Estruturar todos os processos organizacionais — desde os pequenos fluxos até os mais relevantes — é uma das formas mais eficientes de aumentar a produtividade dos times, ao mesmo tempo que resulta em eficiência financeira. Um sistema de workflow é o caminho para que essa estruturação seja não apenas ordenada, mas automatizada.
Neste conteúdo vamos explicar os benefícios da utilização das ferramentas de workflow, exemplos práticos de como esta tecnologia auxilia nos processos e tomadas de decisão, e dicas de como implantar um bom sistema.
O que é workflow?
Workflow é um termo em inglês que significa fluxo de trabalho. O termo se tornou universal para empresas que querem aprimorar a gestão de fluxos, por isso workflow é mais usado mesmo no Brasil.
Sendo assim, quando falamos de um sistema de workflow, significa utilizar a tecnologia como um facilitador para trabalhos rotineiros. Ao invés de implementar processos manuais, as empresas optam por softwares mais intuitivos e que gerem melhor o tempo de equipes, que passam a ser preocupar com aspectos mais estratégicos.
Em resumo, workflow é a organização sequencial das atividades que devem ser executadas em um ou mais setores para que um processo seja concluído.
Como é possível perceber, a implantação de um sistema workflow não se limita a um setor específico, podendo ser empregado em inúmeras situações e equipes, como RH, Financeiro, Contabilidade, TI, Marketing, entre outros.
Pode ainda ser usado para integrar processos entre setores que precisam se comunicar e trocar dados e documentos constantemente.
Há alguns tipos de workflow, a depender de como a empresa quer estruturar seus processos, como:
- Fluxos sequenciais: organiza as atividades em uma sequência linear, direcionada sempre à próxima etapa. Aqui cada etapa depende da conclusão da anterior para iniciar.
- Fluxos baseados em eventos: é similar ao modelo sequencial, mas pode conter fases em que é necessário que uma etapa anterior seja realizada novamente.
- Fluxos orientados por regras: de maneira geral, ele define resultados variados para situações que possam acontecer de maneira diferente. São gatilhos que só se iniciam no momento em que uma condição seja atendida.
- Fluxos em loop: não possuem início, meio e fim. Quando a última atividade é executada, o fluxo é reiniciado, voltando à primeira etapa.
Como é a representação visual de um workflow?
Já falamos que um sistema de workflow facilita os processos de uma empresa. O principal artificio para criar fluxos inteligentes é a tecnologia. Mais precisamente, linguagens de programação.
Sendo assim, para que um sistema de workflow funcione, ele passa pelas mãos de uma equipe de desenvolvimento, que cria processos automatizados via código, tanto linguagem back-end quanto front-end.
Quando um diagrama de workflow é criado, visualmente ele é representado como na imagem abaixo. A partir de dados inseridos por programadores, cada círculo, seta e quadro desempenham um papel no sistema.
Neste exemplo, o processo automatizado é um pedido simples de algum documento que está em pendência no sistema Fluig. Imagine um setor administrativo que precisa de um comprovante de endereço digitalizado para seguir alguma etapa de cadastro. Esse arquivo chegou até o profissional responsável, que decide se aprova ou reprova o documento.
Ao invés de um processo manual, demorado, travado e que propicia mais erros, no sistema o profissional clica nos campos necessários e o software faz o resto.
Esse tipo de fluxo é bastante comum, conhecido como fluxo de aprovação. São tarefas que precisam seguir em frente apenas quando um gestor aprova uma ação. Para evitar fazer isso manualmente, o Fluig tem todo uma construção de fluxo para atender este tipo de rotina.
Veja mais em nosso vídeo:
Importante lembrar que esse diagrama de fluxo não é a visualização final de como um sistema de workflow funciona. Podemos dizer que é o esqueleto do sistema, pois é ele que estrutura em dados e informações a forma que a ferramenta deve responder para o usuário final.
5 benefícios para aplicação de um sistema de workflow
Já falamos em gestão do tempo, eficiência e produtividade como grandes benefícios do uso de um software de workflow. Além desses benefícios óbvios, separamos outros cinco que consideramos grandes vantagens para as empresas, principalmente se tratando de empresas que procuram agilizar os processos e facilitar as tarefas rotineiras.
Veja nos tópicos a seguir.
Ciclos de trabalho mais rápidos
A união entre processos organizados e um sistema automatizado cria ciclos de trabalho mais rápidos, tanto por conta da diminuição de desperdícios e retrabalho, quanto na melhoria no fluxo como um todo.
A consequência desse benefício é não apenas um aumento de produtividade, mas a criação de um senso de prioridade nas tarefas, pois já que é possível finalizar diferentes atividades em algumas horas, começa-se com as mais necessárias.
Redução de custos
É comum que a redução de custos com uso de tecnologia seja relacionada diretamente com o corte de pessoas, ou a redução de equipes. No entanto, esta redução de custos acontece quando os cargos se tornam menos operacionais e mais estratégicos e técnicos, pois são funções que trazem mais resultados em menos tempo.
Além disso, empresas com diversos sistemas não integrados convivem com ruídos nos processos, gastando mais com inúmeras assinaturas diferentes. Um sistema único de processos, além de gastar menos, traz mais transparência de como o planejamento está sendo executado, pois não existem, por exemplo, 6 canais diferentes para um profissional analisar.
Aumento da colaboração entre o time de trabalho
O uso da tecnologia obriga que as equipes sejam mais inovadoras e compartilhem essas ideias em conjunto, já que os processos envolvem a todos.
Outro benefício do aumento da colaboração é a possibilidade de trazer melhorias contínuas para os sistemas, otimizando e ajustando processos para que as entregas sejam aprimoradas
Redução de erros
Um sistema de workflow elimina tarefas redundantes que são comuns em processos organizados manualmente. Com o uso inteligente da automação de processos, erros humanos diminuem, pois regras e condições para prevenir estes erros podem ser mais bem configuradas.
Consequentemente, há melhoria na eficiência dos processos, evitando não apenas erros técnicos na operação, mas também erros que penalizam financeiramente a empresa.
Auxílio na tomada de decisões
Com processos que permitem aprovações rápidas, os profissionais responsáveis por análises estratégicas possuem uma estrutura perfeitamente preparada para tomada de decisão. As dúvidas diminuem, os ruídos com outros gestores e equipes também.
Processos otimizados atualmente podem ser mensurados quantitativamente e qualitativamente. Por exemplo: quanto tempo as equipes executam as tarefas, quais os responsáveis, visualização de históricos de alteração, entre outros indicadores que facilitam líderes gerirem pessoas e também mudarem a rota do planejamento, se necessário.
Exemplos práticos da gestão de fluxos de trabalho
Apesar de todo o conceito e tipos de workflows parecerem muito teóricos e técnicos, a prática é mais simples do que o esperado. Exemplificar torna as explicações mais fáceis, portanto, vamos pensar em processos do setor de Recursos Humanos.
O setor de RH possui inúmeras rotinas, desde o recrutamento e admissão até a demissão, passando por atividades como onboarding, folha de pagamento, envio de holerites, ações de employee experience, plano de cargos e salários, construção e manutenção da cultura organizacional e muito mais.
São processos que sempre acompanharão os profissionais do setor, portanto, otimizá-los facilita e melhora o ambiente de trabalho, pois aquele sentimento de “apagar incêndios” o tempo todo diminui.
Vamos pensar no processo de recrutamento e seleção de um profissional. Há algumas atividades do RH que podemos listar, que mais tarde se tornarão processos:
- Analisar a necessidade de novas vagas com as lideranças;
- Criar descrições da vaga que sejam assertivas para os talentos ideais;
- Ações para divulgar a vaga e receber perfis condizentes;
- Filtrar perfis adequados tanto do ponto de vista técnico quanto comportamental;
- Agendar entrevistas com os melhores candidatos;
- Realizar a comunicação com os classificados e não classificados;
- Repassar os perfis ideais para as áreas técnicas analisarem;
- Fazer os processos de contratação do talento escolhido, como assinatura de documentos, criação de perfis nos canais de comunicação interna, kit de boas-vindas, envio de equipamentos e mais.
Imagine esses processos sem o uso da tecnologia que conhecemos hoje. O profissional de RH levaria muito mais tempo para realizar as rotinas, assim como teria mais propensão a erro, ou demora na conclusão da contratação.
Com um sistema de workflow, estes processos estão todos integrados digitalmente, desde a solicitação de outros setores para com o RH sobre vagas necessárias, até o envio da documentação necessária para realizar a contratação.
Como aprimorar os processos com um sistema de workflow?
Organizar processos não é uma tarefa simples e requer atenção de ponta a ponta, pois erros impactam nas finanças da empresa, na eficiência das entregas e até mesmo a motivação das equipes. Imagina se estes erros acontecem com frequência?
Os fundamentos de uma boa gestão empresarial passam pela melhoria da gestão de processos. A tecnologia já faz parte do mundo corporativo e vem auxiliando para este avanço estratégico. No entanto, a tecnologia também pode ser subutilizada, ou mesmo estar em estágios iniciais da organização.
Há passos que auxiliam no planejamento organizacional, ao mesmo tempo que ajudam na construção de processos automatizados. Veja 2 passos essenciais para aprimorar os processos com uso de um sistema de workflow.
Faça um diagnóstico inicial
Antes de procurar empresas especialistas ou novos sistemas para implantar, é preciso visualizar as execuções internas da empresa. É uma maneira de entender quais são as forças e fraquezas na gestão atual, e quais são os grandes gargalos que a empresa vive.
É como uma auditoria fiscal na empresa. Analise o que está dando certo e pode ser melhorado e o que não está. Entender como os processos são pensados e executados, desde o trabalho de analistas, facilita para alcançar o resultado esperado lá na frente.
Definir os objetivos
Após fazer o diagnóstico é possível levantar quais são as prioridades, como:
- Definir quais setores precisam de melhoria primeiro;
- Levantar quantos profissionais podem ajudar na melhoria destes processos;
- O quão eficiente os processos precisam ser – por exemplo: diminuir uma operação que leva 1 hora para 30 minutos;
- Estipular um orçamento para a implantação das melhorias;
Dessa forma a organização entende onde deve atacar e qual solução deve procurar. É necessário um software low-code ou com mais possibilidades técnicas para a equipe de desenvolvimento? Ou então um sistema mais robusto como um ERP? É nesta etapa que tudo isso é definido quais mudanças são necessárias na gestão de processos.
O futuro dos fluxos de trabalho
A gestão de processos é a garantia de uma empresa eficiente, com setores organizados, com tarefas ordenadas e com a criação de cultura organizacional focada em inovação, pois apenas fazer o feijão com o arroz não é mais suficiente para as empresas prosperarem.
Vimos como a tecnologia está mudando o rumo do mercado de trabalho, e é através dela que o crescimento das empresas continuará a acontecer. Portanto, se faz urgente que grandes gestores e diretores olhem para eficiência dos processos.
A CRM Services é uma consultoria especializada em sistemas TOTVS e o trabalho de melhoria dos processos acontece de ponta a ponta. O trabalho de análise começa com o diagnóstico inicial, ou seja, como as operações são realizadas, até a conclusão da implantação propriamente dita de um ERP TOTVS ou plataforma Fluig.
Veja abaixo detalhes da nossa Análise Humana de Negócios:
Para saber mais sobre os modelos de entrega de projetos e soluções CRM Services, entre em contato com nossos especialistas e agende uma conversa!