ERPs de gestão escolar provocam uma redução de até 60% do tempo gasto na execução de processos, captação e retenção de alunos e apoio na tomada de decisões.
Preocupação com a experiência do usuário, inovação e tecnologia, não é mais exclusividade de grandes empresas. O setor educacional é um dos que mais tem investido em soluções e ferramentas tecnológicas com foco na gestão eficiente.
Quando a instituição tem esse cuidado, além de seus próprios processos ganharem agilidade e fluidez, os benefícios acabam por atingir o consumir final, gerando uma vantagem competitiva incalculável.
Aliado a isso, o uso de ERPs – sistemas de gestão integrada, têm apoiado de forma substancial o crescimento do setor educacional, fortalecendo ainda mais a ideia de ter uma gestão eficiente implementada.
Para ter resultados positivos com implementações desse porte, em primeiro lugar, é necessário compreender que a gestão escolar é fundamental para as instituições, para que compreendam de forma plena, como acompanhar cada um dos pilares da administração escolar:
- Pedagógico;
- Administrativo;
- Financeiro;
- Gestão de Pessoas;
- Comunicação; e,
- Tempo e eficiência dos processos.
Com esse suporte o gestor enxerga a instituição em sua amplitude, com todas as áreas, respeitando cada setor e priorizando as metas de cada período letivo. Dessa forma, os resultados são alcançados tanto no funcionamento da instituição quanto na eficiência do ensino, evitando retrabalhos, integrando setores e reduzindo ruídos, ou seja, falhas operacionais ou de comunicação.
Em segundo lugar, também é interessante entender como alcançar, de fato, uma gestão escolar eficiente. Para isso, há algumas possibilidades, como:
- Uma comunicação escolar eficiente entre os membros da comunidade;
- Investimento em planejamento estratégico;
- Valorização de todos os profissionais da instituição;
- Integração entre escola, pais, alunos, comunidade e estado;
- Implementação de novos métodos e processos;
- Otimização de tempo; e,
- Principalmente: investimento em tecnologia para automatizar a gestão.
Para atingir a gestão escolar eficiente, as instituições, possivelmente, enfrentarão alguns desafios. Um deles diz respeito às mudanças no ensino, o que, no Brasil, se refere à adequação à Base Nacional Comum Curricular (BNCC), um documento normativo para redes de ensino públicas e privadas que trata a obrigatoriedade para elaboração dos currículos escolares e propostas pedagógicas.
Outro ponto importante é o impacto das atividades e processos da escola junto às famílias dos alunos, o que na maioria das vezes, é uma constante preocupação para a qualidade pedagógica da instituição. Uma última questão relacionada é com o desenvolvimento integral de competências e habilidades, o que torna a instituição responsável por criar esferas éticas e emocionais nos alunos.
No setor administrativo, é importante atentar quanto a estrutura da escola, incluindo recursos materiais, segurança e foco em sustentabilidade. Com relação ao setor financeiro, os desafios envolvem a captação de novos alunos, campanhas para rematrículas, índices de inadimplência, desempenho financeiro e fluxo de caixa.
Na Gestão de Pessoas, a formação de professores, coordenadores e motivação do corpo docente, requer investimento em treinamentos e capacitação. Por fim, na Gestão de Tempo e Eficiência de Processos, o foco é com o planejamento estratégico e produtividade.
Como dito no início do artigo, uma forma de alcançar a gestão escolar eficiente é o uso de softwares de gestão empresarial. A implementação de um ERP agrega autonomia aos docentes e discentes, que passam a contar com acesso à informação de maneira mais ágil e segura.
Graças ao fato do software armazenar e gerir dados, tanto estratégicos, como administrativos, os processos acadêmicos ganham uma padronização e maior controle, mitigando erros e falhas humanas, reduzindo até 60% do tempo gasto na execução de tarefas administrativas, simplificando a tomada de decisão, e, principalmente, reduzindo custos operacionais.
A partir do momento que os educadores conseguem compreender essas questões, a vantagem competitiva é alcançada mais rapidamente.
Um exemplo disso é a São Leopoldo Mandic, que investiu no ERP TOTVS RM Educaional, na plataforma fluig e no Power BI para a gestão escolar, com implantação pela CRM Services, maior consultoria especialista TOTVS no Brasil.
Antes da implantação das soluções, a instituição contava com vários sistemas diferentes, sem integração, cada um controlando uma determinada área da faculdade, e isso dificultava a gestão, a tomada de decisão e a experiência dos alunos.
Assim que a CRM Services assumiu o projeto, antes mesmo do termino dos trabalhos, já foi possível identificar resultados de ganho de performance. A unificação das informações possibilitou o acesso a dados e análises estratégicas em tempo real, resultando em um ganho de produtividade muito alto.
Saiba mais sobre o case São Leopoldo Mandic e descubra como a instituição atingiu excelentes resultados em gestão eficiente.
A CRM Services está no mercado há mais de 10 anos, com consultores seniores, altamente capacitados e atualizados, tanto para implementação, suporte e desenvolvimento do TOTVS RM, quanto das demais soluções: TOTVS Protheus, fluig e Power BI.
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