O controle de estoque faz parte da realidade de diferentes empresas que trabalham com indústria, comércio e logística, e se tornou fundamental para manter a saúde financeira, reduzir custos operacionais e evitar prejuízos. O avanço da tecnologia trouxe ferramentas que transformaram esse processo, permitindo um controle mais eficiente e estratégico.
Neste guia, exploraremos a evolução do controle de estoque, seus benefícios e como os sistemas TOTVS, de TMS, OMS e ACD podem otimizar sua operação.
Antes da tecnologia: como funcionava o controle de estoque sem ERP?
No passado, o controle de estoque dependia de processos manuais, como planilhas e registros físicos, em arquivos e cadernos de entrada e saída. Era um formato de trabalho que exigia muito esforço e atenção dos operadores de estoque e dos gestores, pois as tarefas estavam suscetíveis a erros, resultando frequentemente em prejuízos por excesso ou falta de mercadorias.
A falta de integração entre setores, como compras, finanças e vendas, dificultava ainda mais o processo, tornando-o lento e pouco eficiente. A partir do uso de computadores que os arquivos digitais e sistemas começaram a surgir para facilitar estas atividades.
Como é o padrão atual de controle de estoque?
O desenvolvimento de sistemas ERP, como o TOTVS Protheus e Datasul, transformou profundamente o controle de estoque. Hoje, as empresas contam com recursos como:
- Automação: Processos como entrada e saída de mercadorias são registrados automaticamente.
- Integração: Conexão entre setores para uma visão unificada e estratégica da operação.
- Relatórios Gerenciais: Dados precisos facilitam a tomada de decisão em tempo real.
Além disso, novas ferramentas avançadas, como Gestão XML Protheus, TMS, OMS e ACD, trouxeram ainda mais personalização e evolução para o setor, levando a eficiência para outro nível. Dessa forma é possível conectar processos fiscais, logísticos e de distribuição em uma única plataforma integrada.
6 vantagens de um sistema de controle de estoque
Atualmente é praticamente impossível abrir um negócio, ou tocar um negócio, sem a utilização de um sistema. Apesar do avanço da tecnologia, as diversas opções no mercado trazem algumas dúvidas de qual escolher, por que escolher e como utilizá-la.
Vamos listar algumas vantagens do uso desse tipo de sistema, seja ele em ERP ou não – mas o indicado é sempre utilizar um ERP, pois ele é considerado o coração de uma empresa com processos que envolvem muitos setores, profissionais e tarefas diferentes.
Otimização do processo de compras
Otimizar significa registrar com eficiência todas as movimentações automaticamente e integrar todas elas com outros setores, como financeiro, contabilidade e vendas. Todo ERP da TOTVS realiza esses processos, mais ou menos personalizados no que se refere a mercadorias.
No entanto, ferramentas como o Gestão XML Protheus, sistema que é instalado no módulo de Compras do Protheus, ajudam a automatizar esses processos. Com ele, o registro de notas fiscais é facilitado, melhorando o planejamento de compras e garantindo conformidade fiscal.
Facilidade no controle de fornecedores
Quando falamos em mercadorias e estoque, estamos falando de guardar materiais e produtos de diferentes marcas e fornecedores. Um sistema dedicado ao controle de estoque organiza as entregas e produtos de cada fornecedor.
Além disso, com ele, há integração com sistemas municipais e estaduais e com SEFAZ, permitindo gerenciar o status de cada produto e fornecedor através do XML da nota fiscal. Assim é possível acompanhar entregas, prevenir atrasos, aprovar a entrada ou saída de alguma mercadoria e até contestar algum problema, como atrasos e não entregas.
Alinhamento com o plano financeiro da empresa
Um estoque bem controlado evita desperdícios, isto você já sabe. Mas o diferencial de um sistema voltado para isso é a colaboração com as finanças, inclusive evitando compras desnecessárias, ajudando no planejamento financeiro anual e no alcance das metas empresariais.
É possível realinhar o controle de acordo com o momento do negócio, assim como prever resultados e entender onde é possível melhorar.
Prevenção de prejuízos e garantia de qualidade
Um sistema de controle de estoque de um ERP reduz problemas no estoque, pois além de garantir um histórico de ações dos usuários, ele adverte quando algo está incorreto, permitindo que o time encontre o problema e resolva a questão em pouco tempo.
É uma funcionalidade que também elimina desperdícios e assegura a qualidade dos produtos entregues ao cliente final.
Fornecimento de relatórios gerenciais
Além da integração com Power BI, dando visibilidade total da operação, o próprio ERP entrega alguns relatórios automáticos de processos de rotina. No Protheus, por exemplo, é possível utilizar o Smartview.
São ferramentas que trazem, por exemplo, indicadores de desempenho logístico, giro de estoque, consumo de materiais etc, auxiliando decisões estratégicas.
Integração de informações entre setores
Os sistemas TOTVS são conhecidos por proporcionarem alto nível de integração entre departamentos. No caso do controle de estoque, o sistema também conecta a operação com áreas como logística, compras, finanças e até a alta diretoria, promovendo maior eficiência e visibilidade nas operações.
Os sistemas TOTVS para controle de estoque
A TOTVS oferece soluções robustas e personalizáveis, que atendem às necessidades específicas de empresas médias e grandes, promovendo eficiência operacional e tomadas de decisão mais assertivas. Além dos ERPs padrões, como Protheus, RM e Datasul, há módulos extras que podem ser inclusos nestes grandes ERP, é o que vamos ver nos próximos tópicos.
TMS – Transportation Management System
O TMS TOTVS gerencia o transporte de mercadorias com funcionalidades como:
- Planejamento de rotas considerando restrições logísticas e geográficas.
- Automação do despacho de cargas e emissão de documentos fiscais.
- Monitoramento em tempo real das viagens, reduzindo custos e prazos de entrega.
OMS – Order Management System
O OMS TOTVS centraliza o ciclo completo de pedidos, desde a entrada até a entrega final. Ele proporciona:
- Integração com lojas físicas e canais online.
- Otimização de rotas com o TOTVS Roteirização e Entregas.
- Conferência e separação automatizada, garantindo maior precisão nos pedidos.
ACD – Automação e Coleta de Dados
O ACD TOTVS viabiliza a coleta de dados em dispositivos móveis, com vantagens como:
- Operação offline com sincronização automática.
- Redução de custos e aumento de produtividade em até 70%.
- Maior controle de inventário e processos de separação e expedição.
Otimize seu sistema TOTVS para um controle de estoque mais eficiente
Com as diversas ferramentas ditas aqui, quando integradas ao TOTVS Protheus, RM ou Datasul, sua empresa alcança uma gestão de estoque mais eficiente, reduz custos e melhora sua competitividade no mercado.
Caso sua operação esteja com problemas, existe diferentes possibilidades de melhoria e implementação de novas soluções para que sua operação funciona plenamente. Adotar soluções como Gestão XML Protheus, TMS, OMS e ACD são extremamente funcionais para grandes empresas, e também um diferencial competitivo que impulsiona o crescimento e o sucesso no mercado.
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