A fim de reduzir a burocracia em torno da entrega de informações fiscais das empresas, o governo criou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o qual faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010).
Também chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital), o SPED Fiscal é a informatização do processo de recebimento dos dados fiscais das organizações, ou seja, é uma obrigação acessória que consiste em um arquivo digital com os registros de todas as operações e cadastros que identifiquem apuração de impostos, como o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
A partir, então, do SPED Fiscal, as companhias conseguem simplificar e facilitar a entrega da documentação fiscal necessária para a Receita Federal, eliminando a necessidade de ter inúmeros documentos em papéis, a fim de comprovar a apuração de impostos, e reduzindo, assim, a burocracia envolvendo a troca de dados entre as organizações e o fisco.
Para isso, o envio das informações deve ser feito, mensalmente, em um arquivo digital, contendo a escrituração de todos os documentos ficais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como os registros de apuração de impostos relacionados às operações e prestações praticadas pela companhia.
Sendo assim, o SPED Fiscal tem por objetivo reter as seguintes informações das empresas:
- Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes e serviços com ICMS), Apuração de impostos,
- Cadastros de produtos,
- Estabelecimento, clientes e fornecedores,
- Informações adicionais,
- Dados de produção,
- Estoque/inventário,
- Controle de crédito de ICMS, e,
- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica e usinas).
Para o envio de todos esses dados, as organizações devem elaborar um arquivo digital em texto que será submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo SPED; após a validação, o arquivo digital deve ser assinado, utilizando certificação emitida por entidade credenciada.
Atualmente, o SPED Fiscal tem ganhado sua importância graças à grande redução de burocracia que ele permite, porém, há outras vantagens que as organizações podem adquirir com o sistema, como agilidade no processo fiscal, por meio da uniformização das informações que o contribuinte envia ao fisco, simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária e rapidez no acesso aos dados.
Outro ponto importante é a redução de custos – graças à dispensa de emissão e armazenamento de papéis, à simplificação das obrigações acessórios e diminuição de custos administrativos; redução de tempo, devido ao aumento de produtividade do auditor obtido com a eliminação de passos na coleta de arquivos; praticidade na rotina empresarial, com a possibilidade de cruzamento de dados contábeis e fiscais; e uma maior segurança dos dados, a partir da redução de envolvimento involuntário em práticas fraudulentas, fortalecimento do controle e da fiscalização das informações, melhoria na qualidade dos dados, disponibilidade de cópias autênticas da escrituração e aperfeiçoamento do combate à sonegação.
Apesar de buscar uma simplificação, no entanto, muitas empresas possuem dificuldades na hora de enviar seus dados e consideram o SPED Fiscal um pouco complexo.
Principais erros do SPED Fiscal
De acordo com o próprio site do SPED, os principais erros cometidos pelos contribuintes são:
- Campos obrigatórios não informados
- Contador cadastrado sem responsabilidade pelo período de apuração
- Regime de apuração de pis/cofins não ajustado nas configurações da empresa
- Código do ibge (instituto brasileiro de geografia e estatística) para cidade não informado
- Cst com equívocos
- Número de nota no campo “chave de acesso” diferente do informado no campo “número da nota de entrada”
- Campo “data” nas notas de serviço não informado
- Documento inicial e final informados incorretamente
- Pis e cofins não configurados nos afretamentos
- Situação tributária de pis e cofins diferentes
- Alíquota informada diferente da alíquota permitida
- Apurações não geradas no validador
- Natureza da base de cálculo de crédito não informada em “nota de entrada” e código do NCM, tanto da nota de entrada quanto de saída, diferente do informado no cadastro de produtos.
A fim de evitar esses erros no preenchimento do SPED Fiscal, é necessário que os contribuintes mantenham seus registros contábeis e fiscais ligados entre si, definam os procedimentos internos de preenchimento, bem como o de validação de informações, revisem os documentos para que não fiquem campos em branco e invistam em treinamento de funcionários, a fim de propagar conhecimentos tributários no ambiente interno da organização.
A implementação das entregas relacionadas ao SPED nos sistemas de gestão integrada TOTVS pode ser um grande desafio para as empresas. É importante que as informações fiscais sejam enviadas corretamente, sempre respeitando os prazos estabelecidos.
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