Assim como a DIRF, o SPED Fiscal é uma obrigação fiscal para empresas brasileiras que visa simplificar a comunicação entre o contribuinte e o Fisco.
Através dele, as informações fiscais são transmitidas de forma eletrônica, padronizada e integrada, reduzindo a burocracia e aumentando a eficiência na fiscalização.
Para cumprir com a conformidade e evitar possíveis penalidades, é essencial que analistas fiscais e contábeis estejam atualizados. Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber. Continue lendo!
O que é SPED Fiscal?
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma iniciativa do governo que visa informatizar e padronizar o envio de documentos fiscais das empresas para as autoridades tributárias. O principal objetivo é facilitar o controle tributário, agilizar o processamento de informações e aumentar a transparência fiscal.
O SPED Fiscal, também conhecido como Escrituração Fiscal Digital (EFD), é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital, assim como o eSocial, que foi criado para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e de segurança do trabalho.
Cada módulo possui foco e função específica e no caso do SPED Fiscal, a Receita Federal consegue receber informações padronizadas sobre as operações e cadastros que afetam na apuração de impostos. Para isso, as empresas devem registrar mensalmente as operações que impactam o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
O Sistema Público de Escrituração Digital contém 12 subprojetos, cinco dedicados para documentos fiscais e sete para escriturações, entre eles está a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e Escrituração Contábil Digital (ECD).
Além de saber o que é SPED Fiscal, você também deve estar familiarizado com as suas seções, como o Bloco K, mais especificamente a parte do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque. Por meio do Bloco K, é exigido uma descrição detalhada do que entra e sai de estoque, além de outras informações relacionadas ao processo produtivo.
Como funciona a ferramenta?
O funcionamento do SPED Fiscal exige alguns passos para garantir a conformidade com as exigências fiscais. No SPED Fiscal ficam retidas as seguintes informações das empresas:
- Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes e serviços com ICMS), Apuração de impostos;
- Cadastros de produtos;
- Estabelecimento, clientes e fornecedores;
- Informações adicionais;
- Dados de produção;
- Estoque/inventário;
- Controle de crédito de ICMS, e;
- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica e usinas).
Para o envio de todos esses dados, as empresas devem elaborar um arquivo digital em texto que será submetido ao validador SPED Fiscal que é Programa Validador e Assinador (PVA) que verifica a integridade e conformidade dos dados. Após a validação, o arquivo deve ser assinado digitalmente com um certificado eletrônico autorizado.
Uma vez assinado, o arquivo digital é enviado para a Receita Federal, onde os dados são analisados e armazenados para controle tributário.
Qual a relação do SPED com ERPs?
Muitas empresas utilizam sistemas de ERP para gerenciar e automatizar essas tarefas, garantindo que todos os dados fiscais estejam integrados e corretos.
Sistemas de ERP, como TOTVS, permitem a organização e gerenciamento de grandes volumes de informações fiscais, facilitando o preenchimento do SPED Fiscal. Com a integração de ERP e SPED, é possível reduzir o tempo e o esforço necessários para organizar e enviar as informações fiscais.
O ERP extrai dados diretamente do sistema de gestão, evitando erros comuns causados por manipulação manual de informações. Os dados são conferidos automaticamente, o que contribui para que as informações sejam enviadas corretamente.
Além de cálculos automáticos de impostos, o ERP padroniza a forma como as informações fiscais são compiladas e enviadas, com base nos requisitos do SPED Fiscal. Isso facilita o envio e reduz a probabilidade de que a empresa precise corrigir informações mais tarde.
Principais erros no SPED
Embora o SPED Fiscal tenha simplificado a comunicação com o governo, muitos erros ainda ocorrem no preenchimento e envio dos dados. Entre eles, estão:
| Erros Comuns no SPED Fiscal | O que acarreta | Como Evitar |
|---|---|---|
| Campos obrigatórios não preenchidos | Penalidades e retrabalho | Revisar antes do envio e validar no PVA |
| Alíquotas incorretas | Multas fiscais | Conferir tabela de alíquotas e atualizações |
| Dados inconsistentes (ex: Código do IBGE para cidade não informado) | Reprocessamento | Padronizar informações no sistema ERP |
| Falta de apuração de impostos | Risco de autuação | Conferir integração ERP-SPED mensalmente |
Esses erros podem ser evitados com a implementação de práticas de revisão e validação dos dados antes do envio. O treinamento dos colaboradores também é essencial para garantir que todos os responsáveis estejam cientes das especificidades do SPED e de como preenchê-lo corretamente.
Alterações para entrega das documentações para 2025
Para 2025, irão ocorrer mudanças visando aumentar a precisão das informações e otimizar a fiscalização. No final de setembro de 2024, a Receita Federal publicou uma atualização no Sped Fiscal, por meio da versão 3.1.7 do Guia Prático da EFD ICMS IPI e a Nota Técnica 2024.001 v1.0 com vigência a partir de janeiro/2025.
A versão do guia prático traz novas regras de validação e ajustes nos registros, exigindo uma atenção especial ao preenchimento dos campos. As seguintes alterações foram publicadas e devem ser levadas em consideração:
1. Alteração da validação do registro C700
2. Alteração da obrigatoriedade dos campos 23 e 24 do registro D700
3. Criação do campo 32 no registro D700
4. Alteração da validação do campo 11 do registro D700
5. Criação do campo 17 no registro D750
6. Alteração da obrigatoriedade dos campos 15 e 16 do registro D750
7. Alteração da validação do campo 07 do registro D750
8. Alteração da validação do campo 02 do registro E113
9. Alterações de preenchimento dos campos 14, 24 e 25 do registro D100
10. Inclusão do Conhecimento de transporte eletrônico simplificado no registro D130
11. Alteração no preenchimento dos campos 02, 03, 05 e 06 do registro D130
12. Alteração na regra de validação do campo 18 do registro D100
13. Alteração da exceção 4 do registro D100
Para garantir conformidade e se atualizar sobre a legislação, é importante fazer a consulta ao SPED Fiscal, ficar atento às publicações da Receita Federal e dos órgãos estaduais de fazenda. Além de verificar se seu software de gestão está atualizado para atender às novas exigências tributárias.
Neste contexto, a integração entre ERP e SPED Fiscal é uma solução eficaz para garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas de forma eficiente e precisa. A CRM Services possui uma equipe de consultores experientes para auxiliar nas configurações do SPED no seu sistema TOTVS. Fale conosco e assegure a conformidade fiscal da sua empresa!