Na realidade logística brasileira, que possui uma malha rodoviária extremamente diversa e com rotas diferentes, a eficiência e a precisão são fundamentais. Empresas que buscam otimizar suas operações acabam optando pelo TMS TOTVS (Sistema de Gerenciamento de Transporte).
Este sistema é projetado para planejar todos os processos de transporte de cargas, oferecendo soluções completas que abarcam desde a gestão de rotas até o controle financeiro, passando pela administração de recursos humanos e a interação com clientes e fornecedores.
Neste conteúdo vamos trazer todas as informações fundamentais sobre o TMS TOTVS, o que é, quais ERPs ele está presente, setores atendidos, todos os módulos da ferramenta e como implantá-la de forma efetiva. Nos acompanhe nos próximos tópicos!
O que é TMS?
De maneira resumida, o TMS da TOTVS é um sistema integrado de gestão logística, desenvolvido com o objetivo de otimizar as operações de transporte. Ele é um sistema que integra às soluções de ERP da TOTVS, garantindo maior eficiência.
Além disso, é uma solução viável para empresas de diferentes tamanhos e setores, pois é uma ferramenta que aumenta a eficiência das cadeias de suprimentos – e diversas empresas possuem essa particularidade -, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente.
Quais sistemas o TMS TOTVS pode ser usado?
O TOTVS Logística TMS apresenta uma capacidade de integração com as soluções de backoffice Protheus e o ERP Datasul, também da TOTVS. Na sua versão padrão, inclui módulos fundamentais como estoque e custos, compras, financeiro e suprimentos, pertencentes ao Backoffice da Linha Protheus.
Apesar disso, também pode ser integrado ao RM e Fluig.
Além disso, o sistema TMS TOTVS foi criado para crescer junto com o seu negócio, eliminando a necessidade de substituir a solução conforme a expansão da empresa. Isso é possível graças à sua plataforma de desenvolvimento que utiliza a linguagem ADVPL.
Essa característica diferenciada garante não apenas uma performance superior, mas também a capacidade de oferecer um suporte dedicado. É uma forma de operação que atua independentemente do número de usuários que acessam a solução.
Principais setores atendidos
O Transportation Management System (TMS) é especialmente benéfico para os setores de varejo, manufatura, distribuição, e-commerce, entre outros que dependem fortemente de operações logísticas eficientes. Também são setores que normalmente utilizam sistemas como o WMS, focado no armazenamento de mercadorias.
Mas, para facilitar, vamos listar os setores em que o TMS é mais presente:
- Transportes
- Logística
- Manufatura
- Distribuição
- Agronegócio
Conheça os módulos do TMS TOTVS
São vários os módulos que compõem o TMS TOTVS, que é uma solução bastante completa, levando em consideração processos específicos e demandas que apenas as operações logísticas possuem.
Tenha uma visão geral das ferramentas voltada para o TMS:
Logística
O módulo considerado o coração do TMS TOTVS é o Logística, que permite estruturar sua rede de serviço, incluindo filiais e as regiões atendidas, e planejar as viagens baseadas nos locais de entrega e coleta definidos.
Um dos diferenciais do sistema é facilitar a listagem e a identificação geográfica de todas as cidades atendidas e das filiais da transportadora, além de permitir a formação de macro-regiões que compartilham características comuns. Uma cidade pode ser segmentada em várias zonas de serviço, determinadas por agrupamentos de CEPs, por exemplo.
Outra característica marcante do módulo é a possibilidade de configuração de Rotas ligadas aos serviços e zonas específicas. O TOTVS Logística TMS automaticamente organiza os documentos necessários (tais como Solicitações de Coleta e Conhecimentos) que são relevantes para cada rota.
O sistema também registra informações como distâncias, prazos, feriados, rodovias, pedágios e zonas de restrição, facilitando o planejamento e a visualização da rede operacional. Isso resulta na otimização de rotas, redução de tempo de viagem, e consequentemente, na melhoria do serviço ao cliente.
Transporte
O TOTVS Logística TMS otimiza a segurança e a gestão de custos no transporte de cargas, permitindo um controle detalhado sobre a movimentação, incluindo o cadastro de motoristas, ajudantes, e veículos, e a alocação eficiente de recursos.
A ferramenta ainda facilita o gerenciamento de documentações e a cobrança de serviços adicionais, assegurando o cumprimento dos contratos com clientes e seguradoras.
Outro diferencial do TMS da TOTVS está na visibilidade de informações detalhadas de cada viagem, como o tipo de motorista e veículo, garantindo a adequação às normas de transporte, especialmente para cargas perigosas.
Além disso, integra-se ao módulo financeiro (Protheus e Datasul) para o controle de custos e pagamentos. Inclui funcionalidades para o monitoramento de agendamentos, manutenção de documentos, comprovação de entregas, e automação na cobrança de serviços imprevistos, melhorando a eficiência operacional e financeira.
Viagens
Na logística, rapidez faz a diferença! Estruture suas operações com o TMS TOTVS para minimizar o tempo de deslocamento em cada serviço. A função Viagens facilita o fluxo de cargas de acordo com a rede logística estabelecida.
Dessa forma, contribui para a gestão eficiente dos custos, diminuição da duração das viagens e a escolha ideal dos veículos, elevando a qualidade do serviço ao cliente.
Outra funcionalidade do Viagens está na criação de itinerários para coleta, transferência e entrega. Através dele, é possível acompanhar o ciclo completo de coleta de produtos, transferência entre unidades e realizações ou tentativas de entrega, para cargas completas ou parciais.
Há ainda uma função chamada Cockpit de Viagens, que centraliza os processos em um visor unificado. Dessa forma o processo é simplificado, facilitando o gerenciamento e otimizando as rotinas diárias.
Automações são um grande diferencial do sistema, que podem ser feitos de maneira total ou parcialmente. Um exemplo é a montagem dos itinerários baseando-se nas exigências específicas da operação, como a automatização do processo de carregamento e despacho de contêineres.
Essa automatização reduz a necessidade de intervenção manual, minimiza erros operacionais e agiliza a liberação dos transportes. Em caso de necessidade, é possível realizar customizações do processo, como ajustar de acordo com o tipo de transporte, oferecendo flexibilidade nas operações.
O sistema ainda destaca documentos necessários para cada trajeto, permite o escaneamento de códigos de barras para adição de documentos às viagens e, para serviços executados por terceiros.
Também facilita a comunicação com Operadoras de Frota (como Pamcard ou Repom), possibilitando a definição do pagamento de despesas via módulo Gestão de Frete Embarcador, além de associar custos, adiantamentos e outros procedimentos às viagens. Resumindo, é um módulo extremamente completo.
Cadastros
A função Cadastros serve como o primeiro passo para desbloquear todos os benefícios oferecidos pelo TOTVS Logística TMS. Aqui, você insere informações essenciais como dados de clientes, fornecedores e produtos.
O módulo Cadastros destaca-se pelo seu Cockpit de Clientes, facilitando a inserção e gestão de dados de clientes em um único local, tornando o processo mais rápido e eficiente.
Há também a possibilidade de ajustar detalhes específicos cruciais para o seu negócio de transporte. Por exemplo, no ajuste de Complemento de Produtos, você pode determinar características especiais dos produtos, como sua classificação de risco, o valor máximo permitido por carga, a idade máxima permitida para os veículos transportadores, entre outros aspectos importantes.
Serviços
Através da função de Serviços é possível estabelecer fases para o acompanhamento detalhado de cada aspecto da operação, monitorando a eficiência nos processos de carregamento e descarregamento, além de acompanhar as rotas em tempo real.
A ferramenta possui ainda uma tabela completa focada em serviços de frete, facilitando a associação e gestão das diferentes tabelas de frete regionais aplicáveis, tanto em entregas fracionadas quanto completas. Esse atributo traz maior versatilidade nas negociações e contribui para o avanço comercial do negócio.
Comercial
A função Comercial é o gerenciamento de todas essas as interações comerciais com clientes. Com ela você tem maior versatilidade nas suas negociações, adaptando-se às variadas necessidades dos processos de transporte e à diversificação dos produtos.
A ferramenta permite definir configurações detalhadas para diferentes tipos de frete, baseando-se em critérios como volume, peso, distância e natureza da carga. A função ainda possibilita realizar estimativas de frete que consideram prazos especiais.
O TMS TOTVS dispõe de 17 métodos de cálculo, oferecendo ampla flexibilidade na criação de tabelas de frete customizadas. Além de permitir ajustes de tarifas, o módulo Comercial facilita o registro de prazos e distâncias específicas para cada cliente, bem como outras operações habituais.
Ocorrências
O TMS apresenta uma funcionalidade de Ocorrências que facilita o registro de qualquer evento não planejado que aconteça com as cargas, tanto durante o transporte quanto nas instalações da empresa.
Com ela os profissionais podem categorizar as ocorrências informativas, criar pendências decorrentes de ausências ou danos. Também é uma ferramenta completa para lidar com os processos de entrega até conclusão ou indicar impedimentos para realizar entregas, como restrições do destinatário.
Automações se fazem presentes na função de Ocorrências também. Por exemplo, ao inserir dados sobre as ocorrências, se for necessário criar um gatilho, o sistema envia automaticamente notificações aos usuários do TMS ou aos clientes.
Outra automação é a integração do aplicativo Meu Checklist, em que a confirmação de entregas e coletas é feita rapidamente via sistema. Basta os motoristas atualizarem informações como data e hora do evento, destinatário e prova de entrega.
O sistema também está adaptado para comunicar automaticamente a conclusão das entregas à Sefaz, cumprindo os requisitos da Receita Federal.
EDI
Essa funcionalidade evita que a empresa perca oportunidades de negócio, principalmente quando empresas precisam entregar ou enviar documentos específicos. O TOTVS TMS oferece a capacidade de desenvolver layouts de arquivos EDI personalizados para a troca precisa de informações com seus clientes.
Importante destacar que o sistema já vem com suporte para os formatos de arquivo mais utilizados no mercado para a troca de dados sobre Notas Fiscais (NOTFIS), Documentos de Transporte (CONEMB), Ocorrências (OCOREN) e aspectos financeiros (DOCCOB).
Para facilitar ainda mais, o sistema conta com EDI Automático, projetada para simplificar o registro de dados das notas fiscais dos clientes no sistema. É uma forma de minimizar erros manuais na entrada e cálculo de documentos de transporte.
Do mesmo modo que os arquivos de notas fiscais são integrados ao sistema via EDI (NOTFIS), os arquivos de MRP também são importados, visando agilizar e assegurar os processos. As informações são inseridas nas tabelas de agendamento de coleta, utilizadas para organizar as frotas. Isso permite tanto a consolidação das cargas quanto a entrega direta dos produtos.
Recebimento
Imagine a possibilidade de automatizar o processamento de milhares de notas fiscais para diminuir chances de erros, agilizar procedimentos e elevar a precisão das informações coletadas. O TMS foi desenvolvido pensando exatamente nessa necessidade.
Desde o instante em que uma coleta é realizada pela sua empresa, o TMS assegura o registro de todas as notas fiscais associadas, seja através de inserção manual, importação de XML ou arquivos EDI. O sistema então consulta as condições comerciais previamente estabelecidas com o embarcador ou os valores previstos na cotação para proceder com o cálculo do frete.
Na sequência, o TMS examina as regras fiscais aplicáveis ao serviço em questão e procede com o cálculo dos impostos devidos. Com a emissão do documento de transporte, ele automaticamente gera a ordem de serviço na seção operacional, garantindo total conformidade fiscal.
Além disso, o sistema é capaz de recuperar as notas fiscais dos clientes diretamente da base de dados da Sefaz. Ao localizar a nota, o módulo responsável realiza a inclusão do documento no sistema de maneira automática, eliminando a necessidade de entrada manual dos dados.
Analytics
O TOTVS Logística TMS proporciona alto nível de visibilidade de dados, auxiliando na tomada de decisão de ponta a ponta. O sistema disponibiliza dashboards online que facilitam a análise logística detalhada, incluindo dados de clientes, capacidade por peso e tempo, além de informações sobre coletas, entregas e faturamento por região.
Para uma análise ainda mais completa, existe a opção de adicionar o módulo Fast Analytics ao seu sistema. Esse recurso adicional traz painéis interativos em tempo real, que apresentam as seguintes métricas:
- Receitas obtidas com o transporte;
- Compensações por danos no transporte;
- Volumes de carga movimentados;
- Taxa de eficiência nas entregas;
- Registros de incidentes no transporte.
Outros módulos do TMS TOTVS
Além dos principais módulos que citamos no tópico anterior, há outras funções e utilizações do TMS TOTVS, que vamos resumir em uma tabela.
Tabela – Funcionalidades TMS TOTVS
| Funcionalidades TMS | Como são aplicadas |
|---|---|
| Seguro | Automatiza o cálculo dos prêmios de seguro das cargas, desde o registro de percentuais por origem e destino até a determinação dos valores a pagar. Além de atender às demandas do mercado, facilita a averbação eletrônica com a AT&M, diminuindo a burocracia e os erros associados ao manejo manual de apólices de seguro. |
| Terceiros | Facilita o gerenciamento de contratação de frotas terceirizadas, permitindo registrar acordos comerciais e calcular pagamentos por serviço prestado, aumentando a capacidade operacional sem comprometer o controle. |
| Documentos e Regras Fiscais | Simplifica o gerenciamento de documentos fiscais e regras tributárias (NFST-e e CT-e), seja para filiais ou clientes específicos, automatizando o processo para evitar erros e assegurar a conformidade fiscal em todas as operações. |
| SAC | Agiliza as respostas aos pedidos de cotação de frete, melhorando o potencial comercial do negócio. Com recursos como simulação de cálculo de frete e um Painel de Agendamento para todas as atividades de coleta e entrega, a funcionalidade garante eficiência desde a cotação até o início do serviço |
| Operadoras de Frota | Aprimora a gestão de custos de viagens através da integração com as operadoras Repom e Pamcard, permitindo o uso de cartões para despesas de viagens de veículos terceirizados ou agregados. Isso oferece um método de pagamento seguro, elimina a necessidade de dinheiro físico |
| RRE | Aumenta a segurança no transporte e diminui riscos empresariais, permitindo a criação de Regras de Restrição de Embarque (RRE) baseadas em peso, valor da mercadoria e requisitos para veículos e motoristas. |
| Incompatibilidade | Impede viagens de veículos carregando produtos incompatíveis ou perigosos, mediante regras que verificam a compatibilidade das mercadorias. |
| Controle de Documentos Exigidos | Garante que os motoristas cumpram com as normativas e requisitos documentais para transportar cargas especiais, validando cursos e certificações. Além disso, verifica a categoria da CNH, permitindo o controle e gestão documental pelos usuários. |
| Financeiro | Simplifica a emissão de faturas, minimizando papelada, erros, custos financeiros e retrabalho. Oferece configuração flexível do faturamento conforme requisitos dos embarcadores, gerando automaticamente títulos a receber para cada documento de transporte (CT-e, NFST-e). |
| Conciliação de Sobras e Faltas | Agiliza a conciliação diária de cargas, registrando automaticamente quaisquer sobras ou faltas e agrupando informações para resolver pendências. |
| Internacional | O TOTVS Logística TMS suporta transportadoras que operam internacionalmente, desde o Brasil até países fronteiriços, oferecendo cadastros específicos como permissões, aduanas e tarifas por país, além dos documentos CRT e MIC-DTA, garantindo a adequação fiscal nessas operações. |
| Custo de Transporte | Aprimora a rentabilidade através de um controle eficaz dos custos de transporte, permitindo a distribuição do valor pago entre todos os documentos de carga de uma viagem e facilitando a análise dos custos fixos e variáveis por filial, cliente e rota. |
| Controle de Diárias | Facilita o gerenciamento do pagamento de diárias a motoristas e ajudantes, baseando-se em horas de viagem ou necessidades de refeições, monitorando tudo pelo sistema para aprimorar o controle de custos e a gestão de pessoal. |
| Controle de Jornada de Motoristas | Ajuda a monitorar as horas de trabalho dos motoristas, incluindo início e término da jornada e pausas, para evitar acidentes devido à exaustão e reduzir riscos trabalhistas, garantindo a conformidade com a legislação. |
| Redespacho | Simplifica o gerenciamento de operações de redespacho, permitindo o rastreamento seguro das mercadorias e o monitoramento das transportadoras parceiras em âmbito nacional. |
| Manutenção de Bloqueios | Permite gerenciar bloqueios e liberações para reforçar a segurança operacional. O sistema pode prevenir a saída de caminhões sobrecarregados, evitando multas, através do controle de peso e capacidade. Bloqueios podem ser configurados e liberados diretamente ou mediante aprovação hierárquica, com registro detalhado para rastreabilidade do processo. |
Implantando o TMS TOTVS com uma consultoria especializada
O Transportation Management System se destaca como uma solução completa para as complexidades do setor de transporte e logística brasileira. A implementação dessa ferramenta pode transformar operações logísticas, trazendo eficiência, redução de custos e melhorias significativas no serviço ao cliente.
Para empresas que buscam inovação tecnológica e aumento da eficiência da operação, a implementação do TMS TOTVS significa aderir à transformação digital. No entanto, para garantir uma transição suave e o máximo aproveitamento da solução, contar com uma consultoria especializada é fundamental.
Consultores com experiência específica no TMS TOTVS – como acontece com a CRM Services – podem oferecer um suporte específico, desde a análise preliminar das necessidades da empresa até a personalização do sistema. Assim, o TMS atende as demandas do negócio e maximiza o retorno sobre o investimento (ROI).