O diagrama de fluxo ajuda a melhorar os processos e sistemas internos, garantindo que as partes interessadas de seu negócio tenham um caminho claramente definido. O diagrama pode ser simples ou complexo, o que garante a flexibilidade necessária para que o sistema tenha alto desempenho no dia a dia.
Normalmente são usados para representar visualmente o fluxo de processos de um sistema empresarial. Imagine que os fluxos funcionando nos bastidores de uma tecnologia, da mesma forma que um diretor de uma peça exerce sua função atrás das cortinas, por exemplo.
Para aprender mais sobre diagramas de fluxo, seja focado em usuários ou simplesmente em dados, continue a leitura do nosso artigo!
O que é diagrama de fluxo?
Um diagrama de fluxo mapeia a sequência de informações usados em qualquer processo ou sistema. Serve para que a equipe de implantação tenha uma visão gráfica geral de como o processo flui dentro do sistema, da mesma forma que facilita o entendimento de como é a navegação de telas e botões.
É um procedimento que utiliza símbolos ou formas geométricas, como retângulos, quadrados, círculos, losangos e setas. É um mapa que recebe ainda algumas breves descrições de texto, para mostrar entradas e saídas de dados, pontos de armazenamento e as rotas do processo, pensando nas possíveis escolhas do usuário.
Dessa forma, os diagramas de processos podem ser usados do ponto de vista comercial, ou seja, para aplicativos e lojas virtuais. Por outro lado, também são comuns em processos internos, como solicitações para o setor de compras, RH e jurídico.
Por isso, podemos separar o diagrama de fluxo em 2 grandes tipos: diagrama de fluxo de usuário e diagrama de fluxo de dados.
Navegação do usuário
Os diagramas focados no usuário são fluxogramas pensados na experiência e jornada de compra do consumidor. Quais são os passos que o cliente ou lead toma para completar uma tarefa ou alcançar um objetivo? Ao desenhar fluxo destas etapas, fica mais fácil para o time de TI implantar o sistema.
Para exemplificar este tipo de diagrama, podemos citar a etapa de compra em um e-commerce. O fluxo de compra segue com adição de itens no carrinho, checkout, pagamento e acompanhamento do pedido.
Para que o sistema entenda todos estes comandos do consumidor, todo o processo é organizado primeiramente em um modelo de fluxo. Este diagrama de fluxo do usuário tem como objetivo central entender como os usuários interagem com seu aplicativo, produto ou site e se está funcional e eficiente.
Fluxo de dados
Já os diagramas de fluxos de dados (DFD) são mais voltados para processos internos das empresas, não tem foco em usabilidade, mas sim na simplificação dos processos, demonstrando como os dados fluem por eles. O DFD é bastante útil para explicar como um sistema funciona tanto para os analistas de TI, quanto para pessoas que não entendem nada de linguagens de programação.
É uma forma de visualmente explicar como é o sistema digital, já que toda sua base vem da lógica de computação e apenas utilizar palavras pode ser complicado. Este tipo de diagrama foi criado ainda nos anos de 1970, pelos pioneiros da computação Ed Yourdon e Larry Constantine.
No entanto, já recebeu evoluções o bastante para também ser um método de análise e design de sistemas estruturados. Esse formato moderno de DFD culminou na metodologia ágil que conhecemos hoje, como Scrum e DSDM.
Principais símbolos utilizados no diagrama de fluxo
Cada empresa possui uma forma de criar o próprio fluxo e processos, por isso os símbolos usados podem variar. De toda forma, sejam quais forem as regras ou orientações utilizadas, os símbolos representam 5 componentes, como mostramos na tabela abaixo:
Exemplo de um diagrama de fluxo no Fluig
Quando falamos em Fluig, os diagramas de fluxo estão presentes no dia a dia da ferramenta, pois são necessários para a construção de qualquer processo.
A gestão de processos no Fluig é pensada para automatizar determinadas ações e tarefas que estão presentes em qualquer empresa. Entre os exemplos, solicitações e pedidos de reembolso, de compra de equipamentos, de viagem etc.
Antes de iniciar um processo de solicitação ou tarefa, ele passa pela construção de um diagrama. Veja um exemplo de diagrama que funciona para uma solicitação de compra no sistema Fluig:
Além disso, a configuração dos processos internos no Fluig pode ser separada por algumas etapas, que devem ser consideradas quando um diagrama de fluxo é feito, como:
- Iniciar solicitações: permite iniciar solicitações referentes a processos que tenham sido configurados e liberados;
- Configurar processos: neste espaço é realizada a criação e edição dos processos. É possível incluir e configurar atividades e fluxos, propriedades e a vinculação ou modificar formulários que estejam relacionados ao processo;
- Consultar solicitações: permite a consulta de solicitações em andamento, estejam elas finalizadas ou canceladas;
- Eliminar solicitações: permite excluir solicitações finalizadas e canceladas;
- Converter solicitações: recurso para converter solicitações abertas em versões mais antigas do sistema para versões mais novas;
- Listar tarefas: permite configurar uma lista específica e posteriormente associar atividades e definir responsáveis que auxiliarão na conclusão desta tarefa.
Benefícios do diagrama de processos do Fluig
A plataforma Fluig foi criada para que qualquer empresa consiga unificar processos, pessoas e sistemas com uma interface simplificada e intuitiva. Para isso, a construção dos diagramas e workflows estão intrinsicamente ligadas à facilidade do uso do sistema.
Por ser uma plataforma com diversas possibilidades, os recursos para engajar colaboradores e promover soluções ágeis são flexíveis o bastante para atender diferentes setores e necessidades empresariais.
Um desses processos, por exemplo, pode ser o fluxo de aprovações, bastante comum em empresas de diferentes setores. São tarefas que precisam seguir em frente apenas quando um gestor aprova uma ação. Para evitar fazer isso manualmente, o Fluig tem todo uma construção de fluxo para atender este tipo de rotina.
Veja mais em nosso vídeo:
Entenda os 3 principais benefícios com os diagramas de processos do Fluig.
Mais eficiência e produtividade
Quando um sistema soluciona uma dor de um processo interno que não funcionava, que trazia problemas e dificuldades para as equipes, o ganho em tempo e redução de retrabalho e estresse é enorme.
São fatores que trazem mais eficiência e produtividade como consequência, já que o processo se torna menos burocrático. Ao invés de finalizar um pedido de compra em 5 passos, por exemplo, é possível fazer em dois com um sistema de diagrama de fluxo eficiente.
Apesar da visualização do processo final ser extremamente intuitivo, por trás dele está a criação de um diagrama de fluxo completo e personalizado, totalmente desenhado para que os dados fluem para as direções corretas, assim os pedidos, solicitações e tarefas funcionam por meio da automatização.
Melhoria na organização e visualização de tarefas
Quando os diagramas são montados antes do processo efetivamente ser implantado, a empresa como um todo tem maior visualização das tarefas de cada departamento, assim como as necessidades de cada time, como repositórios necessários, novas etapas ou atualizações no processo já existente.
Sendo assim, a gestão de tarefas é melhorada pois o planejamento do processo seguiu as etapas corretamente, definindo as necessidades e dificuldades primeiro e solucionando-as com um fluxo inteligente.
Quando o sistema Fluig é implantado nessa circunstância, a empresa ainda tem uma redução de custo, evitando que revisões técnicas aconteçam pouco depois da implantação, seja por falta de atenção sobre rotinas ou sobre como as atividades são executadas.
Alto nível de integração com ERPs
O grande diferencial do Fluig é sua flexibilização com integrações para softwares legados ou ERPs TOTVS. Empresas de grande porte têm dificuldade de criar ou implantar processos simplificados dentro de ERPs, já que são sistemas mais antigos e com maior grau de dificuldade na configuração.
O Fluig é um software que facilita todos os processos dentro dos ERPs, pois os dados conversam diretamente com as linguagens ADVPL ou Progress, assim como linguagens mais comuns, como Java, PHP, C++, HTML, etc.
Potencialize sua operação com um sistema de diagrama de fluxo
A área da tecnologia conta com lançamento de inovações a todo momento e pode ser difícil acompanhar tantas mudanças e readequações do mercado. Apesar de clichê, a realidade é que a gestão de processos é a base para que a organização tenha etapas fluidas e eficiência em todas as escalas.
Tudo começa com os processos. E um sistema de diagrama de fluxo é um grande aliado para organizar e potencializar a gestão de diversos setores, como Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Financeiro, Compras, Logística etc.
Os diagramas de fluxo do Fluig permitem agilizar e otimizar a implantação de processos, proporcionando uma personalização e flexibilização que facilitam o dia a dia dos times e profissionais.
Para implantar a ferramenta e ter todo o suporte, conte com uma empresa especializada em Fluig, preparada para lidar com todas as etapas e fazer um atendimento diferenciado, de acordo com as necessidades da organização.
Conheça o trabalho de consultoria Fluig da CRM Services e os resultados que já trouxemos para diferentes empresas.