O SPED Contábil é uma obrigação que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), lançado pelo Governo Federal para otimizar e centralizar o envio das informações contábeis das empresas.
Através do SPED, as empresas passaram a enviar suas informações fiscais de forma digital, substituindo o antigo uso de livros e documentos em papel, o que tornou o processo mais ágil e seguro.
Neste artigo, vamos explicar como funciona o SPED Contábil, sua relação com sistemas ERP, as principais tendências previstas para 2025 e como as empresas podem evitar multas e inconsistências ao enviar esses dados. Continue lendo!
O que é SPED Contábil?
O SPED Contábil, também chamado de ECD (Escrituração Contábil Digital), centraliza a escrituração dos livros contábeis no formato digital e permite que as empresas enviem seus registros contábeis à Receita Federal de maneira prática, substituindo a antiga entrega física.
Esse envio faz parte das obrigações empresariais dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
A proposta central do SPED Contábil é substituir o antigo método de registro em papel por um sistema totalmente digital, simplificando e modernizando o processo de entrega de informações contábeis.
Além disso, o SPED promoveu uma integração entre as administrações tributárias nos níveis municipal, estadual e federal. Como um sistema digital, ele facilita o compartilhamento de informações fiscais entre essas diferentes esferas, melhorando a fiscalização e reduzindo a redundância de dados.
Qual a diferença entre SPED Contábil e SPED Fiscal?
O Sistema Público de Escrituração Digital se divide em três módulos principais: Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil), cada um com uma função específica para otimizar a organização e a entrega de dados fiscais.
Embora o SPED Contábil e o SPED Fiscal façam parte do mesmo conjunto, possuem características e finalidades distintas.
O SPED Contábil se concentra na escrituração contábil da empresa, ou seja, nos registros de todas as transações financeiras e patrimoniais, gerando informações para a elaboração do balanço no SPED e outras demonstrações financeiras.
Já o SPED Fiscal abrange as obrigações fiscais da empresa, como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Tanto o SPED Contábil quanto o SPED Fiscal são importantes para garantir a conformidade com as legislações contábil e tributária, mas possuem objetivos e informações específicas.
Em muitos casos, uma empresa precisa gerar tanto o SPED Contábil quanto o SPED Fiscal, dependendo do seu porte e do seu tipo de atividade.
A relação entre ECD e SPED Contábil
É comum confundir SPED Contábil com Escrituração Contábil Digital (ECD) devido à proximidade dos temas, mas eles também possuem finalidades distintas.
A ECD foi implementada principalmente para atender obrigações fiscais e previdenciárias, enquanto o SPED Contábil tem como objetivo fornecer dados que influenciam o cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
O SPED Contábil é o sistema como um todo, e a ECD é o arquivo específico que contém as informações contábeis dentro desse sistema. Ao enviar a ECD, a empresa está cumprindo uma das suas obrigações acessórias dentro do SPED Contábil.
A ECD é uma das principais partes do SPED Contábil, onde são informados o Balanço Patrimonial e outras demonstrações financeiras. As penalidades para empresas que enviam o ECD com erros ou após o prazo podem ser elevadas, variando conforme a gravidade da infração.
As multas ECD incluem penalidades por atraso na entrega e por erros ou omissões nos registros. Caso a entrega do ECD ocorra fora do prazo, a multa pode chegar a 0,02% do faturamento mensal da empresa.
Além disso, inconsistências, como erros ou omissões nos dados enviados, podem resultar em multas adicionais. Até mesmo pode desencadear auditorias para verificar a conformidade das informações contábeis.
A utilização do ERP para rotinas contábeis no SPED
Os ERPs garantem que os dados necessários para a entrega do SPED estejam sempre atualizados e padronizados, evitando problemas como dados duplicados ou inconsistências no fechamento dos balanços. Eles também ajudam no preenchimento do ECD e automatizam parte do processo.
Ao utilizar um ERP para as rotinas contábeis, as empresas ganham diversas vantagens. A primeira delas é a automatização dos lançamentos contábeis, que são gerados automaticamente a partir das operações registradas, minimizando o risco de erros manuais.
Além disso, o ERP integra os dados contábeis com os módulos financeiros, fiscais e de gestão, permitindo uma visão abrangente do negócio. O uso de ferramentas como o Validador ECD também é essencial para garantir que o arquivo final esteja em conformidade com as normas estabelecidas antes do envio.
É importante manter atenção e adotar boas práticas, como o uso do Validador SPED Contábil. Além disso, de monitorar regularmente os prazos de entrega no site da Receita Federal, mantendo um cronograma atualizado com todas as datas importantes. São ações para evitar multa ECD por atrasos.
Tendências do SPED para 2025
O que podemos esperar para o futuro do SPED Contábil? Entre as tendências dos próximos anos, a digitalização e automação se destacam. Isso acontece porque a inteligência artificial será cada vez mais fundamental para otimizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência na geração e validação dos arquivos.
Espera-se que a integração com ERPs e outras plataformas governamentais permita um fluxo de informações mais ágil e preciso, facilitando a fiscalização e a tomada de decisões.
Em conjunto a isso, a fiscalização digital será mais rigorosa, com a Receita Federal utilizando ferramentas de maior sofisticação para identificar inconsistências e fraudes. O que faz com que as empresas precisem se adaptar e investir em sistemas robustos e processos eficientes.
Além disso, a simplificação dos processos, com a redução de obrigações acessórias duplicadas trará benefícios tanto para as empresas, que terão menos burocracia, quanto para o governo, que poderá otimizar a gestão dos dados fiscais.
O SPED Contábil é uma ferramenta essencial para a gestão contábil das empresas. Ao adotar as melhores práticas e utilizar ferramentas como o ERP e o Validador ECD, as empresas podem garantir a conformidade com a legislação e evitar problemas com a Receita Federal.
Para isso é importante contar com uma solução que te ajude a cumprir as obrigações contábeis de forma eficiente. A CRM Services conta com uma equipe de consultores especializados para apoiar você na configuração do SPED no sistema TOTVS.