O Enterprise Content Management, ou apenas conhecido como gestão de documentos, tem grande impacto na rotina empresarial. Quando gerenciados de forma eficaz por toda a organização, esses dados podem ser utilizados para engajar colaboradores, clientes, além de automatizar processos empresariais e aprimorar a colaboração.
Mas é preciso conhecer esta tecnologia a fundo para aproveitar todo seu potencial, assim como boas práticas para implantação. Saiba o que é Enterprise Content Management, qual sua importância e como configurá-lo de maneira eficaz.
O que é Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (ECM), ou em português, gerenciamento de conteúdo empresarial, é uma ferramenta que visa capturar, armazenar, ativar, analisar e automatizar o conteúdo do negócio. O objetivo é simples, proporcionar valor a partir de dados que antes eram desestruturados e inacessíveis.
Investir neste tipo de solução faz com que uma organização aproveite ao máximo as informações e dados, embasando suas estratégias de maneira eficiente e inteligente. Estes dados podem ser tanto dos clientes, quanto focados em conhecimento empresarial.
Entenda um pouco mais sobre a plataforma Fluig ECM, como implantá-lo, assim como a importância desta solução para a gestão de documentos.
O Fluig é considerado um ECM?
Sim. O sistema Fluig é um software com diferentes soluções, entre eles o WCM, BPM e também o Enterprise Content Managememt.
No Fluig, o Enterprise Content Management tem o papel de manter vivo o conhecimento da empresa. É uma ferramenta que possibilita o compartilhamento de dados, o controle e acesso à usuários que possuem permissão de trabalhar com documentos sensíveis.
Além disso, as informações de um sistema de gestão de documentos podem ser acessadas a qualquer hora e com flexibilidade o bastante para serem acessados por dispositivo móvel, por exemplo.
Por que a gestão de documentos é importante para o seu negócio?
Documentos são parte da rotina de qualquer empresa, sejam documentos físicos como contratos com colaboradores e clientes, ou documentos digitais como relatórios, planejamentos e reuniões gravadas.
Com isso em mente, todo o conteúdo gerado por uma empresa, como arquivos armazenados em repositórios, compartilhamentos de arquivos e pastas na nuvem, representa o conhecimento da organização. São estes dados e trocas de informação que servem de catalisador para a transformação digital.
No entanto, as empresas enfrentam dificuldades na hora de implantar novas tecnologias, devido à velocidade da transformação digital. A produção de conteúdo aumenta exponencialmente em negócios em crescimento, principalmente quando novos setores surgem e novos projetos são implementados.
E, à medida que a produção de conteúdo cresce sem planejamento, as organizações são incapazes de acessar a informação certa no momento certo. Para evitar este caos, separamos alguns pontos importantes para que as empresas agilizem os seus processos relacionados aos documentos e conteúdo.
Organização de arquivos
De maneira geral, documentos internos possuem informações úteis sobre os colaboradores e clientes, como seus comportamentos, sentimentos e valores, além dos dados sensíveis que devem ser protegidos. Já os conteúdos externos, como redes sociais, site e imprensa, servem como canais oficiais dos comportamentos, valores culturais e visões da organização.
Um sistema de ECM organiza todas essas informações de maneira clara, para que a organização possa aproveitá-las. Assim, todos os setores possuem transparência para acessar e entender onde os documentos e principais arquivos estão.
Isso inclui taxonomia de arquivos apropriada, pastas organizadas por setor, assim como gerenciamentos voltados por cargo e responsabilidade. São formatações que tornam mais simples achar uma informação do que procurar em uma sala física de arquivos importantes, por exemplo.
Maior segurança de dados sensíveis
Citamos brevemente que documentos com informações sigilosas precisam ser mantidas em segurança total. Atualmente, em um mundo digitalizado, vazamento de dados é um assunto sério. Dados cadastrais devem seguir rigidamente a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a não conformidade pode trazer multas, passivos trabalhistas e até punições mais severas na Justiça.
Um sistema ECM, ou comumente conhecimento como sistema de gestão de documentos, garante maior segurança dos dados sensíveis. Documentos físicos costumam ter menos etapas de segurança e roubos e perdas são mais comuns.
Já arquivos digitais possuem mais etapas de segurança, mas é necessário implementar sistemas atuais que deem conta da velocidade que tecnologias da segurança da informação.
Agiliza os processos burocráticos
Setores “burocráticos” das empresas são o que chamamos de setores administrativos, que naturalmente trabalham com centenas de papelada durante o expediente. Em uma realidade tecnológica, estas papeladas se tornam arquivos digitais.
E, da mesma forma que a papelada física é organizada em pastas e armários, os documentos precisam seguir alguns ritos para serem mais fáceis de serem acessados. A implementação da gestão de documentos agiliza processos do RH, do Financeiro e até mesmo do setor jurídico, que necessita de muita acuracidade nas informações repassadas.
Os 3 setores, por exemplo, possuem pouco espaço para erro, pois pode envolver perda financeira e de dados sensíveis, ambos causando dores de cabeça gigantes e influenciando inclusive no balanço da empresa.
Como implantar um sistema de Enterprise Content Management
Pode parecer complicado lidar com a quantidade de conteúdo criado dentro de uma organização, no entanto, implantar um sistema de Enterprise Content Management é mais simples do que parece, basta levar a transformação digital a sério.
Vamos falar sobre um a um, mas antes de mais nada, vamos simplificar. Os 3 passos são:
- Liste todos os documentos, classifique-os e aplique regras de governança;
- Controle a implantação do sistema com um projeto específico em um departamento;
- Avalie sistemas de ECM que façam mais sentido com seu negócio e espalhe o projeto a toda organização.
Agora, mais do que nunca, um software de ECM é essencial na jornada para transformar um negócio de fato digital. Vamos entender como fazer cada passo para te ajudar neste processo.
Identifique os processos relacionados ao conteúdo do negócio
Qualquer nova tecnologia precisa antes ser avaliada. Para ela dar certo, quais as mudanças são necessárias nos processos empresariais? Sendo assim, a adoção bem-sucedida do ECM começa com uma avaliação da empresa.
Identificar os processos documentais é essencial, pois é neste momento que a empresa entende quais são os grandes gargalos e quais documentos atrasam mais os setores. Está em assinatura de contratos? Ou em documentos de análise que estão muito complicados?
Onde estão localizados os conteúdos da empresa? Estão nos compartilhamentos de arquivos, repositórios em nuvem ou em um sistema antigo e antiquado?
Além disso, é nesta etapa em que é possível visualizar se há alguma estratégia para governança, conformidade e retenção de documentos.
Crie um projeto para implantar o sistema de gestão de arquivos
Antes de simplesmente comprar um software e tentar aplicá-lo em grande escala na empresa, tente apenas criar um pequeno projeto, em um departamento específico. Pense que este sistema de gestão de arquivos precisa de um protótipo.
Na etapa de listagem dos gargalos e processos atuais referentes aos documentos é possível entender qual setor mais precisa de melhorias, e assim, ser escolhido para receber um projeto de implantação.
É importante entender aqui que as soluções de ECM são escaláveis, por isso podem começar com uma linha de negócios ou um departamento. Depois que todos os stakeholders estiverem engajados e tiverem fornecido seus insights, crie um objetivo central, com metas mensuráveis.
Então, após realizar testes completos e treinamento do usuário, implemente a solução. Com o sucesso da implantação, é mais fácil convencer a alta gestão a espalhar a solução para outros departamentos.
Escolha o melhor sistema de Enterprise Content Management
Muitas empresas desenvolvem uma estratégia de serviços compartilhados para maximizar o investimento em pessoas, conteúdo e tecnologia. Softwares são os grandes exemplos de serviços compartilhados, pois é possível fazer diferentes atividades, de departamentos diferentes, em um mesmo ambiente online que um sistema proporciona.
É essencial que a escolha de um sistema de enterprise content management seja bem pensada, avaliada e discutida com todos os diretores e conselho da empresa. Uma vez que o primeiro projeto for concluído, faça uma auditoria de como o processo se seguiu.
Em caso de sucesso, muitos elementos e procedimentos podem ser reutilizados, tornando os projetos seguintes mais baratos e mais rápidos de implementar.
Diferenciais do Fluig ECM para seu negócio
O ECM – Enterprise Content Management – do Fluig, sistema da TOTVS, é uma ferramenta que mantém vivo o conhecimento organizacional, desde documentos internos até a documentação de como a comunicação externa da organização é feita.
Além disso, o Fluig permite compartilhamento, controle e acesso à documentos a qualquer hora que você desejar e com a mobilidade que você precisa, com acesso mobile e flexível.
Edição e acesso a documentos de forma inteligente
E-mail ainda é uma ferramenta largamente utilizada, no entanto não é o melhor lugar para guardar e compartilhar documentos. Com a plataforma Fluig, seus documentos ficam na nuvem, conhecidos como espaços colaborativos.
Nele, você e sua equipe podem visualizar com o Fluig Viewer, acessar e editar o mesmo documento em conjunto, até mesmo quando estão sem conexão com a internet.
Digitalize documentos de forma organizada
Documentos físicos podem atrasar sua operação, além de estarem suscetíveis a serem queimados em incêndios ou perdidos para sempre por causa de um alagamento. Apesar de documentos serem mais seguros, organizá-los ainda pode ser um desafio.
O Fluig TOTVS ECM facilita a importação dos documentos digitais já existentes com recursos como drag and drop e API de publicação de documentos. Para facilitar ainda mais a vida das equipes, o sistema conta com o plugin de integração com o Outlook, e também organiza os arquivos conforme a taxonomia desejada.
Alta personalização com profissionais especialistas na plataforma
O Fluig é considerado o facilitador de ERPs, por ser um sistema que é facilmente integrado e com soluções que atendem perfeitamente o que a transformação digital pede das empresas atualmente. Sua versatilidade é um grande diferencial, e pode ser personalizado de acordo com a necessidade do seu negócio.
Por ser uma plataforma recheada de funcionalidades, é indicado a implantação do Fluig com uma empresa especialista no software. A CRM Services é a maior consultoria TOTVS do Brasil, com uma equipe totalmente dedicada a implantar o Fluig da melhor maneira possível em seus processos e facilitar a rotina de tarefas dos profissionais.
Conheça o trabalho da consultoria Fluig da CRM Services e saiba todas as etapas necessárias para utilizar todo o potencial do ECM do Fluig.