Quando falamos em conformidade fiscal e precisão de cálculos tributários e trabalhistas dentro do sistema Protheus, não tem como deixar a funcionalidade do configurador de tributos de fora.
O ERP (Enterprise Resource Planning) Protheus é um sistema projetado para auxiliar empresas a gerenciar diversas áreas de seus negócios, como finanças, contabilidade, compras, vendas, estoque, produção e recursos humanos, tudo em um único ambiente digital.
No contexto do configurador de tributos, o Protheus ajuda a automatizar os processos tributários, melhorando a eficiência operacional do setor financeiro, permitindo que as empresas continuem regularizadas em âmbito legal e cumprem suas obrigações tributárias.
O que é o Configurador de Tributos no Protheus?
Esta rotina reúne os principais tributos de uma operação fiscal, permitindo que cada componente do cálculo seja configurado individualmente e combinado com os demais tributos secundários e relacionados, de acordo com as exigências tributárias.
O configurador de tributos no Protheus garante mais autonomia e mais agilidade ao setor Financeiro para adaptar o sistema conforme a necessidade e mesmo assim mantê-lo atualizado de acordo com as mudanças da legislação tributária brasileira.
É possível encontrar a funcionalidade no menu do módulo Livros Fiscais (SIGAFIS), seguindo os seguintes passos:
Módulo Livros Fiscais → Atualizações → Cadastros → Configurador de Tributos (rotina FISA170)
Ao acessar o configurador de tributos, todos os cadastros necessários para configuração estarão reunidos e organizados no menu lateral esquerdo. O Configurador de Tributos deve ser utilizado em situações de cálculo, recolhimento ou apuração de determinado tributo (ICMS, IPI, ISS, entre outros).
Conceitos da rotina FISA no sistema Protheus
Fiscal Inventory Sales Accounting (FISA) é uma das principais funcionalidades do módulo fiscal dentro do sistema Protheus, desenvolvido pela TOTVS. Seu objetivo é gerenciar as operações fiscais, contábeis e tributárias de uma empresa.
Cada subfuncionalidade recebe o codinome dessa funcionalidade principal. Portanto, o configurador de tributos também é conhecido como rotina FISA170 e tem o papel de fazer os cálculos dos tributos de cada operação fiscal, seja de produtos ou serviços.
Por que a TOTVS criou o configurador de tributos?
Há 4 principais motivos que levaram a TOTVS a desenvolver o Configurador de Tributos como parte do Protheus. São eles:
- Necessidade de adaptar-se às complexas mudanças na legislação fiscal brasileira.
- Oferecer uma solução integrada para o cálculo automático de impostos.
- Atender às demandas de clientes por uma ferramenta mais flexível e customizável, com configurações individuais.
- Criar parametrização e personalização dos cálculos fiscais.
Quais são os pré-cadastros para calcular os impostos no Protheus?
Como é necessário configurar tributos antes de efetivamente fazer o sistema realizar os cálculos automáticos, há alguns pré-cadastros para serem seguidos, assim os cálculos serão precisos. São eles:
Nestas configurações, recomendamos cuidado com o cancelamento extemporâneo no Protheus, procedimento que permite desfazer ou reverter uma ação, transação ou registro após um determinado período de tempo. É importante ressaltar que o cancelamento extemporâneo deve ser usado com cautela, uma vez que pode ter implicações fiscais e contábeis significativas.
Passo a Passo para usar o Configurador de Tributos no Protheus
Em um cenário empresarial onde a conformidade tributária é essencial, dominar o uso do Configurador de Tributos no Protheus é uma habilidade valiosa, já que o sistema é extremamente completo e oferece alto nível de personalização fiscal, com diferentes funções ADVPL disponíveis. Porém, é preciso configurá-lo nos mínimos detalhes.
O configurador de tributos oferece às empresas a flexibilidade necessária para ajustar e personalizar suas configurações fiscais de acordo com as especificidades do seu negócio e as complexidades do ambiente regulatório.
Acesse o configurador de tributos
Faça login no sistema ERP Protheus com as credenciais apropriadas e com permissão para realizar edições e configurações de tributos. O Configurador de Tributos está no módulo fiscal, na área de atualizações e cadastros.
Selecione os tributos a configurar
É necessário escolher os tipos de tributos que você deseja configurar para o sistema computar as informações. Toda operação fiscal dentro de uma empresa tem alguma reincidência de tributo ou impostos, portanto leve em consideração as necessidades da operação em si.
Por exemplo, em diversos casos é preciso emitir a GNRE Protheus, que é a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais.
Cadastre tributos de produtos e serviços
São diferentes cadastros possíveis desde o release 12.1.33 Protheus, que agora são feitos de maneira isolada para depois combinar com os custos finais do produto ou serviço. Assim o usuário tem mais poder de análise e facilidade de uso do sistema, evitando também erros fiscais que podem penalizar a empresa.
Veja abaixo os cadastros mais comuns no Protheus:
- Cadastro do Tributo Genérico: precisa ser configurado primeiro para que um novo tributo seja processado no sistema;
- Cadastro de Unidade de Referência Fiscal: deve-se cadastrar a unidade mês a mês, com sua respectiva cotação para o sistema entender o comando corretamente;
- Cadastro de Tabela Progressiva: no Protheus é possível criar regras da tabela progressiva, como informações das faixas que compõem uma tabela, as alíquotas e valores de dedução;
- Cadastro de CSTs: aqui, você vai cadastrar os Códigos de Situação Tributária (CSTs) de diversos tributos, como os famosos ICMS, PIS, IPI, Cofins etc;
- Cadastro de Regras por NCM: nessa rotina a configurar de tributos precisam seguir a Nomenclatura Comum do Mercosul (NMC), ou seja, que precisam de majoração, como Margem de Valor Agregado (MVA). Além de especificar por tipo de tributo, UF de origem e destino, período de vigência, classificação fiscal ou unidade de medida do produto;
- Cadastro de Dependentes: antes usada no parâmetro SX6, agora esta rotina cadastra todas as regras que envolvem dedução de valores por dependentes;
- Cadastro de Regras de Código de Prestação de Serviço: configura as regras para obter a alíquota de tributos municipais, com base no código de prestação de serviço;
- Cadastro de Guia de Escrituração: defina as regras de geração de guias. A partir deste release, não é mais necessário preencher as perguntas do sistema. Essa mudança trouxe mais liberdade para definir em qual situação a guia deverá ser gerada;
- Cadastro de Indicadores Econômicos FCA: com essa rotina, você poderá cadastrar o Fator de Conversão e Atualização (FCA) para cada Estado e cada período.
Configure as alíquotas no configurador de tributos
Antes de calcular apropriadamente, também é fundamental estabelecer as alíquotas dos tributos utilizados. Esse percentual pode ser fixo ou variável. Portanto, adicione as alíquotas de tributos, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros.
Por exemplo, em 2023 a alíquota de COFINS foi de 3%, mas se a empresa estiver em regime não-cumulativo, pode chegar a 7,6%. É preciso saber internamente qual são as alíquotas que sua empresa se encaixa para adicionar esses números no Protheus.
Defina regras específicas
Agora no Protheus também é possível customizar ainda mais as regras tributárias para os cálculos serem ainda mais precisos, diminuindo refações e o uso de outros sistemas para realizar cálculos. Dessa forma, o profissional responsável pode configurar regras especiais de tributação, como benefícios fiscais, regimes de substituição tributária e outros fatores que afetam o cálculo.
Calcule os valores finais
Realizado todos os passos anteriores, o configurador de tributos estará preparado corretamente para garantir que os cálculos saiam precisos e sem erros. Caso a equipe encontre inconsistências nos valores, refaça as configurações e veja onde pode ter algum valor incorreto.
Principais problemas enfrentados com o configurador de tributos no Protheus
Toda tecnologia pode passar por atualizações, bugs e mudanças. São situações corriqueiras e que as empresas precisam procurar ajuda para resolver. No ERP da TOTVS, Protheus, não é diferente.
Separamos 5 problemas para você se preparar, pois pode acontecer quando estiver utilizando o Protheus:
Mudanças na legislação
A legislação tributária no Brasil é frequentemente alterada, o que pode exigir atualizações nas configurações do Configurador de Tributos para garantir a conformidade legal. Acompanhar essas mudanças pode ser desafiador para a contabilidade, departamento pessoa e financeiro, e também para a própria TOTVS, que regularmente muda funcionalidades para se adequar às obrigações legais.
Integração com outros módulos
O Configurador de Tributos deve ser integrado a outros módulos do Protheus, como o módulo de compras, vendas e estoque. Mas, integrações podem causar inconsistências nos cálculos fiscais se feitas sem cuidado, afinal, estará mudando a linguagem de programação, podendo desregular algum cadastro, campo ou cálculo.
Interferências com atualizações (releases)
Ao atualizar o sistema para versões mais recentes, as configurações podem precisar de ajustes para se adequarem a novos recursos ou mudanças. A TOTVS anuncia com frequência o ciclo de vida do Protheus em cada versão nova, para dar tempo para as empresas se adequarem às novas funcionalidades.
No entanto, pode ser bastante moroso e estressante lidar com releases no Protheus, pois configurações pré-estabelecidas podem mudar e atrapalhar as rotinas do dia a dia. Procure ajuda profissional para fazer a transição tecnológica.
Falta de manutenção das configurações
A falta de manutenção regular das configurações do Configurador de Tributos pode resultar em configurações desatualizadas e erros nos cálculos fiscais ao longo do tempo. Nesses casos é recomendado o uso do recurso Audit Trail, que registra e rastreia as alterações feitas nos dados dentro do sistema ERP Protheus da TOTVS.
O objetivo principal do Audit Trail é fornecer um histórico detalhado das atividades e modificações realizadas no sistema, permitindo a auditoria e o acompanhamento das mudanças no detalhe. É uma ferramenta essencial para o profissional que irá corrigir problemas.
Documentação insuficiente
A documentação fornecida pelo sistema ou pela TOTVS pode não ser detalhada o suficiente para abordar cenários complexos ou específicos da empresa, tornando difícil para os usuários entenderem como configurar adequadamente.
Inclusive, é normal que muitas páginas da central de atualização Protheus da TOTVS estejam fora do ar atualmente ou que ainda estão em processo de atualização por mudanças na legislação, como acontece em épocas de reformas tributárias.
Otimização e boas práticas com a CRM Services
Para te ajudar no processo de atualização ou configuração dos tributos dentro do sistema Protheus, siga algumas instruções e dicas que acreditamos ser cruciais para um bom uso da tecnologia:
- Otimize seus processos para aproveitar melhor os módulos e funcionalidades do Protheus;
- Procure ajuda de uma consultoria especializada em Protheus caso a resolução de problemas seja tecnicamente específica e/ou complexa;
Faça o monitoramento contínuo do sistema com nossos especialistas. Acompanhamos o seu projeto desde o diagnóstico inicial, até atendimento final das entregas, atualizando o sistema de acordo com as melhores práticas fiscais e tributárias. Assim, sua equipe agiliza os processos, automatiza tarefas e passar a ter tempo para ações estratégicas e analíticas na empresa.