A automação fiscal, de forma geral, é uma aplicação tecnológica que auxilia na entrega de rotinas fiscais e contábeis, tornando-as mais ágeis e menos complexas. São ferramentas como a emissão e recebimento de notas fiscais, cálculo de impostos e questões tributárias, além do registro de dados cadastrais.
O acompanhamento das tarefas financeiras e fiscais é fundamental para os profissionais serem capazes de analisar desempenhos financeiros e planejar o orçamento empresarial que garantam a saúde da empresa. Com mais estratégias assertivas, mais as empresas estarão buscando conformidade legal.
Em caso de processos desorganizados e falta de comprometimento com a legislação, multas e passivos trabalhistas passam a ser comuns, prejudicando toda a saúde financeira e viabilidade do negócio.
Veja os benefícios da automação fiscal, exemplos práticos e a importância de implantar um sistema na sua empresa para agilizar os processos financeiros e construir uma estrutura tecnológica que traz responsabilidade fiscal.
Quais os benefícios da automação fiscal?
É importante entender que a implantação da automação fiscal não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade frente às mudanças do setor econômico empresarial. Com ela, seu time possui mais controle e visibilidade sobre os processos e dados.
Na prática, há alguns benefícios ao incorporar a tecnologia nos setores financeiros, jurídicos e administrativos:
- Equipes mais produtivas, tomando decisões baseadas em dados;
- Redução do trabalho repetitivo, permitindo desenvolvimento profissional;
- Controle total das obrigações fiscais.
Vejamos com detalhes sobre cada um dos benefícios.
Aumento da produtividade
Sistemas de automação fiscal e automação contábil são úteis para aumentar a produtividade de diferentes funções, desde analistas do departamento pessoal, até o gerente e diretor do setor financeiro.
Isso acontece por conta da aceleração da coleta de dados e entrega de tarefas repetitivas, que antes eram feitas via planilhas, normalmente. Com um sistema, não há necessidade de pesquisar registros manualmente, nem fazer cálculos na mão.
Um ERP, por exemplo, pode buscar documentos antigos em menos de minutos, dado à existência do histórico e transmissão de documentos eletrônicos. Ainda auxilia a criação de relatórios em tempo real para os cargos de gestão. Além da redução do tempo para finalizar atividades e obrigações fiscais, os profissionais também se concentram em demandas mais estratégicas.
Maior satisfação pela redução de trabalho repetitivo
Com a automação de muitas das tarefas repetitivas do setor fiscal, os profissionais ficam mais satisfeitos exatamente por conseguirem se desenvolver profissionalmente. Ao invés de “apertar sempre os mesmos parafusos”, profissionais recebem uma escala de crescimento, desde uma função júnior, até especialista, além de cargos de gestão.
Podemos considerar que a digitalização dos processos transforma a realidade do setor e traz resultados positivos, tanto individualmente quanto para a empresa, pois investe na implantação de inovações.
Pense o seguinte, times que valorizam o crescimento profissional possuem mais propensão a trazer ideias e projetos novos que resultam em melhorias operacionais. Resumindo: simplificar a rotina de trabalho impacta diretamente na satisfação e na retenção de talentos.
Processos bem definidos e controlados
Um sistema de automação fiscal diminui exponencialmente processos manuais, que exigem muita intervenção humana, como digitar números, buscar links, lembrar de datas, subir arquivos etc. Sabemos que tarefas do setor financeiro e contábil requer atenções extras e precisão para garantir o faturamento e fechamentos de cálculos e operações.
Quando a automação fiscal entra na equação, erros que custam muita perda financeira são dizimados, pois mecanismos que impedem o envio de documentos incompletos ou pagamentos podem ser ativados.
Este é apenas um exemplo de como a automação organiza e desburocratiza os processos, trazendo maior controle para todo o time. Este, por consequência, segue corretamente o cronograma de rotinas e envio de eventos via sistema, além de facilitar auditorias fiscais futuras.
Exemplos de tarefas fiscais que podem ser automatizadas com ERP
Para facilitar o entendimento de como funciona a automação fiscal na prática, separamos alguns exemplos de como esta ferramenta facilita o dia a dia de diferentes profissionais.
O uso de ERP é a ferramenta de automação mais completa, pois é possível integrar diversas tarefas em um único sistema. Portanto, os exemplos citados encaixam perfeitamente no uso desta poderosa tecnologia.
Conexão com o e-Social
Em ERPs diversos, como SAP, TOTVS e Oracle, um dos grandes ganhos para finalizar tarefas fiscais e contábeis é a existência da conexão para a nova tela de monitoramento do e-Social. Nos sistemas TOTVS, especificamente, há a tecnologia TAF TOTVS, conhecida como TOTVS Automação Fiscal (TAF), que conecta diretamente com o eSocial, sistema do Governo.
Na ferramenta, basta seguir o caminho: Miscelânea → eSocial.
No ambiente do eSocial, há algumas opções de preenchimento e envio de obrigações fiscais, como:
- Monitoramento de eventos;
- Painel do trabalhador para envio de documentos e atualizações cadastrais;
- Grupo de Eventos;
- Predecessão de eventos;
- eSocial do Futuro.
Eventos fiscais automatizados
Obrigações fiscais são rodeadas de tarefas e cálculos repetitivos, mas que ano a ano mudam em pequenos detalhes. São porcentagens de base de cálculo, adições de tributos ou pagamentos por conta de mudanças trabalhistas e legislativas, como acontece com a Ficha de Conteúdo de Importação (FCI), por exemplo.
Sendo assim, quando se trata de automatizar eventos fiscais, como a DIRF, IRRF, DCTFWeb, entre outros, o trabalho dos contadores e dos analistas do financeiro são facilitados. Além disso, o controle dos processos aumenta, já que ao invés de confiar nos cálculos manuais de planilhas ou de ferramentas descentralizadas, o sistema realiza as mudanças de maneira automática.
O suporte técnico para configuração correta da tecnologia também faz parte do processo para automatizar os eventos fiscais, já que mudanças legislativas acontecem ano a ano.
Por que utilizar um sistema de gestão para implantar a automação fiscal?
A especialidade da CRM Services está relacionada aos produtos TOTVS, ERPs voltados e dedicados ao Brasil e América Latina. Dessa forma, ERP como o Protheus, Datasul e RM, permite que você centralize todas as suas tarefas, processos e atividades em um só lugar, o que facilita toda a visualização das entregas.
Além disso, há três formatos de ERPs:
- ERP Cloud (ou ERP na nuvem)
- ERP Local, formado por servidores e hardwares conectados em um local físico da empresa
- Formato híbrido, em que tanto o ERP local e na nuvem são implementados, mas ainda integração de dados para os dois tipos de servidores se conversarem.
Com isso, caso a escolha seja o ERP Cloud, ou TOTVS Cloud, os dados e acompanhamento da operação acontecem em tempo real, o que facilita na tomada de decisão. Além do fluxo de dados mais rápido, diferentes setores podem acessar os dados simultaneamente, e fazer o acompanhamento da operação sem prejudicar um ao outro.
Ter maior visibilidade dos dados é um dos grandes motivos para utilizar um sistema de automação fiscal. Além de possuir mais controle de toda a operação – como compras, vendas e cadeia de suprimentos -, relatórios completos são mais fáceis de serem reportados. São ferramentas que evitam passivos trabalhistas, multas e fraudes contábeis.
São ações que acabam evitando operações indevidas ou não autorizadas pelo Fisco. Para saber mais sobre como trabalhar com TOTVS automação fiscal e realizar a configuração completa do módulo financeiro, entre em contato com nossos especialistas.