Compreender a função de um fluxo de caixa é tão essencial como executá-lo da maneira correta.
Ter o controle financeiro de um negócio é uma das etapas mais importantes na administração de uma empresa, já que é por meio dele que é possível entender a saúde financeira da organização e a quantidade de dinheiro que entra e sai do empreendimento.
No entanto, nem todos os empreendedores consideram essa análise necessária, (também conhecida por fluxo de caixa) ou seja, acabam comprometendo a estabilidade da empresa por não darem a devida importância ao processo de controle das finanças.
Apesar de o fluxo de caixa não ser executado por todas as organizações, há, ainda, os gestores que executam o procedimento, mas de forma errada, o que resulta em consequências negativas para o desempenho da empresa. Dessa forma, é essencial não apenas saber a função de um fluxo de caixa, mas também como executá-lo da maneira correta.
Primeiramente, a planilha de fluxo de caixa consiste no movimento de entrada e saída do dinheiro da empresa e na boa gestão para controlar os gastos e otimizar a receita.
Diante disso, é fundamental saber como utilizar o fluxo de caixa para antecipar eventuais desequilíbrios financeiros, identificar oportunidades de aplicações e investimentos, negociar custos menores para a captação de recursos, negociar um maior prazo de pagamento com fornecedores e, até mesmo, fomentar vendas à vista ou com recebimento a curto prazo.
Para que seja possível obter todas essas vantagens, é necessário executar o fluxo de caixa de forma apropriada e há, para isso, três passos a seguir para não errar nesse processo:
Para executar um fluxo de caixa da maneira certa, o primeiro passo é fazer o lançamento de todas as receitas da empresa, ou seja, registrar todas as vendas previstas nos próximos meses ou toda a quantia de dinheiro que é garantia de entrada.
É importante lembrar, neste ponto, que vendas à vista e a prazo devem ser separadas, bem como as parcelas do pagamento a prazo devem ser provisionadas. Além disso, é fundamental evitar otimismos e sempre trabalhar com o pior cenário possível, assim o empreendedor evita surpresas e estará preparado para lidar com situações negativas, caso existam, como descontos ao consumidor e inadimplência, fatores que reduzem a receita.
Assim como é essencial fazer o lançamento das receitas, é necessário realizar o lançamento das despesas, pois, somente assim será possível identificar qual será o montante final da empresa no final de determinado período.
Para isso, é preciso provisionar todos os gastos da organização, como compras, aluguel, salários, contas de água, luz, telefone, energia, entre outras despesas no fluxo de caixa.
Mesmo que os valores possam variar ou assustar, é fundamental que todas as movimentações sejam registradas, pois isso evita que alguns gastos sejam esquecidos e não haja orçamento suficiente para pagamento, o que pode resultar em inadimplência da própria empresa no mercado.
No caso de uma pequena ou média empresa, por conta do Simples Nacional ou MEI, o empreendedor pode, em caso de não pagamento de dívidas, perder seu direito de exercer suas atividades dentro do regime do qual é optante.
Tendo todos os valores de receitas e despesas, é o momento de balancear os números e realizar o controle dos saldos. Essa etapa é extremamente importante para garantir o bom funcionamento do fluxo de caixa e permitir uma boa saúde financeira ao negócio.
Para o controle de saldos, pode ser interessante utilizar uma planilha de fluxo de caixa, um software de gerenciamento financeiro ou até mesmo um sistema de gestão, como os ERPs da desenvolvedora TOTVS, Protheus e RM, para não só fazer o registro das despesas e receitas, como também para calcular o saldo a restar após as deduções de débitos.
Outra dica é sempre referenciar a conta de entrada e saída do dinheiro, para que as movimentações bancárias sejam mais fáceis de serem monitoradas.
Com isso, ter um fluxo de caixa funcionando corretamente é essencial para as empresas organizarem suas contas e terem uma visão mais ampla de quanto ganham com receitas, quando gastam com despesas e quanto lhes sobra ao final de determinado período.
Assim, entender e praticar os passos acima faz com que o empreendedor tenha mais controle da saúde financeira de sua empresa e esteja pronto para lidar com situações negativas, já premeditando algumas estratégias.