A gestão de projetos é essencial para empresas que buscam resultados de qualidade, otimizando tempo e recursos. A demanda por eficiência e inovação faz com que o gerenciamento de um projeto se torne um diferencial competitivo.
Junto a isso, a busca por PMOs (Project Management Officers) e POs (Product Owners) que saibam aplicar corretamente as metodologias de gestão de projetos, além de criação e execução de projetos e produtos, também é uma demanda corporativa.
Se você trabalha na área e busca aprofundar os principais conceitos de processos de gestão de projetos no negócio, continue lendo este artigo!
O que é gestão de projetos?
Mas, afinal: o que é gestão de projetos? Gestão de projetos é o processo de planejamento, execução, controle e finalização de um projeto com o objetivo de alcançar metas específicas e agregar valor para a organização.
Os modelos de gestão de projetos não são exclusivos das áreas de tecnologia e TI, eles podem ser aplicados em qualquer setor que busque melhorias e inovações organizacionais, desde a construção de uma garagem até a de uma hidroelétrica, características como controle de prazos, custos e processos, alocação de equipes e recursos, serão comuns em ambos os casos.
O gerenciamento de um projeto se fundamenta em modelos de gestão de projetos que orientam desde o início até o encerramento das atividades, reduzindo riscos e melhorando a eficiência.
De acordo com o paper do autor Carsten Kauffman, de nome “Does project management matter? The relationship between project management effort, complexity, and profitability”, o esforço em gestão de projetos, dependendo de como é feito, traz maior lucro para empresa.
Além disso, a gestão de projetos se torna ainda mais impactante quando o projeto possui maior complexidade, garantindo uma entrega de qualidade, etapas claras de processos e redução de erros. Seguindo essas regras, projetos mais complexos tendem a ser ainda mais lucrativos.
Independentemente de sua magnitude, os projetos compartilham alguns elementos fundamentais que os caracterizam como tal.
Benefícios da gestão de projetos
Agora que você já sabe o que é gestão de projetos, irá entender que uma gestão de projetos bem feita cria uma estrutura organizada e direcionada, potencializando a utilização dos recursos, facilitando a comunicação entre o gestor e as equipes, e garantindo que prazos e objetivos sejam atingidos com precisão.
Entre os principais benefícios está a melhoria no uso de recursos, que resulta do planejamento detalhado do tempo, orçamento e alocação de equipes conforme as necessidades de cada fase do projeto.
Esse planejamento permite direcionar as equipes para atividades estratégicas, evitando desperdícios. Com a alocação assertiva dos recursos, a gestão evita sobrecargas em determinados setores, promovendo um desempenho mais equilibrado e sustentável ao longo do projeto.
Com a definição clara de responsabilidades e prazos, aumenta-se a produtividade. Pois, cada membro sabe exatamente o que precisa fazer e qual o prazo para a entrega, tornando-se mais fácil focar nas tarefas específicas, evitando desperdícios de tempo e criando um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.
Principais processos da gestão de projetos
Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), para que as chances de sucesso sejam maximizadas, deve-se submeter o projeto a cinco etapas: iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento.
Iniciação
A fase de iniciação é a etapa em que uma ideia ou necessidade se transforma em projeto formal. Antes de dar início às atividades, o gerente de projetos avalia cuidadosamente a viabilidade da iniciativa, considerando os detalhes do produto ou serviço, retorno financeiro esperado e o alinhamento com o planejamento estratégico da organização.
Durante a fase de iniciação, é elaborado um documento chamado Project Charter com previsões de prazos e custos, permitindo que os gestores avaliem de forma precisa a viabilidade do projeto.
No Project Charter também é nomeado o gerente de projetos responsável pela condução da iniciativa. Uma vez aprovado o documento, a equipe pode avançar para a próxima fase em que serão definidos os caminhos específicos para alcançar as metas traçadas.
Planejamento
A segunda fase do PMBOK é o planejamento, essencial para estabelecer as diretrizes e organizar as etapas de execução. Nessa fase, o escopo é detalhado e os recursos são planejados, contando com ferramentas como a Work Breakdown Structure (WBS), ou Estrutura Analítica do Projeto, que subdivide o projeto em atividades menores e facilita a distribuição de custos, equipes e prazos específicos.
A WBS também ajuda a estruturar a hierarquia, permitindo delegação de autoridade e escalonamento das tarefas.
Também se inclui aqui a formação da equipe e a análise de riscos, que visam mitigar possíveis problemas e preparar a equipe para eventuais desafios.
Por fim, o processo de integração sintetiza todos os dados e informações coletados nas etapas anteriores para formar o plano de gerenciamento do projeto. Essa etapa é essencial para alinhar os processos e garantir que o projeto siga uma direção unificada. Com o plano de gerenciamento em mãos, a equipe pode iniciar a fase de execução.
Execução
Na fase de execução do projeto, são colocadas em prática todas as tarefas planejadas, seguindo os parâmetros de qualidade, prazo e custo. No entanto, imprevistos podem exigir ajustes na estrutura, como realocação de recursos e adaptações nas tarefas para manter o projeto no caminho certo.
Uma das ferramentas mais eficazes para acompanhar o progresso das atividades é o gráfico de Gantt que organiza as tarefas do projeto em uma linha do tempo visual, permitindo ao gerente de projetos monitorar a sequência e a duração de cada atividade.
Ao longo da execução, o uso do gráfico de Gantt e de outras ferramentas e sistemas de gestão de projetos permite que o gerente identifique desvios no cronograma e possa corrigi-los rapidamente.
Após a formalização, o projeto entra de fato em sua fase de execução. A imagem abaixo mostra os processos principais e facilitadores dentro da fase de execução.
Monitoramento e controle
Na fase de monitoramento e controle, o foco está em acompanhar de perto a execução do projeto, visando manter tudo alinhado. Esse processo contínuo de controle busca comparar o status atual com o status previsto, garantindo que os objetivos de prazo, custo e qualidade sejam atendidos.
Ferramentas como indicadores de desempenho, relatórios de progresso e revisões periódicas são fundamentais. Esses instrumentos permitem que o gerente de projetos obtenha uma visão detalhada das atividades em andamento, faça análise dos resultados, identifique qualquer desvio e, se necessário, faça adaptações.
Fechamento
Quando todas as etapas monitoradas são concluídas, o projeto avança para a fase de encerramento, onde uma avaliação final é realizada. O Relatório de Fechamento formaliza a conclusão do projeto e arquiva os documentos e registros gerados ao longo de sua execução.
Essa documentação serve como base para consultas, fornecendo aprendizados e referências que podem otimizar o planejamento e gestão de projetos futuros.
Algumas metodologias de gestão de projetos
| Metodologia de gestão de projetos | Definição |
|---|---|
| Kanban | Metodologia visual baseada em um quadro que organiza e gerencia o fluxo de trabalho, ideal para equipes que trabalham com tarefas recorrentes e flexíveis. |
| Scrum | Metodologia ágil voltada para projetos complexos e com entregas incrementais. Ele organiza o trabalho em sprints, que são ciclos de uma a quatro semanas nos quais uma parcela do projeto deve ser entregue. |
| Práticas da IPMA | Oferece uma abordagem que enfatiza as competências dos profissionais de planejamento e gestão de projetos. Em vez de uma metodologia de gestão de projetos prescritiva, as práticas da IPMA fornecem diretrizes com foco em habilidades técnicas, comportamentais e contextuais. |
| Gantt | Ferramenta visual que permite o planejamento e monitoramento das atividades do projeto de forma cronológica. Ele é representado por uma linha do tempo horizontal onde são distribuídas as tarefas e seus respectivos períodos de execução, destacando a sequência e a duração de cada atividade. |
| Waterfall | É uma metodologia linear e sequencial, onde cada fase do projeto deve ser concluída antes de iniciar a próxima. Esse modelo é mais adequado para projetos com escopo e requisitos bem definidos desde o início, pois cada etapa é detalhadamente planejada, e mudanças são menos frequentes. |
| Adaptative Framework Project (AFP) | Utiliza ciclos iterativos para o desenvolvimento do projeto, permitindo ajustes conforme os resultados são avaliados. A cada ciclo, a equipe analisa o progresso, ajusta as metas e redefine o próximo estágio de trabalho. |
Quais as similaridades de gestão de projetos e gestão de produtos?
A gestão de projetos e a gestão de produtos possuem diversas similaridades, apesar de terem objetivos e enfoques distintos. Ambas compartilham aspectos fundamentais de planejamento, execução, monitoramento e otimização para garantir que objetivos sejam atingidos.
Tanto a gestão de projetos quanto a gestão de produtos possuem boas práticas em gestão de projetos, como o uso de metodologias ágeis que priorizam a eficiência e a colaboração. No entanto, a gestão de produtos é voltada ao ciclo de vida do produto, exigindo adaptações contínuas para atender às demandas do mercado.
Projetos de produtos digitais, como softwares SaaS, costumam se beneficiar das mesmas práticas ágeis utilizadas em gestão de projetos, ajustadas para o desenvolvimento contínuo.
Modelos de gestão de projetos da CRM Services
A CRM Services oferece abordagens personalizadas de planejamento e gestão de projetos, que combinam tecnologia e expertise humana para melhores resultados. Confira abaixo.
Análise Humana de Negócios (AHN)
A Análise Humana de Negócios (AHN) realizada pela CRM Services visa entender e melhorar os processos internos das empresas que utilizam sistemas ERP, como o TOTVS.
Essa metodologia de gestão de projetos é fundamental para identificar ineficiências e gargalos que impactam não apenas a operação diária, mas também a produtividade e os resultados da empresa.
O processo começa com um diálogo inicial, onde a equipe da CRM Services busca compreender a estrutura da operação e a arquitetura de soluções da empresa.
Através de entrevistas com os usuários, a CRM consegue mapear as operações atuais, ou “As Is”, e identificar as principais necessidades e dores. Essa etapa revela detalhes que muitas vezes não estão documentados e que são essenciais para a transformação dos processos.
Feito isso, a equipe elabora um novo modelo de operação, o “To Be”, que propõe soluções específicas e oportunidades de melhoria, permitindo que a empresa se torne mais eficiente. A apresentação dessas soluções inclui mapeamento detalhado e um plano de ação em etapas, garantindo que o cliente possa acompanhar a evolução do projeto e validá-lo ao longo do processo.
Application Management Services
Com o AMS da CRM Services, sua empresa tem suporte contínuo e otimização de sistemas, garantindo que as ferramentas utilizadas acompanhem as mudanças e necessidades do negócio. Esse modelo de planejamento e gestão de projetos é ideal para empresas que buscam um suporte robusto em tecnologia.
Os serviços de suporte AMS incluem uma gama de atividades essenciais, como registro e gerenciamento de chamados, diagnóstico e resolução de incidentes, eliminação de problemas recorrentes, controle de SLAs, atualização da base de conhecimento e monitoramento da satisfação.
A CRM Services adapta os SLAs às necessidades de cada cliente, garantindo uma consultoria completa em TOTVS, incluindo módulos como Protheus, RM e Datasul, assegurando que as empresas possam transformar seus negócios e otimizar suas operações de maneira personalizada.
Discovery
O processo Discovery foca em entender as necessidades específicas do projeto antes de propor qualquer solução. Através de uma análise detalhada, a CRM Services identifica oportunidades e define uma estratégia sob medida, garantindo que o projeto siga alinhado aos objetivos dos negócios.
Com as soluções especializadas da CRM Services, você conta com uma abordagem que une tecnologia, inteligência artificial e análise humana. Explore nossas soluções para encontrar sistemas de gestão de projetos e acompanhamento especializado para a sua demanda.