A organização perde de várias maneiras quando os processos de negócio vão mal. Pensando nisso, as empresas têm investido no Business Process Management, uma prática funcional e eficiente para gerir processos, o que ajuda a otimizar também projetos e tarefas.
Quando os processos não funcionam, as equipes perdem muito tempo para fazer uma simples tarefa, e os custos de manutenção do negócio também aumentam, seja para mais contratações operacionais, seja em estrutura e equipamento. Esses processos mal geridos prejudicam a sustentabilidade do negócio a médio e longo prazo.
A eficiência de uma empresa está diretamente ligada à qualidade de seus processos e à sua capacidade de gerar valor para o negócio. Portanto, quando os processos estão em constante aprimoramento, a empresa ganha competitividade.
Neste texto vamos abordar o conceito de Business Process Management, como implantar esta ferramenta na organização e as vantagens de utilizá-la na plataforma Fluig, da TOTVS.
O que é Business Process Management (BPM)?
O Business Process Management, ou Gerenciamento dos Processos de Negócio, é uma prática que tem o objetivo de compreender os processos da empresa executados internamente, promovendo melhorias orientadas para um gerenciamento inovador e funcional.
Em resumo, o BPM se trata de um grupo de ferramentas voltadas a atender um ciclo completo de gestão de processos, que são compostos por:
- Otimização de processos;
- Monitoramento da gestão de processos,
- Implementação de melhorias,
- Redesenho dos fluxos processuais e;
- Modelagem ou padronização de processos.
Há inúmeros sistemas que utilizam o conceito e prática do BPM para implantar a gestão dos processos, otimizando fluxos, workflows e facilitando a operação como um todo. A Tecnologia da Informação aplicou o conceito para que linguagens de programação fizessem parte da gestão de processos, como automatizações e gatilhos inteligentes.
Como é possível perceber, o Business Process Management não é um modelo específico para um departamento, e sim uma prática que deve ser aplicada em toda a empresa, desde a alta diretoria, até equipes ligadas diretamente a execuções.
O Fluig é considerado um BPM?
De maneira objetiva, sim, o Fluig é considerado um software BPM, ainda que não tenha apenas esta funcionalidade disponível para os clientes TOTVS. O Business Process Management do Fluig modela, automatiza processos e implanta workflows, alavancando a produtividade da operação.
Pode ser utilizada em diversos mercados, como comércio, indústria e empresas de serviços, por isso é um sistema extremamente versátil e intuitivo pra utilizar. Assim, fica muito mais fácil enxergar o andamento de todas as atividades, detectar falhas e garantir a precisão das execuções.
Vamos a um exemplo: um processo bastante comum nas empresas é o fluxo de aprovações. São tarefas que precisam seguir em frente apenas quando um gestor aprova uma ação. Para evitar fazer isso manualmente, o Fluig tem todo uma construção de fluxo para atender este tipo de rotina.
Veja mais em nosso vídeo:
Em uma realidade do mercado de trabalho que a inovação tecnológica é obrigatória, procurar pelas melhorias dos processos gerenciais garante não apenas mais eficiência, mas diferencial competitivo. É uma melhoria que garante maior participação das lideranças e a garantia da continuidade da cultura da empresa.
Como implantar um sistema de BPM
Na prática, a prática do BPM acontece com a implantação de um sistema, onde é possível padronizar processos modelados. O sistema normalmente é configurado em um servidor na nuvem, ou seja, em ambiente digital e cloud.
Dessa forma, na plataforma é possível criar workflows digitais e fluxos de trabalho, que podem ser melhorados e modificados conforme a necessidade do negócio. Apesar de tudo isso, há 3 etapas fundamentais para implantar um sistema de Business Process Management.
Vamos explicar cada um.
Análise dos processos internos
Primeiramente, deve ser realizada uma análise minuciosa de todos os processos já existentes na organização. Mapear processos de negócio é uma forma de compreender todas as etapas necessárias dos fluxos de trabalho. As equipes, especialmente as lideranças, podem ter uma visão de como os processos funcionam.
Conheça algumas atividades relacionadas a esta etapa da implantação:
- Faça uma documentação de todos os processos adotados atualmente;
- Busque colaboração de líderes de cada departamento para que possam contribuir com o levantamento de informações;
- Análise dos gargalos e prioridades da gestão de processos, principalmente sobre os que devem ser automatizados primeiro;
- Faça uma equipe dedicada no acompanhamento contínuo dos procedimentos para implantação.
Criar padronizações para toda a empresa
Estabelecer um determinado modelo fixo de execução é essencial para que toda empresa possa adotar, entender e aplicar. Essa padronização significa criar processos que são copiáveis e escaláveis pelas equipes de trabalho, assim é uma forma de facilitar a entrega, pois já são ações esperadas pelo colaborador.
Criar um padrão de processos para todos torna o resultado mais previsível, evitando erros. Além disso, diminui o nível de ansiedade e estresse da equipe, que acaba se confundindo quando há inúmeras formas de fazer uma tarefa e nenhuma é usada como principal. É como ter que responder uma solicitação por e-mail, ligação e chat de mensagens ao mesmo tempo todas as vezes.
Escolher o melhor sistema para necessidade da organização
Melhorar processos consiste na necessidade de modificar um processo para torná-lo mais eficiente, e para isso é preciso analisar as melhores plataformas para implantar as mudanças. No caso de startups, assinaturas individuais de ferramentas específicas podem funcionar, no entanto, empresas de grande porte precisam avaliar melhor.
Grandes indústrias, por exemplo, precisam ter níveis altos de integração dos processos, pois as linhas de produção estão interligadas com todas as partes administrativas também, como questões fiscais, contábeis, de recursos humanos e até de logística. Para evitar a falta de visualização de todo o processo, o indicado é a busca de softwares mais robustos, como ERPs.
Vantagens do Business Process Management no Fluig
Muitas das atividades da rotina de uma empresa ainda são feitos de forma manual, fragmentada e dependente do conhecimento de colaboradores detentores dessas informações. Para evitar esses problemas, contar com os processos e fluxos construídos no sistema Fluig é um facilitador para o dia a dia de médias e grandes empresas.
Veja 3 vantagens do uso do Fluig para BPM.
Evita retrabalho e funcionamento simplificado
Fluig modela graficamente e automatiza todos esses processos, garantindo a eficiência e controle da sua operação. Dessa forma o retrabalho diminui drasticamente, pois toda a operação é simplificada em um único local.
Além disso, traz transparência e produtividade. É sabido que qualquer processo passa por muitas áreas e pessoas, tornando o acompanhamento uma tarefa bem complexa. Para quem precisa gerir esse processo, tudo fica ainda mais confuso! Com a existência de uma central de tarefas, os colaboradores têm controle em tempo real do status de cada atividade.
Facilitador para uso de ERPs
O Fluig possui diversas funcionalidades que permitem seu uso de forma isolada, mas, ao ser combinado com os ERPs, suas funcionalidades são potencializadas. É o caso dos softwares Protheus e Datasul, ambos da TOTVS.
Os fluxos de trabalho criados de forma simples no Fluig podem interagir com os processos já existentes no ERP Protheus, como a aprovação de solicitações de compras. Para configuração da ferramenta Fluig, que permite criar e gerenciar processos de trabalho (workflows), a TOTVS disponibiliza uma documentação Protheus completa.
O mesmo acontece no Datasul. Com o Fluig é possível facilitar processos de solicitação de férias, desligamento, treinamento, justificativa de ponto e requisição. Estes workflows fazem parte do produto Datasul e já estão embutidas no produto, por isso basta realizar as configurações de acordo com a documentação Datasul disponibilizada pela TOTVS.
Alto nível de integração via API
Para inovar não é preciso ignorar ou se desfazer dos sistemas já existentes. Com as possibilidades de integração do Fluig, você integra seu sistema legado e o Fluig mantém a interface mais leve e digital, orquestrando sua operação.
De fluxos de reembolso à checklists de manutenção remota, a integração via API do Fluig é ágil e fluída. A TOTVS também possui uma documentação completa para API Fluig.
Licenças, melhorias e consultoria Fluig para módulo de BPM
A licença Fluig pode ser adquirida de algumas formas, seja de forma individual, ou adquirindo diversas licenças TOTVS. De toda forma é necessário acessar o Gestor de Licenças TOTVS para cadastrar, atualizar e gerir a licença da plataforma.
O processo de melhoria do Fluig passa pelas operações internas, para facilitar mais as integrações, Business Process Management e outros módulos, como a rede social corporativa, comunicação interna, gestão de documentos e muito mais. Essa melhoria é bem comum em casos em que a plataforma está sendo subutilizada e é possível garantir melhorias processuais.
No entanto, há melhorias que passam pelas atualizações e manutenção do sistema. O Fluig já passou por pelo menos nove atualizações até aqui, e a cada mudança a empresa pode manter as melhores práticas e seguir utilizando as inovações mais recentes.
Em ambos os casos a ajuda de especialistas de uma consultoria Fluig é um diferencial para que a implantação e melhoria aconteçam sem dores de cabeça, possibilitando uso de processos inteligentes, suporte em todas as etapas e aplicação das funcionalidades mais atuais e de acordo com a necessidade dos processos da sua empresa.
Conheça a maior consultoria TOTVS do Brasil, a CRM Services, atuante em implantação do Fluig TOTVS, caçando e resolvendo os problemas resultantes dos fantasmas da produtividade, além de todos os ERPs disponíveis da empresa.