O Cloud ERP é o sistema que possibilita acessar dados e ferramentas em tempo real, de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento. Esta forma de tratar os processos empresariais faz com que tarefas manuais e repetitivas possam ser automatizadas, aumentando a produtividade e a precisão das entregas.
Quando todos os dados são centralizados em uma só plataforma – com acesso protegido – aumentam os insights sobre o negócio, enquanto o risco de fraude diminui.
O Índice de Maturidade Digital, estudo realizado pela consultoria McKinsey & Company, aponta que empresas líderes digitais também têm melhor desempenho financeiro. São empresas que fazem da tecnologia um caminho para conquistar maior eficiência e, principalmente, para oferecer experiências cada vez melhores ao cliente.
O gerenciamento de recursos empresariais a partir de um ERP na nuvem garante a viabilidade do trabalho remoto, e vai além ao adicionar camadas de segurança e reduzir os gastos com infraestrutura. Vamos falar de mais detalhes, vantagens, desvantagens e como migrar para uma realidade cloud.
O que é um Cloud ERP?
Cloud Enterprise Resource Planning é um sistema integrado de gestão empresarial que centraliza e automatiza os processos de uma organização. Uma única plataforma pode reunir informações de áreas como finanças, recursos humanos, contabilidade, estoque, chão de fábrica e muito mais.
De forma objetiva, ao adotar um ERP, os tomadores de decisão ganham uma visão mais abrangente do negócio.
O ERP Cloud é hospedado na infraestrutura de computação em nuvem de um provedor. Isso significa que qualquer empresa pode escalar seus recursos conforme a demanda, sem precisar investir em hardware físico adicional. A grande vantagem do ERP em nuvem é o acesso seguro ao sistema de qualquer lugar, via internet.
Qual a diferença entre ERP na nuvem e ERP local?
O ERP em nuvem é um serviço que qualquer empresa pode contratar para simplificar a gestão e impulsionar a escalabilidade da operação. A solução se baseia em um provedor, responsável por gerenciar a infraestrutura e garantir que o software esteja sempre atualizado e seguro.
De fácil implementação, para ter acesso a esse tipo de ERP, basta uma conexão com a internet. Seus custos são baseados em assinaturas, o que representa uma escolha econômica em comparação com a aquisição e manutenção de servidores próprios.
Com o ERP local, a experiência de instalação permite maior controle e personalização: ele será construído a partir das demandas de uma empresa específica. Por outro lado, instalar o ERP em servidores próprios requer um investimento inicial maior em hardware e software, além de custos contínuos com manutenções e atualizações.
A principal diferença entre ERP na nuvem e ERP local são as atribuições dadas à equipe de TI interna. Entre elas estão:
- Alocar um time de desenvolvedores para instalar e configurar o ERP às especificidades da empresa,
- Realizar manutenções que garantam o bom funcionamento do ERP e sua segurança
Quando a escolha da infraestrutura é local, ou seja, on=premise, os custos são mais altos.
Impactos da implantação de um ERP na nuvem
Empresas que migram de um ERP local para um ERP na nuvem notam mudanças significativas. A escolha por esse tipo de software de gestão geralmente se dá em cenários de expansão, em que aumenta a necessidade de flexibilidade e escalabilidade.
Ajustar a capacidade do ERP em nuvem, adicionando novos usuários ou processos, facilita a integração de novas operações e a adaptação às mudanças do mercado – cada vez mais rápidas. A implantação de ERP na nuvem vai além de possui um software de gestão interna, é um gerenciador de negócios global.
Sistemas ERP on-premise, projetados para estruturas mais simples, muitas vezes não se adaptam a essas transformações de maneira tão dinâmica quanto os sistemas baseados em nuvem, projetados para fornecer insights essenciais para a inovação.
Redução de custo
Estima-se que os custos operacionais sejam reduzidos em até 42% com a adoção do pagamento por conexão em vez dos custos elevados com TI, hardware e manutenção do ERP local. Ajustar os gastos conforme a demanda é uma das vantagens que se obtém ao escolher uma plataforma como serviço (PaaS).
Servidores remotos são mais econômicos, inclusive por dispensarem a necessidade de espaço físico, sua manutenção e o consumo de energia na operação de servidores internos.
Para soluções em nuvem, a manutenção e as atualizações do sistema são realizadas pelo seu fornecedor, reduzindo despesas com suporte técnico. Assim, empresas conseguem reavaliar e realocar orçamentos para áreas estratégicas.
Maior eficiência de acesso
Quanto mais uma empresa cresce, mais processos e pessoas precisam ser administrados. Escalar a operação a partir de um sistema ERP Cloud permite acessos simultâneos e perfeitamente estáveis a um número ilimitado de usuários, qualquer que seja a localização.
Para evitar os riscos de invasões, o firewall filtra e controla o tráfego de dados, impedindo acessos não autorizados ao sistema.
As informações inseridas ou alteradas por cada usuário são atualizadas em tempo real com um ERP na nuvem como o TOTVS Cloud. A agilidade no processamento de dados é algo fundamental para empresas em crescimento, sobretudo as que oferecem serviços e precisam de uniformidade e precisão nos dados.
Servidores locais levam mais tempo em processamento, trazendo limitações práticas como demora na sincronização de dados, maior risco de falhas, restrição na colaboração e necessidade constante de verificações e manutenções no sistema.
Como preparar a migração do seu ERP para a nuvem?
Uma estratégia de migração bem elaborada garante uma transição eficiente e minimiza riscos como perda de dados, interrupção dos serviços ou incompatibilidade entre sistemas. Ter um plano detalhado garante que todos os aspectos da migração sejam considerados, desde a preparação dos dados até a configuração do novo sistema.
O roadmap de atividades para passar a utilizar um ERP Cloud também garante previsibilidade quanto aos custos envolvidos e ao tempo necessário para a conclusão da migração.
Testes, treinamentos e validações devem ser considerados no planejamento. Confira suas etapas a seguir:
Alinhe os objetivos
Coordenar objetivos de negócios e TI, criando uma proposta de valor clara, que destaque os benefícios e considere dados e métricas relacionados ao uso e às capacidades da nuvem, é o ponto de partida para a migração.
Desenvolver um plano de ação detalhado, preparar a execução e estabelecer uma governança robusta são atitudes essenciais para mitigar riscos e otimizar esse processo. Por conta disso, estabeleça princípios de decisão para a migração, levando em conta:
- Prontidão da equipe e fácil acesso aos aplicativos,
- Prioridades do negócio
- Estratégias de modernização de aplicativos,
- Capacidade do servidor dos fornecedores.
É importante, também, ter um olhar sobre as possibilidades técnicas do ERP em uso: nem todos podem ser migrados para a nuvem.
Elabore um plano de ação
Planejar a migração de ERP local para ERP em nuvem inclui definir cronogramas, alocar recursos e identificar as etapas críticas deste processo. Inclua na estratégia a seleção de fornecedores, a negociação de contratos e a definição de métricas para medir o sucesso da migração.
Nessa fase, processos internos também são revisitados e podem ser modificados de acordo com as possibilidades da nuvem, como escalabilidade e flexibilidade. Considere também a necessidade de garantir que todos os departamentos estejam alinhados com as novas ferramentas e práticas.
Prepare para execução
Identificar e segmentar as cargas de trabalho de cada equipe é essencial para uma migração bem-sucedida para a nuvem. Essa etapa assegura que todos os aplicativos e dados estejam prontos para a transição, pois cada profissional interno deu atenção necessária para minimizar os erros para a migração.
Adotar boas práticas durante a implementação e analisar a alocação das cargas de trabalho são fundamentais para otimizar o uso dos recursos. Isto envolve criar e implementar processos que garantam monitoramento, manutenção e suporte adequados para os sistemas Cloud.
Estabeleça regras para mitigar riscos
Minimizar interrupções nos fluxos de trabalho e criar processos sólidos para proteger a integridade e a segurança dos dados são as prioridades desta etapa. Adotar uma abordagem de ciclo de vida para a governança em nuvem é uma ação recomendada.
Além disso, crie um fluxo para obter feedbacks sobre a conformidade do sistema cloud. Isto pode ser feito diretamente nos fluxos de trabalho na operação, o que ajuda a garantir aderência contínua às políticas estabelecidas.
Otimize e escale o uso da infraestrutura
Avaliar e evoluir significa ajustar o uso do cloud ERP e a configuração de seus recursos. É uma etapa fundamental para melhorar a eficiência, reduzir custos e atender melhor às demandas de negócios.
O processo envolve identificar áreas onde as atividades podem ser otimizadas e, se necessário, ajustar o dimensionamento de servidores, otimizar o armazenamento e melhorar o gerenciamento de dados. Como a assinatura é feita sob demanda, é possível aumentar ou diminuir a quantidade de espaço e processamento de dados.
Os passos seguintes incluem priorizar investimentos que avancem as estratégias de nuvem existentes e criar objetivos compartilhados entre as equipes para garantir uma abordagem centrada no cliente.
É uma forma de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e para atender as necessidades da empresa. Inclusive, existem recursos que se adaptam muito bem ao universo cloud, como o app Meu RH TOTVS, que já funciona através de diversos dispositivos e em qualquer lugar.
Consultoria especializada para migrar para Cloud ERP
Uma visão externa e apurada pode fazer toda a diferença na migração do ERP para a nuvem. A consultoria realiza uma análise detalhada das cargas de trabalho e da infraestrutura existente e cria um plano de ação robusto e adaptado à realidade de cada organização.
O suporte contínuo durante a execução, que inclui testes, treinamentos e validações, assegura que todos os aspectos da migração sejam abordados, minimizando riscos e garantindo que a nova solução atenda às expectativas.
Com mais de 15 anos de experiência, a CRM Services se destaca como uma líder no setor de consultorias especializadas em sistemas de gestão TOTVS, ajudando inúmeras organizações a otimizar seus processos e aumentar a produtividade.