que possui início e fim pré-definidos.
- Ciclo de vida: o tempo e recursos utilizados oscilam de acordo com a fase do projeto.
Tendo como base teórica o PMBOK (Project Management Body of Knowlege) ou Conjunto de Conhecimentos para a Gerência de Projetos, para que as chances de sucesso sejam maximizadas, o gerente de projetos deve submeter a empreitada a cinco etapas, essenciais para uma correta administração. São elas: Iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento.
Fase inicial da gestão de projetos
Todo projeto nasce a partir de uma necessidade, no entanto, antes de ser iniciado, é importante que o gerente responsável estude a sua viabilidade, tendo como base os detalhes do produto (meta), seu retorno financeiro esperado e seu alinhamento com o planejamento estratégico da organização. Essas premissas determinarão a validade de sua execução.
Na fase inicial da gestão de projetos (iniciação) será elaborado um Project charter, que é um documento que reconhece formalmente a necessidade, as premissas e a existência de um Projeto. Esse documento é o primeiro passo para a sua execução. Nele serão inseridas previsões de prazos e de custos para que os gestores possam avaliar corretamente a viabilidade e os benefícios recebidos ao executar a empreitada.
O project charter deve conter as seguintes informações:
- Objetivos
- Produto
- Diretrizes e Expectativas
- Restrições
- Riscos
- Estimativa de Recursos
- Medidas de desempenho
- Autorização Formal do Patrocinador
- Indicação do Gerente
Após a primeira fase (iniciação) ser concluída, com a autorização formal do projeto através do project charter, a próxima etapa é iniciar o planejamento.
Processos da fase de planejamento
Os processos envolvidos na fase de planejamento podem ser subdivididos em três grandes grupos: Processos principais, processos facilitadores e processos de integração.
Os processos principais vão definir e detalhar o escopo da gestão de projetos, bem como planejar e alocar os recursos necessários previstos. Nessa fase será utilizado o WBS (Work Breakdown Structure) ou Estrutura Analítica do Projeto como forma de alocar corretamente custos e equipes durante sua execução, promover estimativas de custos e de tempo de cada atividade. Além de conter informações primordiais sobre o tempo de cada etapa, o WBS proporciona as devidas delegações de autoridade e escalonamento de níveis quando necessário.
Os processos facilitadores compreendem o planejamento da qualidade, o planejamento organizacional (atribuição de responsabilidades e papéis, quem vai decidir e quem vai executar), a montagem da equipe (nesse ponto o gerente de projetos deve trabalhar em conjunto com o departamento de recursos humanos), planejamento de comunicações (determinar como será o fluxo de informações entre os envolvidos), identificação e análise de riscos (estudo de possíveis ameaças à execução do projeto) e planejamento de aquisições (identificação de possíveis necessidades que serão mais bem atendidas através da contratação de serviços terceirizados). Dentre todos os processos facilitadores destaca-se o planejamento da qualidade, haja vista sua importância ao definir patamares de qualidade e como mantê-los.
Por final, na fase de planejamento ainda temos o processo de integração. Esse processo consiste no desenvolvimento do plano de projeto, através da convergência de dados e informações obtidas nos processos anteriores.
Na fase do planejamento também serão identificados quais serão os pontos críticos da gestão de projetos. Os caminhos ou pontos críticos são tarefas que demandam maior tempo, que podem ou não acontecer em paralelo com outras atividades. Atividades que demandam menor tempo estarão sujeitas aos caminhos críticos, já que para a conclusão do projeto todas as etapas deverão estar completas em sua totalidade.
Após a formalização, o projeto entra de fato em sua fase de execução. A imagem abaixo mostra os processos principais e facilitadores dentro da fase de execução.
Execução do projeto
Durante a execução do projeto é comum surgir imprevistos que podem modificar a estrutura que foi previamente planejada, alterando tarefas e o tempo disponível para sua execução. Nessa fase é importante ter em mãos o Project Charter e a planilha analítica, para garantir que os subprodutos estejam sendo produzidos dentro das especificações de qualidade e prazo previamente estabelecidas no planejamento. Uma importante ferramenta para o controle do gerente de projetos durante a fase de execução é o gráfico de Gantt.
O gráfico de Gantt foi desenvolvido em 1917, pelo engenheiro mecânico Henry Gantt que trabalhou junto com Frederick Taylor, realizando um estudo científico sobre o trabalho. O diagrama resume-se em um gráfico horizontal que representa os processos, organizados de acordo com sua ordem cronológica de execução. Sua utilização permite ao gerente de projetos visualizar e coordenar um conjunto de atividades simultâneas, para o minucioso controle.
Monitoramento e controle na Gestão de projetos
Definição da fase de monitoramento e controle:
“É a fase que acontece paralelamente ao planejamento operacional e à execução do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. O objetivo do controle é comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento, tomando ações corretivas em caso de desvio.”
VIANA VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projetos: Utilizando o PMBOK Guide. 3º ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.
Após a conclusão de todas as etapas listadas no planejamento o projeto chega a sua etapa final. No encerramento, é feita uma última avaliação e através do Relatório de Fechamento o projeto é formalmente finalizado. Todos os documentos são processados e o histórico é arquivado para uma eventual consulta futura.
A importância da gestão de projetos para as empresas
A acirrada competitividade do ambiente corporativo moderno faz com que as empresas busquem a todo momento por eficiência de processos e operações. Nesse sentido, o gerenciamento de recursos (humanos inclusive) é um fator de extrema importância para as organizações que procuram obter uma vantagem sobre os seus concorrentes.
A execução de grandes projetos sem o correto planejamento e controle pode significar grandes prejuízos à organização, em alguns casos com consequências irreversíveis.
Demandas relacionadas às implementações de um sistema de gestão ERP devem ser igualmente gerenciadas através de técnicas de gestão de projetos, para que os trabalhos sejam entregues respeitando-se prazos e padrões de qualidade preestabelecidos.
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