A gestão do orçamento de TI é uma atividade que pode passar despercebida durante o ano, mas quando chega o último trimestre, com a necessidade de fazer balanços financeiros e auditorias fiscais, planejar o orçamento se torna uma atividade central do setor, tanto para seguir com o planejamento anual corretamente e se preparar para o próximo ciclo.
Um orçamento de TI estratégico permite reduzir custos, identificar desperdícios e novas oportunidades de investimentos. Dessa maneira, a TI evita sofrer cortes de investimentos para o novo ciclo, assim como mantém o seu papel estratégico, permitindo que a estrutura do time continue funcional e com profissionais produtivos.
Para se ter uma ideia prática, segundo a pesquisa de 2022/23 sobre uso de TI nas médias e grandes empresas, feita pela FGV EAESP, os gastos e investimentos com TI desde 2020 variam de 8% a 9% do faturamento líquido. São dados que podem ajudar na hora de fazer um bom planejamento orçamentário.
Neste conteúdo vamos te ajudar a planejar um bom orçamento de TI e tirar as principais dúvidas sobre o tema, afinal, não é uma atividade técnica e comum de um programador, mas fundamental para os gestores da área.
4 dicas para planejar o orçamento de TI
Planejar o orçamento estratégico de TI é sempre um quebra-cabeça, é preciso ver quais gastos estão compensando, o que não está sendo aproveitado, se há falta de equipamentos, estrutura e até profissionais.
Em resumo, os gestores de TI precisam levar em conta vários processos e tomar decisões que irão distribuir o orçamento para o próximo ano. Apesar de parecer complexo, é um trabalho essencial para identificar os ganhos, a eficiência da equipe e como os projetos estão sendo eficazes.
Da mesma forma, também ajuda a identificar problemas e as causas destes problemas, podendo reduzir custos que podem ser investidos em áreas, funções e projetos diferentes e que façam mais sentido.
Alguns benefícios com o planejamento do orçamento de TI:
- Otimização contínua dos processos e sustentabilidade financeira do setor;
- Visão clara do quanto o setor gasta hoje, quanto pode gastar amanhã e quanto deve receber nos próximos ciclos;
- Ajuda a entender os custos gerais da empresa e também de cada departamento, entendendo particularidades e desafios de outras gestões;
- Criação de uma infraestrutura de TI que traga aumento de produtividade e motivação profissional.
Separamos 4 dicas que irão ajudar no processo de planejar o orçamento para 2024, que deve ser minucioso, afinal, estamos falando da saúde financeira da empresa como um todo também.
Alinhamento de estratégias para garantir continuidade financeira
Antes de levantar informações que trarão novos gastos, é importante fazer uma análise detalhada do que já existe e é prioritário para ter continuidade. Por exemplo, pode ser impossível trabalhar sem um bom banco de dados em nuvem, pois isso trará problemas de segurança da informação, assim como quedas constantes de um sistema que é usado pela empresa toda e pelos clientes.
Isso configura como um gasto que é obrigatório, pois a ferramenta deve ser mantida. Essa fase também conta com o valor gasto com pessoal, ou seja, folha de pagamento: salários, benefícios e direitos básicos, como férias, licenças remuneradas etc.
Levantar essas informações garante que a gestão saiba quanto que o próprio setor custa para a organização, da mesma forma que traz uma noção do quanto é produzido financeiramente para a mesma organização.
Outros exemplos de gastos que podem ser considerados fixos:
- Equipamentos de trabalho (notebooks, desktops, uniformes, periféricos e acessórios);
- Licenças e softwares essenciais;
- Se houver espaço físico, é possível analisar os gastos de água, luz e aluguel;
- Eventos e programas de treinamento contínuos para o time.
Alinhe todos estes pontos estratégicos já existentes e faça uma lista do que deve ser mantido e é prioritário.
Realocação financeira e novos investimentos
Se a etapa anterior te ajudou a entender os custos da área como um todo, aqui a análise serve para entender o que pode ser retirado que ajudará a custear, ou mesmo cobrir inteiramente novos investimentos no setor.
Quando um orçamento de TI anual é realizado, é normal que tenha mudanças no time, nos softwares, nos equipamentos e projetos que serão focados para o futuro. A análise também deve considerar esses pontos, e como novos investimentos serão benéficos para a empresa e também para o time.
Aqui alguns fatores que podem exemplificar:
- Transições de carreira;
- Promoções;
- Demissões;
- Contratações necessárias para o próximo ano;
- Treinamentos em novas linguagens de programação;
- Desenvolvimento de novas funcionalidades ou processos.
Antes de entender questões financeiras, é necessário alinhar quais estratégias serão prioritárias para o ano seguinte, assim fica mais fácil fazer essa realocação.
Por exemplo, se o investimento em suporte ao colaborador for imprescindível, essa realocação deve acontecer para facilities, contratando analistas de suporte técnico ou similar. Caso a área de data science seja a prioridade, novas ferramentas de análise e treinamentos relacionados farão parte dos gastos futuros.
Comunicação com outros setores
Há diferentes tipos de orçamentos empresariais, mas todos eles requerem que todos os setores se comuniquem. Normalmente é o Financeiro que centraliza estas comunicações e processos, mas ainda assim é o momento para entender quais processos e investimentos possuem relação com mais de um setor.
Por exemplo, as mudanças regulatórias no setor fiscal, trabalhista ou mesmo de privacidade esbarram no setor da tecnologia, seja para melhorar ou atualizar os processos em uma ferramenta, ou a contratação de um novo sistema. É uma mudança que interessa tanto a área tech quanto as outras, como financeiro, contábil, Recursos Humanos e alta diretoria, como CTOs e CEOs.
Reserve recursos para medidas de emergência (se possível)
Por mais eficiente que as finanças do setor sejam, negócios sempre lidam com imprevistos, seja uma situação política, de saúde global ou momentos de crises econômicas. Nessas horas é importante ter uma reserva financeira, mesmo que seja específica para TI.
Ela ajudará a empresa a lidar rapidamente com o desafio sem tomar atitudes drásticas, como cortes que podem acabar impactando em produtividade, que é o fator principal para gerar receita.
Modelo de orçamento de TI ideal para gestores
De maneira objetiva, não há um modelo ideal para criar um orçamento de TI. Depende da indústria, da cultura empresarial sobre questões financeiras e até das ferramentas disponíveis para analisar receita, gastos, faturamento total, vendas etc.
Para te ajudar nesta fase de fim de ano e início do ano seguinte, preparamos um modelo de orçamento de TI totalmente alinhado ao setor. O objetivo é levantar atividades, necessidades e soluções específicas da área de TI.
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Eficiência e habilidades da TI como diferenciais
Um diferencial da área da Tecnologia da Informação é ser uma das áreas mais inovadoras do mercado de trabalho. É uma habilidade vantajosa que pode ser usada para criar relatórios completos das finanças do setor.
Assim, além da qualidade técnica para resolver os problemas da área de tecnologia, o setor é visto como essencial para a alta gestão, com habilidade também para padronizar o formato de orçamento para outros setores.
Neste sentido, ser orientado a dados auxilia no planejamento orçamentário, portanto, utilize o que tiver a seu favor. Ferramentas como Data Studio, Power BI, Softwares as a Service (SaaS) e até as ferramentas disponíveis em ERPs, como os da TOTVS.
Caso tenha mais dúvidas, acompanhe os conteúdos do canal da CRM Services sobre o mundo da tecnologia. Assista nosso vídeo sobre as possibilidades dos ERPs TOTVS.