Obrigações fiscais no Brasil: garanta conformidade com o ERP TOTVS

O cenário tributário brasileiro está passando por uma transformação significativa com a implementação da Reforma Tributária. As mudanças impactam diretamente a forma como as empresas calculam, recolhem e reportam seus tributos. Neste contexto, manter-se atualizado e preparar-se para as novas regras fiscais é essencial para evitar penalidades e otimizar a gestão tributária. 

Além das obrigações principais, que envolvem o pagamento de tributos, há também a necessidade de adequação às obrigações acessórias, que se tornarão ainda mais complexas e detalhadas. A adoção de um plano de reparametrização dos ERPs, em conjunto com os responsáveis pela gestão fiscal das empresas, será fundamental para garantir a conformidade com o novo modelo tributário. 

Outro ponto essencial é a análise detalhada da cadeia produtiva, permitindo que as empresas entendam os impactos financeiros das novas regras. Avaliar a localização das operações, revisar estratégias de precificação e monitorar benefícios fiscais regionais são ações que podem influenciar diretamente na carga tributária e na competitividade do negócio. 

O que são obrigações fiscais?  

As obrigações fiscais são deveres legais que empresas e contribuintes – físicos e jurídicos – devem cumprir para garantir a arrecadação de tributos e manter a transparência na relação com o Fisco.  

Para as empresas, elas se dividem em dois tipos: 

• Obrigações principais: relacionadas ao pagamento de impostos, contribuições e taxas devidas ao governo, como ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, entre outros. 

• Obrigações acessórias: envolvem a entrega de declarações e registros fiscais, que comprovam o cumprimento das obrigações principais. Exemplos incluem SPED Fiscal, EFD Contribuições, DCTF e ECD. 

Com a Reforma Tributária chegando em 2026, espera-se que o número de obrigações acessórias aumente temporariamente, exigindo maior organização e controle por parte das empresas. Algumas declarações podem parecer duplicadas durante o período de transição, tornando essencial a automação da gestão fiscal por meio de sistemas ERP bem configurados. 

Além disso, mapear corretamente a origem e o destino das operações comerciais se torna ainda mais importante, visto que a nova tributação será baseada no local de consumo. Para as empresas do setor de serviços, por exemplo, o impacto tributário pode ser significativo, exigindo um maior inteligência fiscal. 

Portanto, garantir que a empresa esteja preparada para essa nova realidade tributária não é apenas uma questão de conformidade, mas também de competitividade. A estruturação de um plano estratégico, alinhado às novas exigências fiscais, ajudará as empresas a minimizar riscos, reduzir custos e otimizar a carga tributária ao longo do tempo. 

As principais obrigações fiscais no Brasil  

Obrigação Fiscal	Descrição
EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal)	Registro digital obrigatório das operações de compra e venda para apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Substitui livros fiscais tradicionais. Inclui a GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) em alguns estados.
PIS e COFINS no SPED Contribuições	Declaração digital que detalha o recolhimento do PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), tributos aplicados sobre o faturamento das empresas.
EFD-Reinf e DIRF	O EFD-Reinf registra informações sobre retenções de impostos e pagamentos a terceiros, substituindo gradualmente a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), que informa ao governo os tributos retidos de fornecedores e funcionários.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)	Substitui a antiga DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica). Relatório obrigatório para empresas que apuram o IRPJ e a CSLL, detalhando a movimentação contábil e fiscal.
ECD (Escrituração Contábil Digital)	Substitui os livros contábeis físicos e reúne os registros financeiros da empresa, garantindo que a contabilidade esteja em conformidade com as normas fiscais e tributárias.
DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)	Declaração mensal obrigatória que informa os impostos federais devidos e pagos pela empresa, incluindo IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços)	Utilizado por alguns estados para fiscalizar operações comerciais interestaduais, garantindo que o ICMS seja corretamente recolhido.
Livro Fiscal Eletrônico (LFE)	Alternativa ao SPED Fiscal utilizada em alguns estados. Registra todas as transações fiscais realizadas pela empresa e é exigido por algumas secretarias da fazenda.
Apuração de ISS (Imposto sobre Serviços)	Declaração feita às prefeituras informando a arrecadação do ISS, imposto obrigatório para empresas que prestam serviços. A alíquota varia conforme o município.
Apuração de ICMS-ST (Substituição Tributária do ICMS)	Modelo em que a responsabilidade pelo pagamento do ICMS é antecipada por um único contribuinte da cadeia produtiva, evitando múltiplas cobranças ao longo das etapas de venda.
Retenções Federais (IRRF, PIS, COFINS e CSLL)	Retenção de tributos federais na fonte, aplicável a pagamentos de serviços prestados por terceiros. Exige controle rigoroso para evitar recolhimentos indevidos.
Retenções Previdenciárias (INSS sobre serviços)	Aplicável a empresas contratantes de serviços terceirizados, exige retenção e repasse do INSS sobre a folha de pagamento dos prestadores.
PER/DCOMP (Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Declaração de Compensação)	Utilizado para solicitar compensação ou restituição de tributos pagos a mais, permitindo que empresas recuperem créditos fiscais.
SISCOSERV (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações)	Obrigatório para empresas que realizam transações internacionais envolvendo serviços ou direitos intangíveis.
Emissão e Gestão de Notas Fiscais	Controle sobre NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos), garantindo a regularidade na documentação fiscal.

Quais as penalidades da não entrega das obrigações fiscais?  

O não cumprimento das obrigações fiscais pode gerar sérias penalidades para as empresas, impactando desde multas e restrições operacionais até o bloqueio do CNPJ e complicações judiciais. As sanções podem ser aplicadas por diferentes órgãos, como a Receita Federal, Secretarias Estaduais da Fazenda e Prefeituras, dependendo da obrigação não cumprida. 

A seguir, apresentamos as principais penalidades associadas ao descumprimento das obrigações fiscais: 

1. Multas financeiras 

As multas variam de acordo com a obrigação fiscal descumprida e podem ser aplicadas de forma fixa ou proporcional ao faturamento da empresa. Exemplos: 

• Não entrega da EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): multa que pode variar de R$ 500,00 a R$ 1.500,00 por mês-calendário, dependendo do porte da empresa. 

• Não entrega da DCTF: multa de 2% ao mês sobre o valor dos tributos declarados, limitada a 20% do valor total. 

• Atraso na DIRF: multa mínima de R$ 500,00, podendo chegar a 1,5% do faturamento da empresa. 

• Não emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): multa que pode ser equivalente ao valor da operação comercial realizada, dependendo da legislação estadual. 

2. Restrição operacional e bloqueio de CNPJ 

Empresas que não cumprem obrigações fiscais podem sofrer restrições para emitir notas fiscais, obter financiamentos e até serem impedidas de operar. Casos comuns incluem: 

• Inscrição na dívida ativa da União: impede a empresa de obter certidões negativas de débitos e contratar com o setor público. 

• Suspensão da Inscrição Estadual: impede a emissão de notas fiscais e inviabiliza operações comerciais. 

• Baixa de ofício do CNPJ pela Receita Federal: quando há descumprimento recorrente de obrigações fiscais, levando a empresa à inatividade forçada. 

3. Juros e correção monetária 

Tributos pagos em atraso estão sujeitos a juros baseados na taxa Selic, além de multas progressivas, que aumentam conforme o tempo de inadimplência. O valor devido pode dobrar em poucos meses, impactando significativamente o fluxo de caixa da empresa. 

4. Responsabilidade dos administradores e sócios 

O descumprimento de obrigações fiscais pode levar à responsabilização direta dos gestores da empresa, que podem responder legalmente por omissão de informações fiscais ou inadimplência tributária. Isso pode incluir: 

• Ações de execução fiscal: penhora de bens da empresa ou dos sócios para quitação de tributos não pagos. 

• Crime contra a ordem tributária: em casos de sonegação fiscal, a pena pode incluir reclusão de dois a cinco anos, além de multa. 

A utilização dos ERPs da TOTVS para cumprir as obrigações fiscais 

Os ERPs da TOTVS oferecem soluções completas para a gestão tributária, automatizando cálculos, apurações e integrações com órgãos reguladores. Não à toa, são conhecidos como o “coração” de uma empresa.  

Desde a emissão de notas fiscais até a geração de arquivos para o SPED Contábil e Fiscal, essas ferramentas garantem segurança e eficiência no cumprimento das exigências fiscais.   

Cada ERP da TOTVS – Protheus, Datasul e RM – possui características específicas que atendem diferentes perfis de empresas, possibilitando maior controle sobre tributos e processos fiscais e automatizando as tarefas. 

TOTVS Protheus  

O TOTVS Protheus é a solução mais completa da TOTVS quando o assunto é gestão tributária e fiscal. Ele atende empresas de médio e grande porte que precisam de um alto nível de customização e integração com órgãos reguladores. Confira os principais diferenciais do Protheus na gestão fiscal: 

• TOTVS Service SOA (TSS): módulo responsável pela comunicação automática com a SEFAZ e outras entidades fiscais, garantindo o envio rápido e seguro de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, MDF-e). 

• Apuração fiscal avançada: calcula e compensa impostos como ICMS-ST, PIS, COFINS, ISS, IRRF, CSLL, INSS, FCP e DIFAL, facilitando o planejamento tributário. 

• Gestão de Substituição Tributária (ST): permite cálculos detalhados considerando as regras de cada estado, produto e operação. 

• Crédito de impostos automatizado: controla créditos de PIS/COFINS, ICMS, ICMS-ST, IPI, FCP e crédito presumido, ajudando a reduzir custos fiscais. 

• Integração com SPED Fiscal: gera e valida automaticamente os arquivos exigidos pelo governo, incluindo SPED Contribuições, EFD-Reinf e outras obrigações acessórias. 

• Customização total: a plataforma pode ser ajustada conforme a necessidade da empresa, permitindo a adaptação às constantes mudanças fiscais. 

TOTVS Datasul 

O TOTVS Datasul é indicado para empresas que precisam integrar de forma avançada a gestão fiscal, contábil e a folha de pagamento. Ele é amplamente utilizado por indústrias e modelos de negócios complexos, com diversas etapas de produção, qualidade e entrega. Veja as principais funcionalidades do Datasul na gestão fiscal: 

• Gestão centralizada de tributos: apuração e controle detalhado de impostos como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS e IRPJ. 

• Emissão e controle de documentos fiscais: gera notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, CT-e) e garante sua transmissão automática para os órgãos competentes. 

• Gestão de créditos tributários: permite um controle eficiente dos créditos de PIS/COFINS e ICMS, reduzindo o impacto tributário. 

• Integração com a contabilidade: facilita a conciliação fiscal e contábil, reduzindo inconsistências e melhorando a gestão financeira da empresa. 

• SPED Fiscal e Contribuições: gera os arquivos digitais exigidos pela Receita Federal de maneira automatizada e sem necessidade de retrabalho. 

Para empresas que buscam um equilíbrio entre gestão fiscal e contábil, o TOTVS Datasul é uma opção eficiente. 

TOTVS RM 

O TOTVS RM é uma solução mais padronizada, indicada para empresas que possuem processos tributários menos complexos. Ele atende negócios que precisam de uma ferramenta confiável para cumprir suas obrigações fiscais sem a necessidade de customizações avançadas. Confira os principais recursos do TOTVS RM na gestão fiscal: 

• Cálculo e apuração de impostos: atende tributos como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS, IRRF, CSLL e INSS, oferecendo uma apuração simplificada. 

• Emissão de notas fiscais eletrônicas: suporta NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, garantindo conformidade com as normas fiscais. 

• Retenções de tributos: realiza o cálculo automático para retenções de IRRF, PIS, COFINS, CSLL, INSS e ISS, reduzindo falhas humanas. 

• SPED Fiscal e Obrigações Acessórias: gera arquivos para atendimento às exigências fiscais, como DCTF, DIRF e EFD-Reinf. 

• Importação e conferência de XMLs: permite a validação automatizada de documentos fiscais emitidos contra a empresa, evitando divergências. 

Como a Reforma Tributária de 2026 vai afetar os ERPs?  

A Reforma Tributária será implementada gradualmente, conforme estipulado no art. 124 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias. A partir de 2026, entrará em vigor a fase de testes, com a cobrança de 0,9% de CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e 0,1% de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), enquanto a alíquota do Cofins será reduzida em 1%.  

Em 2027, o CBS será plenamente implementado, extinguindo PIS e Cofins, e o IPI terá uma extinção parcial. Entre 2029 e 2032, haverá uma redução progressiva das alíquotas de ICMS e ISS, que serão substituídas integralmente pelo IBS em 2033. 

A principal mudança estrutural será a adoção do modelo de IVA dual, que substituirá cinco tributos federais, estaduais e municipais. O CBS será de competência federal e substituirá PIS, Cofins e IPI, enquanto o IBS ficará sob responsabilidade dos estados e municípios, substituindo ICMS e ISS. 

Principais impactos nos ERPs 

1. Adaptação dos módulos tributários – Os ERPs precisarão recalcular os tributos de acordo com a nova estrutura de CBS e IBS, eliminando gradualmente os tributos extintos e adaptando a sistemática de crédito tributário. 

2. Gestão de crédito de impostos – Com o novo modelo não cumulativo, os ERPs devem garantir a correta compensação dos créditos de CBS e IBS, permitindo que as empresas utilizem créditos adquiridos ao longo da cadeia produtiva. 

3. Configuração dinâmica de alíquotas – Como a transição ocorrerá em diferentes fases, será essencial que os ERPs ofereçam flexibilidade para ajustes automáticos e parametrizações de alíquotas progressivas. 

4. Novos modelos de relatórios fiscais – A extinção e fusão de tributos demandarão a reformulação dos relatórios gerados pelos ERPs, adequando-os às exigências da nova legislação tributária. 

5. Automação da arrecadação e conformidade fiscal – O novo modelo exigirá que os ERPs incorporem processos mais eficientes para comunicação direta com os órgãos responsáveis pela arrecadação e fiscalização dos novos tributos. 

6. Impacto sobre regimes tributários específicos – Alguns setores terão regras diferenciadas, como combustíveis, serviços financeiros e seguros, exigindo ajustes nos cálculos e na configuração dos módulos fiscais dos ERPs. 

7. Integração com o Imposto Seletivo (IS) – Este imposto, que substituirá o IPI em alguns produtos específicos como cigarros e bebidas alcoólicas, precisará ser devidamente parametrizado dentro dos sistemas de ERP para garantir que as alíquotas sejam aplicadas corretamente.