O módulo de compras do Protheus, também conhecido como SIGACOM é uma das ferramentas que compõe o backoffice e é sobre ele que falaremos nesse artigo.
O sistema de gestão TOTVS Protheus conta com um dos Backoffice mais completos do mercado, com diversas rotinas integradas que além de automatizar toda a gestão, seja qual for o porte ou segmento da empresa, também impacta na produtividade e fluidez dos processos.
Como o próprio nome já indica, o módulo de compras TOTVS Protheus é responsável pelo controle e gestão dos processos de compras, incluindo solicitação, aquisição de materiais, cadastros, cotações, controle de matéria-prima, planejamento, contratos de parceria, entre outros.
A solução atua também de modo estratégico, fornecendo dados para redução de custos, mensuração de demandas, quantidades e momento adequado para investimentos.
Rotinas do Módulo de Compras TOTVS Protheus
Solicitação de Compras
A funcionalidade de Solicitação de Compras concentra dados importantes para que o pedido seja executado, incluindo o que deve ser comprado, a quantidade, modelo, tipo, prazo e local de entrega e indicação de fornecedores.
O sistema contempla também uma legenda de classificação da solicitação, disponível no menu da ferramenta, onde é possível indicar se o material é para abastecimento da empresa, para algum projeto em andamento ou em desenvolvimento, etc.
Cotação
Após formalizar a Solicitação de Compras, a rotina de cotação é acionada para encontrar fornecedores correspondentes aos produtos e serviços descritos na solicitação, que enviam propostas informando produtos, preço, prazos e condições de pagamento.
Esse processo é fundamental para garantir que o mínimo de investimento seja aplicado, considerando qualidade e padrões pré-definidos.
O sistema também oferece a opção de gerar cotações por produtos, fornecedores, grupos ou pedidos. Essa rotina está disponível em Gerar Cotação, acionando o parâmetro “utiliza amarração”. Caso amarre o processo de cotação em Produto, todos os fornecedores cadastrados, relacionados ao item em questão, fornecerão cotações para venda.
A rotina permite que o comprador atualize o cadastro dos itens com preços, promoções, Alíquota de IPI, ICMS, frete, data de validade, seguro, contato, condições de pagamentos e entrega a cada proposta recebida.
Análise de Cotação
Por meio da análise de cotação, o processo de compras é concluído, transformando a solicitação em um contrato formal de compra – Pedido de Compras ou Contrato, na rotina SIGAGCT – Gestão de Contrato.
Pedido de Compras
A rotina de Pedido de Compras no Módulo de Compras Protheus controla todo o processo do pedido, o que inclui o contrato entre empresa e fornecedor, as condições de pagamento e negociação, a frequência das entregas, prazos, preços, promoções e tributação fiscal, por exemplo.
O sistema não torna obrigatório a existência de uma solicitação prévia para que seja incluso um pedido de compra, que pode ser gerado de duas formas:
Manual – relacionado a uma solicitação de compras previamente cadastrada.
Automática – utilizando análise de cotação.
O departamento de compras tem um papel fundamental nas organizações. É ele que viabiliza a aquisição de materiais e insumos, selecionando os melhores fornecedores para tal. De nada adianta um departamento comercial agressivo, sempre batendo suas metas de vendas, se a organização não consegue honrar os seus compromissos na entrega do seu produto.
Ao garantir as melhores negociações e prazos, a empresa ganha em competitividade. Nesse sentido, um sistema de gestão integrada totalmente aderente aos processos é fundamental para que o departamento de compras seja eficiente em todas as suas atribuições.
Contrato de Parceria
Em Contrato de Parceria é possível controlar o período de parceria com fornecedores de produtos e serviços, determinando o tempo que o acordo permanecerá ativo, eliminando a necessidade de diversas inclusões de solicitações de compras e cotações no sistema.
Essa função permite um planejamento de compras por um determinado período, por exemplo: definir quais produtos e quais quantidades serão adquiridos no prazo de 12 meses. Para utilizar a rotina basta assinalar com “Sim” o campo Contrato do Cadastro de Produtos.
Integrar essa rotina ao estoque permitirá que o sistema monitore o volume e necessidade de reposição para que realize pedidos automaticamente e mantenha um fluxo contínuo de suprimentos para atender as necessidades da empresa.
Autorização de Entrega
O recebimento de compras realizadas por meio de Contrato de Parceria deve seguir o processo de autorização de entrega, seja de parte do pedido ou de sua totalidade, realizando as baixas dos itens do contrato e registro da autorização da compra.
A Autorização de Entrega é utilizada somente para produtos pertinentes a Contrato de Parceria, onde cada autorização corresponde a um Pedido de Compra, sendo gravada na mesma tabela que os pedidos – SC7.
Controle de Alçada
A solução permite ainda o controle de Alçada para liberação de pedidos de compras, identificando os responsáveis pelas autorizações de gastos das empresas, concedendo autonomia para a equipe.
Esse fluxo limita a manutenção dos documentos de compras emitidos pela empresa aos usuários que possuem autorização para estas ações, incluindo análises e aprovação dos processos de compras realizado, reduzindo erros na emissão de documentos, com maior controle e gerenciamento de gastos de compras.
Enfim, o módulo de compras TOTVS Protheus é responsável por gerenciar toda e qualquer aquisição de produtos, matéria-prima ou serviços, incluindo relacionamento com fornecedores, contribuindo de forma direta para os resultados financeiros e crescimento da empresa.
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