O registro do DANFE deve ser associado à emissão da NF-e, para cumprir com as obrigações fiscais e não colocarem em risco a saúde financeira do negócio.
Obrigatoriedades, multas, data, inconformidades, entregas, entre outras, são palavras constantemente presentes no dia a dia da gestão das empresas. Porém, muito desconhecem o que são, para que servem e quais as implicações das emissões e controles, como no caso do DANFE.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido como DANFE, é um registro fundamental para as empresas, sendo uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), embora não sirva para substituí-la, mesmo que contenha as principais informações que estão na NF-e.
Em outras palavras, o DANFE consiste em um documento sem valor fiscal, que auxilia na prestação de contas para as organizações, sendo um documento requisitado quando, por exemplo, caminhões ou outros veículos transportam cargas variadas e necessitam dos documentos legais de cada mercadoria. Como a nota fiscal eletrônica é digital, o DANFE é exigido nessas situações, estando sujeita à multa para empresas que não cumprirem com a lei.
Entre os objetivos do DANFE está facilitar o acesso de dados por meio de uma chave numérica e de código de barras, que é o responsável por permitir que o contribuinte consulte a situação da nota no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Além disso, como esse é um documento obrigatório para a circulação de mercadorias, ele auxilia na escrituração de documentações registradas pela NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emitir as notas.
O DANFE é impresso pelo vendedor do produto antes de ele circular no mercado, porém, poderá ser reimpresso para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.
Além de conter o código de barras, que é único para cada emissão, e da chave numérica com 44 posições, o documento possui informações básicas sobre as operações, como: remetente; data e horário de saída da mercadoria; informações sobre o transporte; placa do veículo; tipo da operação; descrição do produto e destinatário.
Caso esses dados não estejam na NF-e e não foram impressas no DANFE, fica subentendido que a mercadoria saiu do empreendimento no dia da emissão da nota fiscal.
Com relação ao layout, o DANFE segue um padrão que é determinado pelo Ministério da Fazenda, o qual está disponível no Manual de Integração na página sobre a NF-e.
Quanto às recomendações, há um tamanho exato do papel que o documento precisa ser impresso (no mínimo A4 e no máximo Ofício 2), bem como o tipo (papel comum ou papel jornal).
Se as informações obrigatórias ocuparem mais de uma folha, o DANFE pode ser impresso em páginas numeradas, desde que a identificação com o título DANFE, a razão social, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Estadual de Substituto Tributário, chave de acesso e código de barras, número e série da NF-e, tipo de operação (entrada ou saída) e número total de folhas do documento estejam identificados em cada folha.
Em caso de a legislação exigir a utilização de vias adicionais, a empresa pode emitir o documento na quantidade necessária.
Com relação à emissão do DANFE, o processo é realizado pelo mesmo sistema gerador da NF-e, a fim de evitar divergências de informação de ambos os documentos. Além disso, ele pode ser emitido após a empresa receber a concessão da Autorização de Uso da nota fiscal, com a exceção de casos em que é preciso fazer uso de vias adicionais das notas, sendo necessário imprimir mais de um DANFE.
Quando a organização decide mudar o layout do documento para atender objetivos da empresa, deve-se requisitar uma autorização junto à Secretaria da Fazenda e, mesmo que a mudança seja aprovada, as informações obrigatórias devem ser mantidas.
Diante de tudo, é fundamental que as companhias se atentem para a obrigatoriedade do DANFE, associado à emissão da NF-e, para cumprir com as obrigações fiscais e não colocarem em risco a saúde financeira do negócio.
Para isso, uma solução é contar com um software de gestão empresarial, como o ERP (Enterprise Resource Planning), já que ele centraliza os dados da empresa, integra todos os setores e contribui com a coleta dos documentos necessários para o preenchimento, não só da nota fiscal eletrônica, como do DANFE.
Com esse apoio, a rotina da organização se torna mas dinâmica, ágil e fluída, com a minimização de erros e falhas humanas e uma maior produtividade da equipe, que pode ser mais enxuta, sem que haja perda de qualidade ou profissionais sobrecarregados.