A implantação de um ERP pode resolver questões enfrentadas por empresas de qualquer segmento, mas ainda pode parecer complexa demais de ser feita.
Apesar disso, o sistema integrado de gestão empresarial é a solução mais indicada para otimizar e automatizar processos de negócios, substituindo planilhas e processos manuais para unificar ações de vários softwares em apenas uma plataforma.
Para obter os benefícios de um sistema de gestão ERP, como a automatização de tarefas rotineiras e a padronização de processos, não basta obter uma licença e contar com o suporte TOTVS.
A etapa de implantação tem de ser bem estruturada e coesa para fazer com que uma maior eficiência operacional seja conquistada. Implantar um ERP não é algo simples, e as empresas podem enfrentar uma série de desafios ao adotar essa tecnologia.
Da resistência à mudança por parte dos colaboradores até a necessidade de uma personalização detalhada para atender às necessidades específicas do negócio, cada etapa exige planejamento cuidadoso e uma execução precisa. É o que vamos falar neste conteúdo, como facilitar esta implantação e obter melhores resultados a curto prazo.
Quais as dificuldades na implantação de ERP?
Para melhorar a tomada de decisão, baseando-se em dados, é fundamental integrar as filosofias de gestão de diferentes áreas da empresa. No entanto, a implantação de um ERP pode se tornar um projeto caro e demorado se não for conduzida adequadamente.
A expectativa dos gestores para ter o sistema funcionando pode gerar complicações que atrasam o projeto, comprometendo o cronograma, os resultados e gerando inúmeros chamados.
TOTVS ou qualquer outro fornecedor de ERP pode fornecer suporte até certo ponto, mas nada substitui o planejamento e o acompanhamento de consultores dedicados.
Vamos listar os principais desafios na implantação para te ajudar neste planejamento.
Nível de expectativa
Ter todos os departamentos, como financeiro, RH, vendas, logística e produção, interligados em uma única plataforma é o que motiva gestores a apostarem em um ERP. Um software integrado garante que as informações fluam livremente entre as áreas. Mas há um caminho a percorrer até que todos esses benefícios sejam plenamente alcançados.
Um exemplo é o ERP Protheus, software TOTVS. Seu alto potencial de customização é uma vantagem que pode virar um problema para quem não tem conhecimento aprofundado na solução. Portanto, os gestores esperam uma coisa e na prática recebem outra, causando uma frustração grande diante das expectativas anteriores.
Para atender às necessidades específicas de cada setor, o Protheus precisa ser configurado do zero. Por isso os times precisam de clareza sobre suas reais necessidades, caso contrário o ERP será implantado com configurações padrão pelo suporte técnico de TI.
O resultado? Dificuldade em concluir processos essenciais e até falhas graves que podem fazer o sistema travar, comprometem a eficiência operacional, geram frustração e custos adicionais para a empresa.
A implantação de um ERP envolve o alinhamento de processos, uma personalização apurada e a superação da resistência à mudança entre líderes e colaboradores.
Falta de envolvimento dos times internos
Para que o sistema seja realmente eficaz, quem vai utilizar a plataforma diariamente deve participar do processo de implantação. Eles conhecem em detalhes os processos que o ERP deve cobrir e podem fornecer informações indispensáveis para uma configuração mais alinhada com a realidade da empresa, evitando ajustes e problemas técnicos posteriores.
A definição e personalização dos fluxos de trabalho para a folha de pagamento requer a participação dos times de RH e Departamento Pessoal, colaborando com a equipe de TI e com especialistas no ERP RH Digital, por exemplo.
No início do processo de implantação, a contribuição desses profissionais é mapear requisitos específicos da empresa: tipos de remuneração, benefícios, regras de cálculo de horas extras e impostos, e políticas de licença, entre outras atividades
A fase de testes também envolve o uso do sistema por quem de fato terá a rotina impactada por ele. Com dados reais ou simulados, é preciso garantir que os cálculos sejam corretos e que o sistema gere documentos em conformidade com a legislação.
Isso também vale para o Classificador Fiscal TOTVS: processos fiscais devem ser rigorosamente testados. Assim como qualquer outro setor que será impactado pela implantação do ERP.
Erros na gestão do projeto
Quando as etapas de configuração e entrega não são respeitadas, esta desorganização resulta em mudanças constantes nos processos e revisões intermináveis, sem falar nos erros de integração.
A falta de aderência ao cronograma pode resultar em um caos organizacional, da qual a equipe de implantação fica sobrecarregada e o progresso do projeto é constantemente atrasado.
Solicitar a alteração em configurações fundamentais – definidas no começo do projeto de implantação – pode afetar negativamente outras áreas do sistema que já foram configuradas, por exemplo.
Componentes que já foram ajustados para trabalhar com as configurações anteriores precisam ser reconfigurados por conta das constantes revisões, causando retrabalho e desperdício de recursos.
Tentar adaptar o sistema a solicitações e alterações sem um planejamento claro gera uma configuração desordenada, em que diferentes partes do ERP não se comunicam bem entre si, afetando a funcionalidade e a eficiência do sistema como um todo. Sem gestão do projeto, o caos se instaura.
4 passos para implantar ERP
A implantação eficaz de um ERP segue uma série de etapas fundamentais. Da identificação dos processos que impactam a eficiência até o planejamento da infraestrutura ideal, cada fase contribui para a integração bem-sucedida do sistema e a melhoria da rotina empresarial.
Listar os processos que dificultam a eficiência do negócio
Uma empresa é feita dos processos que executa. Quanto mais complexa fica a operação – por conta do aumento de demandas, por exemplo – mais se deve buscar a visibilidade sobre quais processos estão impactando a eficiência. E, claro, como a tecnologia pode auxiliar na melhoria desses processos.
Identificar essas áreas permite que soluções direcionadas sejam implementadas na implantação do ERP para melhorar a organização e o desempenho geral.
Fazer uma gestão dos dados
Quando o negócio começa a se desenvolver e a necessidade de utilizar ferramentas surge, é comum que cada gestor escolha a solução que melhor atende às necessidades da sua área.
Mas, com ferramentas descentralizadas, não há uma visão unificada de informações que são, na maioria das vezes, complementares. Para implantá-los corretamente em um ERP é importante saber quais são estes dados, onde estão e onde devem ser inseridos no software, seja a infraestrutura híbrida, na nuvem ou on-premise.
Criar hierarquia de prioridades no desenvolvimento
Compreender as principais dificuldades da empresa, a localização atual dos processos e dos dados permite identificar o que é mais urgente e o que pode ser abordado posteriormente.
Hierarquizar prioridades organiza as etapas de entrega do projeto, garantindo que as questões mais críticas sejam resolvidas primeiro, o que facilita uma implantação bem estruturada.
Planejar a infraestrutura
Escolher a infraestrutura adequada para o ERP significa escolher entre licenças on-premise, híbrida ou cloud.
Exemplos de sistemas ERP, como o Protheus, podem exigir servidores locais com cuidados específicos de manutenção. Já as soluções em nuvem, como a plataforma TOTVS Cloud, demandam apenas a configuração e assinatura do serviço.
Sistemas híbridos combinam ambos os formatos, exigindo uma análise detalhada sobre quais dados serão armazenados na nuvem e quais permanecerão em servidores locais, sempre considerando a segurança, o acesso dos usuários e a manutenção.
Escolher o que faz mais sentido para o negócio, pensando em quantidade de dados, acessos e processamento dessas informações, é fundamental. Sente-se com seu time de TI para entender qual escolha é a ideal. Caso não tenha um time, uma consultoria dedicada ao ERP é uma escolha acertada.
Benefícios ao implantar ERP
- Custo-benefício: ainda que os sistemas ERP sejam geralmente mais caros, integram todos os processos da empresa em uma única plataforma. Em vez de contratar múltiplos serviços SaaS para diferentes setores, a contratação de um ERP engloba módulos dedicados que cobrem todo o ciclo de operações.
- Controle dos processos: a digitalização de processos manuais aumenta o controle e segurança dos dados. Com todos os processos automatizados e monitorados em tempo real, a empresa obtém uma visão mais clara das operações, pode tomar decisões através de fatos e eleva padrões de qualidade.
- Empresa preparada para se tornar data-driven: organizar dados de maneira centralizada facilita o trabalho dos profissionais de Business Intelligence (BI), que podem gerar gráficos e relatórios precisos, facilitando a análise de dados e aumentando o nível data driven do setor – sendo um pontapé inicial para chegar ao data discovery.
Quero desenvolver ERP que eu já tenho, não implantar um novo, o que faço?
Obter um diagnóstico detalhado do sistema é o primeiro passo para otimizar seu uso. Esse processo verifica a aderência do software aos processos da empresa, a escalabilidade, a adequação do setor de TI e a eficácia das personalizações.
Também é importante analisar se a equipe está treinada e se o sistema fornece dados consistentes e um bom desempenho no geral.
O resultado do diagnóstico permite a revitalização do ERP, que envolve atualizar e otimizar o sistema para melhorar sua usabilidade e garantir que todas as suas ferramentas funcionem de modo eficaz.
É altamente indicado realizar a revitalização antes que problemas de desatualização comprometam o desempenho do sistema. O calendário de releases TOTVS ajuda a identificar os momentos chave para essa ação.
O diagnóstico e a revitalização são complementares, com o diagnóstico ajudando a identificar problemas e a revitalização proporcionando as correções necessárias, assegurando que o ERP continue a atender às demandas da empresa e a melhorar continuamente sua performance.
Conte com especialistas em TOTVS para acelerar a implantação e garantir que os resultados apareçam!